基于ERP信息平臺下業財融合管理模式的應用與研究

聶 堯

（開灤（集團）有限責任公司物資分公司，河北 唐山 063000）

0 引言

在市場經濟中，一個企業、一個地區乃至一個行業想要快速發展，就必須把成本降下來。而現今技術變革，互聯網高速發展，由4G 時代開始向5G 時代進階，這就直接解決了“信息流通成本”。企業若可以高效地利用信息，整合自身資源，就能夠實現企業的高效管理，大大降低企業的各項成本。因此，企業加快推行業財融合管理，打破業務、財務信息孤立的壁壘，實現信息共享，是順應時代發展趨勢的必然要求，也是企業未來管理改革的重要方向之一。

1 基于ERP信息平臺下業財融合管理模式的含義

1.1 業財融合管理模式的概念

業財融合的管理模式是指打破業務部門和財務部門由于傳統工作分工造成的信息壁壘，實現數據共享，進而降低企業成本，減少企業風險。

1.2 基于ERP信息平臺下業財融合管理模式概念

開灤（集團）有限責任公司物資分公司是開灤（集團）有限責任公司的下屬分公司，對內履行物資“集中采購、集中儲備、集中結算、集中配送”的“四集中”保障物資供應職責，同時對外開展物流貿易和物流服務。為保障雙重職責的履行，物資公司在ERP信息平臺的基礎下逐步建立起了業財融合的管理模式。

物資公司以ERP信息平臺作為支撐，推行業財融合管理模式，將企業的業務流程重新梳理、重組，在系統中把整體業務流程分為采購管理、庫存管理、存貨核算、銷售管理、應收、應付六大模塊，形成共享數據庫，將企業的數據流、業務流、財務流、管理流進行有機的整合，初步建立了以信息流為核心，以業務流程為依托，財務數據為支撐的業財融合管理模式，對企業的資源進行高效配置，降低了企業整體成本。財務監管也從業務的終端不斷覆蓋到整個業務流程，真正形成了嚴密的事前預算、事中控制、事后分析的財務監管體系，降低了企業經營風險。

2 推行業財融合管理模式的必要性

2.1 推行業財融合管理模式是企業實現高質量發展，推進財務管理轉型的必要途徑

伴隨著市場經濟的快速發展，開灤集團轉型升級的加速，企業業務范圍不斷擴大，對物資供應的要求不斷提高，物資公司作為開灤集團保障物資供應的分公司，業務量加大、供應服務的反應速度不斷加快，供應服務的質量要求進一步提高，現今平均月采購額達到1 億多元，采供難度不斷加大，財務數據不斷擴大，傳統的財務管理模式已經不大適應現今企業的發展要求，迫切需要財務人員參與到企業的決策和內部控制中去，從職能管理向業務、財務協同管理轉變，因此推行業財融合管理模式是實行企業高質量發展的必要途徑。

2.2 有助于優化資源配置，調劑余缺，提高存貨周轉率

通過推行ERP信息平臺下的業財融合管理模式，以及對企業各個流程進行實時監控，數據資源共享，及時準確地掌握物資采供情況、庫存儲備、業務進行情況，同時對資金運營情況、企業債權、債務情況等財務數據更加清晰明了，管理者可以隨時掌握企業內、外信息，從而進行更加合理的資源配置，調劑余缺，提高庫存周轉率，實現以最低的成本保障最大規模的物資供應目標。

2.3 大幅度提升了財務工作效率，提高了會計信息質量

財務人員可以根據業務的數據源直接審核、記賬、直接生成憑證，大大減少簡單重復的人工制單，使財務部門的工作效率大幅度提高；同時又規避了財務人員的主觀干擾因素，降低了舞弊風險和手工編制會計憑證的差錯率，提高了會計信息質量。

2.4 打破信息孤島，加強了物資公司對資金流的控制

改變了原有的業務系統與財務系統的不對接現象，財務數據可以通過系統直接追溯到基礎業務數據。從而使資金從收入到支出，從物資的采購到銷售，整條資金鏈進行財務監管，例如應收、應付的控制現已經超出了原先僅僅由財務部控制的范圍，逐漸擴展到各個業務部、各個倉儲單位，延伸到采購和銷售的各個方面，大大加強了物資公司對資金流的掌控程度。

3 基于ERP信息平臺下業財融合管理模式的構建與應用

物資公司借助ERP信息平臺，通過采購與驗收、銷售出庫、付款三大流程進行業財融合管理，可以直接通過系統調取，生成特定的數據表、單據等，既能對業務、財務進行單獨的處理，也能將他們進行更好地融合，具體業務流程如下：

3.1 物資采購與驗收流程

業務員根據用需單位報送的需求計劃，匯總、搜集、整理出采購計劃，報送集團審批，進行招標采購。采購決策結果下達后，在系統內錄入采購申請。供應商招標成功后與業務員簽訂相應采購合同，業務員負責將合同導入ERP信息系統中。業務員根據采購申請，結合系統中的各倉儲部門的庫存情況，平衡利弊，分批次生成補貨通知單或采購訂單，供應商根據單據進行送貨。到貨后，庫房保管員根據收貨憑證進行比對驗收，驗收后，在系統中生成預驗收入庫單。財務部核對原始憑證無誤后，根據系統中的采購發票，直接生成電子憑證，進行結算。

3.2 銷售出庫流程

在物資支領時，需求單位憑借有效的支領憑證進行出庫，庫房保管員發放物資后，進行系統操作，業務員根據庫房出庫信息生成銷售結算憑證并將銷售憑證、銷售成本送至財務部。財務對銷售憑證審核無誤后，直接引用銷售發票自動生成收入憑證、成本憑證。

3.3 對供應商進行付款

每月付款額要控制在公司決策、集團批復的采購資金指標內，業務部結合公司資金指標綜合分析供應商、物資、應付賬款等情況，填制付款申請單，在經過本部門主任以及主管經理審批后，填制“支款憑證”，需要注明付款方式、收款人、賬號等客戶信息，按照支款流程逐級辦理支付審批手續。結算部根據審批后的付款申請，填制支款單并辦理付款手續，在系統中進行付款單制單。財務審核付款原始憑證無誤后，根據系統中的付款單審核記賬，在ERP 中提交網銀或承兌匯票進行付款，資金支付模塊通過集團公司結算中心或財務公司直接與外部網絡銀行相連，可迅速實現對供應商的付款。同時財務人員可以通過付款記錄自動生成相應付款憑證。具體流程如圖1 所示。

圖1 ERP 系統下的業財融合管理流程圖

這樣通過ERP 系統可以實現業務全程可視化，可追蹤，可定位，及時采集、加工和匯總各種信息，隨時轉化為財務數據、管理數據；可以做到充分發揮財務監管作用，從采購訂單、采購合同等這些前端業務就開始伴隨著財務監督，在風險萌芽階段就有效進行控制或消除。

4 推行ERP 平臺下業財融合管理模式的有效途徑

4.1 完善內控管理制度，促進業財融合管理中業務流程規范化

為打好推進業財融合管理的基礎，保障各項業務規范有序地進行，使最終財務數據準確及時地反映出企業的經營現狀，物資公司重新梳理了各項業務流程，根據業財融合管理進一步完善的需要，修訂完善直達到貨物資驗收管理補充規定、應收款項考核辦法、采購代儲物資管理辦法、物資儲備管理實施意見等10 余項管理制度或辦法，同時對集團公司歷年下發的各項管理制度做了全面的梳理、匯總并編輯成冊，各項管理制度形成的內部控制體系已經基本覆蓋了企業業務與管理整體業務流程的各個重點環節。將原有的復雜繁瑣的流程盡量簡化，模糊流程明確化，建立跨部門的流轉程序，保證不同部門的數據有序上傳并實現共享。

4.2 以考核為激勵手段，保障推行業財融合管理模式的有效落實

有效推進業財融合管理的關鍵點在于企業員工的有效配合和其積極主動的發揮，物資公司通過建立一定的綜合考評體系，采取定期舉行基礎工作檢查、企業內部自查等綜合考核方法，根據各崗位員工實際工作情況，對業務的標準化，系統操作的及時性、準確性，財務憑證的規范性，費用支出的合理性等進行檢查考核、綜合考評，并與員工獎金等掛鉤。同時對業財融合效果好、能夠顯著提升企業效益的部門給予物質或精神激勵，通過引導激勵的方式提高員工執行力，使業務部門與財務部門做到協同配合，共同提升企業價值。

4.3 完善業財融合ERP 系統的風險防控

4.3.1 嚴格權限劃分，避免企業風險

為避免企業風險，物資公司嚴格劃分各不兼容崗位的權限，為不同的職員規定其工作權限范圍，其在使用ERP 系統時，只能查看與使用屬于自己權限范圍內的東西，防止人員通過控制各部門信息從而損害公司利益或經濟舞弊等現象，給公司造成經濟上的損失。

4.3.2 多次進行系統調適，保障業財融合ERP 系統安全運行

物資公司以原有系統中所包含的采購、銷售、財務等業務，根據其自身保障物資供應的主要職責，審視這些業務的系統兼容能力、業務財務融合度，對系統進行多次調試。數次開展建議搜集、集中研討會，廣泛征集一線工作人員的意見和要求，使其逐步適合本公司的實際情況。同時，在建設業財融合ERP 系統的同時物資公司對系統進行定期檢查與維護，避免出現信息丟失或系統被惡意入侵等情況。

4.4 強化人才隊伍建設，提升員工綜合素質

在企業推行業財融合管理模式的進程中，不僅企業的財務管理職能發生轉變，而且企業的運營模式也開始升級。這就意味著財務人員、業務人員等既需要具有較高的專業技術水平，又需要全面掌握綜合管理知識，以提高財務業務融合度，加快業財融合進程。為此，物資公司要注重對員工進行業財融合ERP信息系統操作培訓，信息工作人員要到一線進行工作，解決基礎工作中的具體問題。同時大型員工綜合技能提高培訓活動，促進了培訓工作的不斷拓展和深化，如安全生產標準化、采購評委業務、計算機網絡安全、財務基礎知識等大型培訓活動，為業財融合打下良好的人才基礎。

5 推行基于ERP信息平臺下業財融合管理模式的未來發展方向

現今物資公司初步建立起了業財融合管理模式，但仍有部分局限性：一是，預算管理的缺位，無法在系統中實現全面預算的指導性和約束性；二是，現階段沒有將內控制度中的會計控制制度嵌入到ERP 系統中，無法在系統中有效進行內控約束。物資公司未來需要著重從這兩方面入手，繼續完善業務財務一體化建設。

5.1 將全面預算體系引入業財融合ERP 系統中

現今物資公司仍未將預算管理嵌入到ERP 系統中，建議未來將全面預算體系引入ERP 系統中，從而覆蓋公司整個業務過程。這樣既可以強化預算的約束作用，又可以發揮預算的指導作用。通過ERP 系統加強預算的剛性控制，減少人為因素干擾，做到在系統中有預算才可以有權限支出。同時可以實現定期或不定期的比較各部門的實際結果與預算之間的差異，可以及時明確企業經營中存在的問題或企業未來成長空間。

5.2 將會計控制嵌入到業財融合ERP 系統中

物資公司在繼續推行以ERP信息平臺為基礎的業財融合管理中時，應該以財務管理需求為驅動力，以落實《開灤集團內部控制制度》為落腳點，將內部控制的會計控制嵌入到ERP信息系統中，突出規范重點領域、關鍵崗位的經濟和業務活動中內控制約作用，減少人為干預，減少彈性缺口，實現系統自動化控制、自動預警，加強管理政策的約束力。對企業會計控制中關注度較高的“招待費”“差旅費”“會務費”“培訓費”等，實行進一步的精細化、科學化和規范化管理，確保財務監管和內部控制取得實效。