信息化背景下行政審批檔案管理的有效性研究

李詠梅

摘要：隨著信息化時代的到來，政務服務網運行越發成熟，傳統的線下服務大廳窗口受理形式，已經不能滿足行政審批的高效率需求了，線下審批和線上審批相結合的形式成為發展的必然趨勢。在這種發展趨向的作用下，產生了大量的電子審批文件和憑證性紙質文件，如何對這些行政審批的檔案進行有效地管理，成為目前需要重點思考的內容。

關鍵詞：信息化;行政審批檔案;檔案管理

行政審批檔案是文字、圖表和聲像等資料的一個統稱，具有很強的保存價值，在信息化的時代背景下，行政審批工作的辦事效率越來越高，不論是電子的審批文件，還是紙質性的審批文件都有很多，如果可以對這些文件進行有效地管理，不僅能夠讓這些檔案在行政審批工作中有效地發揮出作用，還能讓行政審批工作的效率得到進一步地提升，所以，進行信息化背景下的行政審批檔案有效管理，非常必要。

一、重視檔案管理人員的篩選和監管

線下審批模式和線上審批模式相結合，讓審批檔案的數量急劇增加，如果負責進行審批檔案管理的人員，自身的工作技能和工作素養不符合工作標準，則很容易導致審批檔案亂成一團，影響后續辦公的效率，所以要想確保信息化時代背景下，行政審批檔案管理工作的有序進行，就必須要做好檔案管理人員的篩選和監管[1]。

首先，對所有的檔案管理人員進行考核，考核內容要涉及到工作技能、專業知識以及工作素養三個方面，只有三個方面的考核成績都符合標準，才能讓他們進行行政審批檔案的管理，否則不予錄用。其次，經常對行政審批檔案的管理人員進行培訓。信息化背景下，日新月異，很多事情都是瞬息萬變的，一成不變的工作模式肯定不能為時代所認可，因此檔案管理的管理者需要經常組織管理人員進行培訓學習，提高服務意識、強化服務能力，讓每一名審批檔案的管理人員都能緊跟時代發展的步伐。最后，檔案管理部門要引進先進的檔案管理和員工管理方法，讓部門內對檔案的管理更有質量，對員工的管理更加高效。在先進的管理方法的幫助下，管理者需要對檔案管理人員進行不定期的檢查和點評，讓檔案管理的情況、員工工作的狀態等可以時刻處于被監管的狀態下，及時發現問題，及時解決問題[2]。

二、明確職責分工

信息化時代的到來，讓人們有了發表自己觀點的平臺，個人意識更強了。在這種情況下，職責分工明確就顯得尤為重要。一方面，如果在進行檔案管理的職責分工時，管理者沒有做出恰當的安排，會導致有的工作沒人做、有的工作很多人做，最終導致每個人都很忙，卻又每項工作都沒做好的局面出現，于行政審批工作而言，影響工作效率和質量，容易導致重大意外情況的發生;另一方面，員工的個人意識更強了，他們更加關注個人的合法權益和個人公平，如果在工作的時候因為職責分工不明確，導致付出和收獲不對等，他們很容易感到不平衡，會影響工作積極性，甚至是對工作產生抵觸情緒，從長遠角度來看，不利于行政審批工作長久健康的發展[3]。

所以，部門的管理者需要對檔案管理工作的具體內容，有一個清晰地了解，不能單純地憑借個人感覺進行分工，還需要在分工之前和員工了解情況，確定對工作內容完全了解以后在開始進行職責分工。比如說行政審批檔案的工作內容分為檔案資料的收集、整理，資料本身又分為電子版資料和紙質版資料，那么可以根據不同類型資料的收集整理的難易程度進行分工，好比電子版資料比較好收集，那么就可以少安排幾名員工。另外要注意的是一定要把工作細化，讓那個每一個人都有明確的工作職責，也要把工作績效和工作情況一一對應起來，讓員工能夠清楚地知道自己該做什么事、做得好能有什么樣的獎勵、做得不好會有什么樣的懲罰，以及如果想要獲得更加長遠的發展，那么應該怎么做，這樣的話不僅能將責任落實到個人，方便管理者管理，還能夠讓工作更加有效率，可以及時對工作安排不合理的地方進行調整，有效地避免工作事故的發生，讓行政審批工作變得標準化、高效化。

三、建立健全完善的綜合檔案管理平臺

通過分析行政部門目前的檔案管理現狀，不難發現，很多部門存在著“多頭管理”的現象，即有的檔案是被多個部門管理著的，每個部門都只負責自己負責范圍內規范文件或者是指導文件的下發工作，這也就導致了有的實際內容較多的、整體性文件會有部分內容丟失，信息變得不完整，很影響行政審批部門后續工作的質量，既增加了檔案信息查找的難度，還容易導致出現職責混亂不清的情況。本應該是相互合作的部門，但是在這種多頭管理模式下卻變成了部門各自為政，信息交流不順暢[4]。

所以，為了讓行政審批檔案的管理可以更加有效，避免檔案信息分塊管理和信息缺失等情況的發生，我們應該建立一個完善的綜合檔案平臺。充分發揮出“綜合”兩個字的作用，讓檔案管理的各個部門之間建立起緊密地聯系，能夠形成互幫互助的風氣，在進行一個檔案的管理時，要要求各部門之間保持聯系，確保即使同一個檔案不同部分由不同的部門負責，也要讓檔案保持完整性，部門之間要能隨時溝通檔案的處理情況，直至這份檔案被妥善管理好為止。

總結語

在信息化背景下，我們需要重新調整行政審批檔案的管理方式，以便更好地應對新出現的檔案管理問題。首先需要重新選拔審批檔案的管理人員，讓后續進行管理工作的員工都是具備專業能力和較高工作素養的優秀人才，避免因為員工個人能力問題導致管理問題的出現，在選好管理的工作人員以后，需要進行合理的分工，將責任落實到個人，讓員工的工作積極性更強，也讓管理者的工作更加有效率，最后一點就是建立一個檔案管理的綜合平臺，并對其不斷地進行完善，讓所有負責行政審批檔案管理工作的部門，能夠彼此之間緊密聯系，保證信息交流的有效性。通過以上這些做法，可以讓行政審批檔案的管理工作在信息化的大背景下也能保持高效性，確保行政審批工作的順利進行。

參考文獻：

[1]鄭其武.信息化背景下衛生監督機構檔案管理工作探究[J].傳媒論壇，2020，v.3;No.71（23）：118-119+121.

[2]賀鵬飛.行政審批制度改革背景下檔案管理工作研究[J].農家參謀，2020，No.651（7）：204-204.

[3]董敏.大數據時代下檔案信息化管理發展的有效途徑探討[J].長江叢刊，2019，No.431（2）：185-186.

[4]韓鵬.大數據時代下不動產登記檔案管理信息化建設研究[J].建筑技術研究，2021，4（1）：25-26.