探究如何在創新中完善企業檔案管理工作

郜妍

摘要：企業檔案具有珍貴性、獨特性和多樣性的特點。在當前背景下，要想提高檔案管理效率，對檔案管理制度進行科學優化是保證企業創新發展的關鍵。基于此，本文就如何在創新中完善企業檔案管理進行了探討。首先分析了檔案管理的現狀，然后論述了創新和改進企業檔案管理的意義。在此基礎上，最后提出了具體的改進策略，以促進企業的可持續發展。

關鍵詞：企業;發展建設;創新;檔案管理

社會的發展進步促使人們愈發重視檔案管理的重要性，而企業作為我國經濟社會發展中非常重要的組成部分，必須對檔案相關工作加大重視程度，不斷地提升檔案管理水平，從中窺見發展痕跡并獲取前進的經驗，確保自身實現可持續發展。當前我國部分企業存在檔案管理理念與發展訴求矛盾的問題，因此必須注重完善企業檔案管理工作，建立符合發展需求的管理新策略。

一、企業檔案管理現狀

當前計劃經濟時代發展中，經濟形態正經歷著由計劃經濟向市場經濟逐步轉變，使得企業檔案管理工作正處于創新、改革、轉型的重要階段，企業檔案管理工作不再沿著傳統方向繼續發展，而正向新經濟條件下的現代化檔案管理制度過渡。企業形式多樣化程度增強，企業組織形式的繁多，為企業檔案管理工作提供了更為廣闊的發展舞臺，但當前部分企業對此缺乏關注，不僅未將檔案機構撤銷或重組，更新速度低于經濟發展速度，導致整體進度緩慢甚至停滯不前[1]。

部分企業領導過于關注企業的經濟效益，相關工作觀念沒有轉變，導致檔案管理工作的發展受到企業本身經濟條件、經濟效益的限制，且大部分檔案管理工作者文化素質普遍偏低，使得檔案管理工作的實際效果難以充分發揮。同時當前企業存在檔案管理監督部門工作不到位的情況，民營企業和一些中小型企業的檔案管理監督不夠嚴格，嚴重的阻礙了我國企業檔案管理工作的持續提升，因此需要檔案管理相關工作人員在實踐過程中善于發現問題，進而提出具有針對性、創新性的具體改革方案。

二、創新完善企業檔案管理的意義

（一）促進企業檔案管理的科學性

企業不斷發展的過程中，需要科學有效的管理與規劃相應資料，完善與優化檔案管理工作，為企業未來發展需求而妥善保管文件。檔案管理工作不僅對檔案的留存與保管起到了至關重要的作用，且可以協助企業工作效率提升，保證企業在發展中可盡快制定發展方案，提升檔案利用率與處理率，現已成為檔案管理發展優化的必然選擇。企業創新完善檔案管理的必要性基礎上，應注意以下注意事項的科學踐行，以全新的思維視角定位檔案管理價值，確保檔案管理創新完善，科學管理檔案資料確保檔案管理工作完善創新。在此基礎上需要進一步加大檔案管理投入，在檔案管理的投入中也不能吝嗇，如相應的數字硬件設備上也不能馬虎，選擇穩定且質量上乘的服務器系統，以便檔案管理的數字管理環境穩定。

（二）促進企業的現代化程度

現代企業的檔案管理也有了新的發展機會，如通過應用相關電子檔案取代曾經的手動檔案管理，保證存檔信息的準確性以及完整性，促進企業的現代化發展。檔案管理信息化能夠更好地把握檔案的原件，將紙質檔案轉化為電子檔案，在歸檔時采用相關的軟件就能夠快捷實現歸檔，從而有效避免損壞。以往相關的部門要查看檔案，需要經過比較復雜的程序，而檔案管理信息化還能夠使整理和共享更加便捷，將創新機制融合在企業檔案管理過程中，只要借助計算機中的檢索功能就能夠實現高效、準確的檢索，增強企業的核心競爭力，加快企業現代化發展進程，讓企業實現跳躍式的發展[2]。

（三）提升企業的經濟效益

經濟全球化是當今世界經濟發展的大潮流，如不進行發展創新就不能適應經濟全球化的需要，因此需要加快檔案管理轉型進程，使其能夠融入全球化發展體系中，以此緊跟時代前進步伐，避免企業出現“掉隊”的情況。在當前市場經濟的大背景中，完善的檔案管理體系是其平穩健康發展的前提，因此檔案管理工作必須做到系統化和明了化，確保企業在人事招聘過程中的科學性和針對性，為企業之后的各方面的發展提供寶貴的經驗和教訓[3]。企業通過優化檔案管理，還能夠統籌全局，全方位地制定自己的經營理念和發展思路，提高企業決策的預測性和前瞻性，為企業將來的發展提供借鑒和參考。

三、新常態下企業檔案管理工作的創新與完善

（一）合理制定企業檔案管理機制

檔案管理機制對于企業發展有著十分重要的作用，可根據檔案種類進行劃分，可以將其分為資料信息檔案和資料規劃檔案。資料信息檔案記錄相關報告，是應急救援服務工作開展的主要依據，要求通過管理反映當前情況，為后續社會服務提供幫助。資料規劃檔案則可以理解為應急救援服務工作的發展“動向”，從記錄到保存形成一份完整資料，包括發展建設中的問題、活動等內容，是應急救援服務中心的“心臟”[4]。建設信息化的檔案資源是實現檔案管理信息化的核心內容，而機制是檔案管理工作中創新的關鍵，檔案管理機制創新的重點在于精簡，但是信息化的檔案資源建設往往是一個非常漫長的過程，因此要跟上企業管理的步伐，擴大檔案工作外延，建立一些相應的創新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，并與勞動報酬、晉職掛鉤，促進檔案工作的良性發展。還要加強檔案人員的在職培訓及繼續教育，要求在檔案管理的過程中將傳統的紙質檔案等轉化為電子檔案，在當前檔案管理工作中，應對檔案資源的利用提出新的要求，以改革被動管理理念，不斷挖掘檔案價值，分析檔案中的多項內容，保證管理的有效性，同時應借助數字技術將被動管理服務轉變為主動的推送服務，進而對應急救援服務中心的檔案資源進行優化處理。而針對一些重要的檔案一定要妥善的保管，通過智能化的設備和先進的信息技術來實現對檔案的收集、歸納、整理，從而讓檔案管理資源能夠得到有效的開發和利用，保證檔案管理工作能夠順利地開展和進行。

（二）建立健全企業檔案管理工作的發展戰略

檔案具有永久保存和流傳的價值，會詳細記錄相關工作的各項內容，但由于種類較為豐富，通常呈現復雜性的特點，因此在管理中需要結合實際情況進行針對性分析，以此使檔案具有永久保存和流傳的價值，該目標對于我國發展建設有著重要意義。在當前時代背景下，企業檔案管理應結合現代化手段建立健全企業檔案管理工作的發展戰略，將評價體系不斷完善，組織優質的團隊定期對不同層次的工作人員進行系統化培訓，促使檔案管理人員服務的主動意識加強，保證檔案管理人員能夠主動對各部分工作情況進行了解和分析[5]。在此基礎上應嚴格執行《檔案管理規定》，要求各機構進行協調管理并構建責任風險體制，進一步完善評價體系，在確保檔案信息安全的前提下杜絕違規現象的出現，使評價體系能夠切實發揮出其實際意義。在新時期必須積極轉變思想觀念，順應時代發展趨勢，依據方便利用的原則，利用數字化管理模式建立電子檔案，實現檔案管理數字化發展。因此在檔案信息化管理的過程中，要做好檔案信息的整合，結合實際情況建立健全企業檔案管理工作的發展戰略，使檔案數字化管理標準化，如在檔案編研過程中，可通過培訓使檔案管理人員接受新的理論、新的技術，加大自身知識儲備量，努力把“檔案庫”變成“思想庫”，發揮數字化檔案的根本價值，以此進一步加快企業的發展建設

速度。

（三）靈活運用多種手段提升企業檔案管理信息服務質量

在傳統的事業單位檔案管理中，多數采用人工的方式對檔案進行分類整理，這樣的方式可能出現檔案登記與實際不符的現象，并且會因工作量大而處理效率減慢。而檔案發揮著非常重要的作用和價值，為了能夠靈活運用多種手段提升企業檔案管理信息服務質量，要推進現代檔案管理的形式，改善檔案管理的硬件設施和軟件設施，包括計算機軟件、各種輔助設施等，引進數據庫管理系統，強化各種配套的硬件設備和軟件設備，購置充足的打印機、掃描儀、刻錄機和數碼相機等設備，以此全面提升檔案管理的整體水平。為確保企業檔案管理工作的有序推進，需要開展管理信息化建設，落實檔案過程式管理工作，使其能夠貫穿于整體執行的全過程，實現技術與檔案管理之間的相輔相成。同時在發展建設過程中，需要確保所有的資源信息都能夠實現數字化的記錄，并在此過程中不斷加強檔案管理人員的專業素質，提升現有的檔案管理工作人員的能力，進而實現檔案信息的統一管理、規劃和控制，而企業則需要引進最先進的技術來實現對檔案資源的管理，將傳統靜態的檔案管理轉變為動態的信息管理。

（四）提高企業檔案管理工作人員的綜合素質

企業檔案管理需要專業的人員負責，招聘專業的檔案管理人才幫助企業進行檔案管理，通過給予該管理人員更多的學習和發展空間，不斷加強其綜合素質以及業務上的專業能力，企業只有建立好專業人士的檔案管理人才團隊，才能提高發展建設水平，為后續建設奠定堅實基礎。同時企業檔案管理工作人員應將個人素質提升為創新改革過程的重點工作，并將其列入當前的個人規劃中，在此基礎上不斷提高檔案數字化管理意識，強化各類現代化技術應用。而企業則應通過培訓促使管理人員樹立責任意識，貫徹落實創新、協調、綠色、開放的發展理念，以改革將被動管理理念徹底轉變，要求管理人員能夠主動對各部分工作情況進行了解和分析，以自身超高的綜合素質解決

問題。

四、結束語

隨著我國經濟的不斷發展，各類現代化信息技術日益成熟，因此當前企業需要轉變傳統的管理理念，將各類科學技術應用在檔案管理中，完善當前建設過程中的不足，對存在的問題有效整改，以此在當前新形勢下實現創新發展。在文件與檔案管理工作實踐中，要求企業檔案管理工作者能夠結合實際，積極探索嶄新的、行之有效的管理方法，持續調整自身專業結構，檔案管理才能夠成為企業實現可持續發展推動力。

參考文獻：

[1]馬瀟宇.計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用研究[J].電腦知識與技術，2020，16（4）：13-14，21.

[2]邱天.信息時代企業檔案管理模式的變革[J].山東冶金，2020，42（1）：65-66.

[3]周瑩.淺談信息時代如何加強企業檔案管理工作[J].中外交流，2020，27（5）：116.

[4]楊鑫琪.做好企業技改項目檔案管理工作的分析與研究[J].投資與創業，2020，31（11）：137-138.

[5]楊景蘭.完善企業電子檔案管理的方法與策略分析[J].數碼設計（上），2020，9（10）：132.