淺談縣級社會保險檔案管理

許紅艷

摘 要：伴隨著社會經濟的不斷發展，各項領域運行進程逐漸加快，我國新時代背景下的檔案管理工作朝著良好趨勢買進，通過將信息化技術應用于檔案資源管理階段中，使檔案管理效率全面提高，在確保檔案完善性和準確性的基礎上實現相關的管理目標。本篇文章主要闡述了新時期背景下做好縣級社會保險檔案管理工作的相關策略。

關鍵詞：縣級社會保險檔案管理;完善策略

和龍市社會保險檔案管理中心成立于2009年10月，是和龍市社會化管理服務工作推廣的重點工程。幾年來，在省州局和市委、市政府的關心和支持下，在市檔案局的幫助和指導下，檔案中心建設已成規模。目前庫存退休人員檔案 43946卷，業務檔案6971卷，和龍市社會保險檔案管理中心被評為“全省機關檔案工作規范化管理示范單位”，“全省社會保險業務檔案達標優秀單位”。

一、領導重視，列入日程

和龍市社會保險事業管理局領導班子高度重視檔案工作，緊緊圍繞為退休人員服務這一中心任務，不斷推進檔案管理工作。成立了局長擔任組長，副局長擔任副組長，檔管理中心成員具體負責的檔案工作領導小組，實行“一把手”負責制，建立檔案工作網格化管理，把檔案管理工作納入領導工作議事日程，制定了檔案工作年度計劃。經常召開檔案工作專題會議，對檔案工作進行階段性總結、安排和部署。制定了檔案目標責任制，將檔案工作同年終考核相結合，同部署、同推進、同落實。

為使檔案工作真正步入標準化、制度化、法制化軌道，我們采取走出去，請進來，學習借鑒他人經驗。在局領導全力扶持和分管領導親自過問下，先后參觀了長春市社會保險檔案管理中心等檔案管理先進單位，同時積極與市檔案局溝通協調，請市檔案局進行業務指導，精益求精，不斷加強檔案管理中心薄弱環節的建設，糾正工作中的不足。領導的高度重視，使全體檔案管理工作人員樹立了管好用好檔案和更好為群眾服務的信心，為做好檔案管理工作提供了強大的精神動力，激發了工作熱情。

二、加大投入，努力建設先進檔案庫

硬件建設完善與否，是能否開展好各項工作的前提和保障。因此，在檔案管理中心建立初期，我們堅持“高起點、高標準、嚴要求”，把“建立先進檔案庫，裝備先進硬件設備，打造先進管理團隊”作為我們的工作目標。2009年10月，4235平方米的檔案管理中心投入使用，新建的檔案管理中心突破了過去由于硬件場地設施不足所制約的條件，為和龍市社會保險新時期檔案工作的規范化建設奠定了堅實的基礎。新建檔案庫房289平方米，閱覽室95平方米，辦公室46平方米，實現了檔案辦公室、閱覽室、檔案室三分離。檔案庫房配置了密集架28列168節，可容納2厘米檔案8萬多卷的保管需要。同時配有吸塵器、掃描儀、滅火器、防磁柜、打印機、刻錄機、裝訂機、切紙機、條碼機、掃描槍等設備。庫房等重要地方均安裝了防盜窗、防盜門，達到了防護措施先進嚴密。

三、夯實基礎，全面提升檔案整體質量

通過論述和龍市社會保險檔案管理工作實際開展現狀來看，該項工作是目前推廣的重點工程，我國市政府對其的重視程度極高。其中，實施該項檔案管理工作遵循的要求是科學合理的進行監督以及管理，將檔案自身的功能和價值全面呈現出來。為此，工作中我們強化基礎管理，著重抓好以下幾個方面的工作：其一是建立了檔案基礎信息庫。在整理檔案的過程中，需要進一步明確退休人員的檔案信息，避免產生遺漏現象，整合完整以后全部落實與計算機內，為后期查詢檔案提供諸多的便利。其二是務必保證檔案獲取、整理和儲存以及查詢等處于同步狀態中實施，做到獲取檔案之后及時錄入檔案，當天便可以查詢。其三，創建完善且規范的電子類型檔案。要想確保電子檔案的完善程度，就必須轉變以往傳統放置和整理方式，要求按掃描要件整理排序，并由原來企業負責裝訂，改為建立電子檔案后統一由檔案中心裝訂，既避免了再次拆卷挑選要件的麻煩，又減輕了企業負擔。四是做好數據備份。嚴格遵循標準要求，有效實施各項電子信息數據的備份處理工作，以計算機硬盤和光盤為主，進而確保檔案丟失以后還可以快速找回，保障了數據的完善性。其五，仔細檢查檔案數量。在庫房管理過程中，要求專業性的人員專門檢查檔案數量，定期清點，以免后期發生誤差，造成損失。

四、健全制度，科學管理

一是加強制度建設。沒有規矩不成方圓。根據《檔案法》文件要求，對各項檔案資料進行有效整理，制定了《檔案收集制度》、《檔案整理制度》等。對檔案工作實行目標考核，指標量化，責任到人，分工明確，對工作日內不能完成的利用業余時間補上。中心主任帶頭工作并且認真填寫工作記實卡。中心人員每天都能提前半小時到崗，清掃衛生，保持庫房衛生整潔。中心工作人員比學趕幫超的工作熱情和干勁解決了人員少，任務重的難題，使中心各項工作得以順利進行。同時，注重加強對工作完成情況的監督檢查，規定在檔案管理中出現的問題，造成不良后果的，一經發現調離工作崗位。

五、加強培訓，提高技能操作水平

檔案管理中心始終把教育培訓放在首位，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質，全方面提升檔案管理工作的整體水平。一是加強政治理論學習。堅持政治理論學習制度，利用“天天十分鐘”、每周五集中學習等機會，深入黨章、黨史、等內容。記筆記、寫心得，務求實效，使檔案管理中心人員增加了服務熱情，轉變了工作作風，提高了理論能力素養。二是加大相關人員的培訓力度，做好創新工作，提升整體技能，加深對于各項檔案要點的掌握程度。現階段，創新的關鍵在于提高業務能力，基于此，社會保險檔案管理部門除了加強人員檔案知識點培訓力度之外，還必須統一讓員工學習有關的社保政策，使各項員工認識到掌握社保政策內容的必然性，這樣的話，可以幫助群眾解答疑惑，所以，不僅本職工作要做好，對前來咨詢的群眾也要對答如流、及時解答。

六、轉變觀念，爭創先進文明服務窗口

在檔案服務期間，我們始終堅持熱情接待，文明服務。和龍市社會保險檔案管理中心成立了專門提供檔案咨詢和服務的窗口，為進一步協調好檔案管理以及查詢等方面的工作，我們采取檔案接收、歸檔、微機錄入、電子掃描和數據庫查詢同步進行的鏈條式管理方法，使工作效率有了明顯提高。同時社保保險檔案管理工作開展期間，還需要遵循特殊人員特殊對待的基本原則和理念，將人為關懷真正意義的體現出來，幫助人們快速辦理各項難題，無法進行辦理的事情則是重點論述清楚，確保理由合理，得到群眾的理解。自2009年提供查詢服務以來，和龍市社會保險檔案管理中心為企業、職工及退休人員等提供檔案查詢累計約5.6萬余人次，未發一起因檔案查詢而引起的上訪事件。

和龍市社會保險檔案管理中心工作雖然產生了良好的效果，可是和實際管理需求還有著諸多差別。我們將在省州社保局、市委市政府的正確領導下和市檔案局的精心指導，加大工作力度，提高工作實效，更好地把退休人員檔案管理工作做實做細，為廣大參保對象提供優質服務，促進社會保險工作更快更好發展，為構建和諧和龍做出更大的貢獻！

參考文獻：

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