提升高校行政工作效率的路徑探究

摘要：隨著高校不斷擴招、發展規模不斷擴大，高校行政工作也隨之更為復雜。高校行政工作雖然不是高校發展的核心工作，但同樣發揮著重要作用。在當今形勢下，如何提升高校行政工作效率，成為值得探究的問題。

關鍵詞：高校;行政;效率

近年來，由于社會環境不斷變化，高校的教育體制改革也逐漸深化，高校承擔著越來越重要的社會職能。隨著“雙一流”建設的不斷深入推進，高校的發展面臨著新形勢和新挑戰。除了關注自身的發展，高校還需要協調好內部運轉。高校行政辦公室是高校整體工作的重要組成部分，是保證日常工作正常運轉的場所，其工作效率側面反映了高校的形象、管理、服務水平，關系到學校整體發展進程。行政工作繁雜，需要協調好各項事務，作為承上啟下的樞紐，發揮著重要作用。面對此背景，提高行政工作效率尤為重要。

一、影響高校行政工作效率的因素

高校行政部門的服務觀念不足。行政部門自身形成的傳統觀念，把師生當作管理的對象而不是服務的對象，在工作中不能及時執行相關管理制度，不積極改善工作方法;行政人員工作熱情不夠高漲。行政工作比較繁瑣，導致工作成就感不強、積極性不高，普遍缺少主人翁意識;行政相關知識培訓較少。多數行政人員沒有系統完備的行政管理相關知識，人員構成結構比較多元化，在組織協調能力、判斷推理能力、語言文字表達能力等方面參差不齊。

二、行政人員提高工作效率的有效措施

1.健全管理制度

對人員的管理必須建立在嚴格的規章制度上。高校行政工作涉及范圍廣，且受眾群體是領導和廣大師生，與學校發展有很大關系，要健全的規章制度、明確各項崗位責權、實行目標管理責任制、專項工作網格化，進而提高行政人員“執行力[1]”。一是要完善工作制度，包括日常出勤、請假缺席、會議記錄、公文處理流程等;二是要建立崗位責任制，明確每一個工作人員的具體負責范圍，平衡任務分配，保證每個員工都有與自己工作能力、工作時間相匹配的工作任務;三是要建立崗位監管評價制度，定期對人員進行工作績效評估，要對一些工作能力突出的人員給予鼓勵，實現監督和自我監督同步進行。四是要健全獎勵機制，行政人員工作任務繁重，工作量大，容易產生厭倦情緒，影響工作效率，行政部門的管理層要多了解職工的想法和需求，適當安排外出調研、團建等活動，舒緩壓力，提升團隊凝聚力，激發工作熱情。

2.優化高校行政人員隊伍。

一是要設立高校行政人員培訓機制。定期以各種形式開展培訓，營造積極向上的學習氛圍，鼓勵員工通過各種途徑開展學習，支持行政人員參加校際學術交流，掌握行政管理相關知識;二是要樹立正確的效率觀念。上級部門及學校領導交代的行政工作都有很強的時效性，必須第一時間做到上傳下達，及時完成。行政工作若開展不及時或進度不理想，將面臨風險和問責，行政人員必須樹立嚴格的時間觀念，提高工作效率。只有行政工作高效進行，才能確保教學科研工作的正常秩序，深入推動學校發展;三是要提高高校行政人員工作積極性。行政人員有時會面臨加班的情況，在工作時間上不能與任課教師相比，導致行政人員缺乏工作熱情，容易產生倦怠情緒，導致工作效率下降。因此，行政人員應樹立以人為本，服務師生的觀念，不計較個人得失，堅持忠于職守的職業素養。以滿足服務需求為行政管理目標，提升人性化，從而提升整體素質和服務能力。

3.提高信息化水平

要滿足高校發展要求，培養探索精神，主動學習新事物，提升面對突發情況的應對解決能力，提升高校行政日常工作的效率，適應現代教育的新標準。要進一步加強智慧校園建設，利用現代信息技術智能辦公設備，提高行政工作效率。實現管理工作平臺化、信息交流網絡化，最大限度的提高工作效率和服務質量，將行政人員從大量重復性工作中解脫出來，將更多精力投入到提質增效的環節，不僅節能減排，更能提高行政的工作效率。

三、強化高校行政人員三個意識

1.服務意識

高校行政人員應該樹立以服務為宗旨的理念，要有較高的服務意識和服務精神，明確服務對象，了解服務對象的需求。堅持管理育人、服務育人，既要為領導服務，又要為師生服務。要協助領導做好調查研究、資源調配、對外溝通等工作，為領導提供有力的參考資料;要為任課教師做好服務，綜合協調教學資源，保證教師安心進行教學科研活動;要為學生提供成長成才所需資源和條件，營造良好的學習氛圍和發展空間。在具體的工作中主動創新服務形式，面對領導、師生提出的合理批評，要虛心接受，以便進一步完善工作。

2.主人翁意識

高校行政工作具體、瑣碎，涉及面廣，龐雜繁瑣，但卻非常重要，不能有細微疏忽。一個很小的差錯，可能引起很多其他部門、學院相關事務連帶出錯。行政人員要樹立主人翁意識，把工作當做自己的事業，最大限度地發揮積極情緒，注重細節，做好行政工作，對工作負責。

3.愛校愛崗意識

一是高校應考慮行政工作人員的現實需要、個人發展以及工作情感，引導行政人員認同學校的各項管理制度、考核制度和管理方法，使他們產生歸屬感、認同感，從而增進行政人員對工作的熱情度;二是管理行政人員過程中，應注意人員在精神方面的權益。如：社會地位、自主權、決策權、安全感、人格尊嚴等[2]。要盡量多用積極性的語言，當成員工作出現不足，應遵循“動機原則[3]”，從主觀上肯定行政人員積極工作的態度和付出，客觀上對錯誤環節批評指正，提出建議意見，給予人文關懷，以便改進工作方法。

結論

總之，高校的行政工作對學校整體發展具有重要的作用。因此，高校行政人員應努力提升工作效率，促進學校各項教育工作協調發展，不斷創新工作形式，改進工作方法，完善行政各項制度，強化管理服務功能，從而有效推動行政工作效率提升，更好地為上級部門及廣大師生服務。

參考文獻

[1][美]拉里·博西迪，[印度]拉姆·查蘭.如何完成任務的學問[M]. 北京： 機械工業出版社，2003： 18.

[2]程雪，賈函霏. 論述提高高校行政管理效率的有效途徑[J]. 中小企業管理與科技（上旬刊），2015，（02）：68.

[3]王立梅. 淺論高等教育及高校課堂教學[J]. 才智，2017，（35）： 205.

作者簡介：梁靖旋 女，1996年出生，就職于沈陽建筑大學