事業單位檔案管理效率提升的路徑

羅中橋

摘要：事業單位檔案管理在單位的未來發展規劃和單位重大決策方面起著基礎性的關鍵作用。隨著信息化、網絡化的快速發展，事業單位要根據自身檔案管理過程中存在的問題，通過梳理管理流程和管理制度，加大對檔案信息化的建設，提高管理創新力度，加強檔案人才團隊建設，從而提升檔案管理效率。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;管理效率;效率提升

檔案信息是事業單位在實際工作過程中會形成的、有開發價值和利用價值的信息資料。這些信息資料作為事業單位工作成果體現的重要信息載體，其在經濟社會發展中也起到了十分關鍵的作用。隨著信息技術、網絡技術的快速發展，當前的形勢要求對事業單位的檔案管理效率有了新的更高的要求，要求事業單位在日常的檔案管理過程中不但要提高對質量的重視度，更要注重檔案管理的執行效率。綜上所述，十分有必要針對當前的事業單位檔案管理情況和具體需求，積極探索新的方法去提升事業單位檔案管理的效率。

1目前事業單位檔案管理存在的問題

1.1檔案檢索和使用效率低

當前絕大多數事業單位的檔案檢索效率很低。眾所周知，檔案的檢索效率將直接影響的檔案里利用率。檢索效率低將會直接影響檔案利用效率。當前事業單位檔案檢索效率低的問題，問題在于其對檔案管理不夠重視，在實際的工作過程中在硬件設施和軟件設施方面沒有給予檔案部門相應的支持。導致的結果是檔案管理工作的信息化建設沒有達到預期的效果，成就的硬件設施很難滿足現代檢索技術的硬件需求，最終的結果就是大大降低了檔案的檢索效率。檔案檢索效率的低下，會引起檔案利用率的下降，這樣事業單位的大量的信息資源就無法在后續的經濟發展過程中充分發揮其重要作用。“重視管理、輕視開發”的管理理念目前在大多數事業單位中風氣較重。這就會使得檔案管理的信息化建設的開發不能得到充分的重視，最終直接影響了檔案信息資源的使用效率。

1.2事業單位的檔案管理模式缺乏創新性

目前，檔案信息化是當代信息發展發展的大趨勢，然而，大部分事業單位在檔案信息化建設過程中，“畏首畏尾”的工作作風時有發生，出現這種局面的原因就是對事業單位檔案管理模式創新缺乏深刻認識。傳統的檔案管理模式，很難滿足檔案信息化的建設需要。

1.3事業單位檔案的管理制度有待完善

當前在檔案管理制度建設方面仍然存在一些問題。一方面，當前的事業單位檔案管理制度十分陳舊落后，甚至有一些檔案管理制度已經運行十幾年之久，其已很難滿足當下的檔案管理工作要求。尤其當下檔案管理信息化建設大環境下，對檔案管理效率有了更高、更新的要求。然而，當前事業單位的檔案管理制度拘泥于傳統的管理模式，對于事業單位檔案管理過程中國發現的新問題，其往往缺乏制度依據，從而導致無章可循。另一方面，雖然有一些事業單位在對檔案管理制度開展了調整和完善工作，但其所調整和完善的內容僅限于某幾個方面，準確來講就是對舊制度進行相應的修修補補工作，在事業單位檔案管理制度創新性方面沒有實質性的改變，其往往不能滿足新時代檔案管理工作的實際需求。

2改善事業單位檔案管理效率的有效路徑與方法

2.1加大信息化建設、改善檔案管理效率

傳統的事業單位檔案管理模式其程序相當復雜，在執行過程中會耗費大量的人力資源和物力資源。因此，采納信息化的技術手段提升檔案管理效率具有重要的意義。在實際的信息化建設過程中，要充分考慮事業單位檔案管理的實際情況，從而制定切實可行的科學檔案管理建設規劃，在建設過程中要明確信息化建設的目標，充分明確其短期目標、中期目標和長期目標，進而分步實施執行。同時，要加大各個部門之間密切配合的力度，積極推進事業單位檔案管理信息化建設，積極調動各部門參與檔案管理信息化建設的積極主動性，從而確保信息化建設的推進力度，從而最大程度上去改善檔案管理的效率。

2.2規范管理制度、提升檔案管理效率

檔案管理制度建設作為提升檔案管理效率的根本保障。一方面，結合當前事業單位實際的檔案管理情況，對現有的檔案管理制度展開系統性的梳理，積極主動去摒棄陳舊且不滿足現實檔案管理需求的制度和流程，依據有關檔案管理的法律法規和規章制度，積極借鑒和引進其他單位先進的檔案管理辦法，從而制定更符合所在的事業單位檔案管理的規章制度。

2.3提高檔案管理人員的專業化水平

信息化時代，要充分考慮事業單位檔案管理效率提升的具體要求，開展相應的專業人才隊伍建設與培養，從根本上去提升事業單位檔案管理的效率。一方面，要明確所在事業單位的檔案工作人員培訓目標和方向，結合當前實際管理狀況，在專業技能培訓內容和培訓形式兩個方面開展大膽的創新，著力提升事業單位檔案管理人員的整體專業素質和業務能力，從而更好地滿足現代事業單位檔案的管理模式，從而推動整個事業單位檔案的管理效率改善。

2.4利用軟硬件設施提升檔案管理的效率

提升事業單位檔案管理效率離不開信息技術的深入運用。在實際檔案管理效率提升過程中，要加大引進軟硬件設備，以支持檔案管理工作的深入開展。一方面，可以優先購置一批硬件設備，來滿足當前事業單位檔案管理的工作需求。利用計算機設備、網絡互聯設備和復印設掃描設備，將紙質檔案轉化為數字檔案并存檔，積極與第三方企業開展深入開發合作，建立事業單位的檔案管理信息系統，將存檔的檔案信息上傳至信息管理系統，從而形成事業單位檔案信息的數據庫，利用當前先進的云計算、大數據分析技術對事業單位的檔案進行分類整理與處理。這樣可以大大提升事業單位檔案后續檢索工作的效率，對后續檔案信息資源的開發和利用也有著關鍵性的作用。

結束語

綜上所述，在當前信息化的新形勢下，事業單位應要在檔案管理工作效率提升方面予以足夠的重視，要根據自身的管理情況，提出具有針對性和可行性的執行方案。在事業單位檔案管理制度體系建設過程中，相關領導部門要檔案管理的信息化建設給予足夠力度的支持和幫助，要積極解決建設過程中出現的難題，建立事業單位專屬的檔案管理信息系統，從而更好地為后續事業單位的發展助力。

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