高職院校檔案信息管理精細化提升的研究

徐蔚 潘琪 曾憲超 陳志芳

◆摘? 要：隨著信息技術、數據處理技術不斷發展，檔案載體介質包括使用等變化極大高職院校檔案管理軟件技術、硬件設備不斷提升，亟需使檔案管理精細化，促進高職院校檔案管理工作水平和工作質量，本文對高職院校檔案信息管理精細化現狀進行詳細闡述，并對解決此類問題進行了分析探討，以提高職院校檔案管理工作效率的問題。

◆關鍵詞：檔案信息管理;高職院校;精細化管理;對策

當前高職院校要對檔案信息資源進行合理科學的管理，借助計算機、網絡、數據技術為突破口實現科學有效高職院校檔案信息管理精細化，切實保障高職院校檔案信息管理工作全面性、真實性、時效性。

一、高職院校檔案信息管理現狀

（一）高職院校檔案信息管理手段落后

隨著社會的信息化程度的提高，但高職院校檔案信息管理工作尚未與科技的發展與時俱進，實物檔案信息管理仍然是檔案管理的工作重點，電子化檔案僅停留在掃描、拍照留檔上，傳播和儲存媒介通常以紙質媒介為主，檔案信息丟失、查找的問題嚴重，對高職院校的檔案信息管理效率產生嚴重的負面影響。

高職院校檔信息案管理規范要求檔案管理人員按照檔案管理規范對各種檔案信息分門別類地編號、整理、歸納，受學校檔案的管理時限較長、人員周期性流動性較大等因素影響，對檔案信息的調用、查詢，對占用高職院校檔案管理工作人員的工作量的比例較大。

（二）高職院校對缺乏檔案信息管理精細化的科學認知，人員隊伍需要提升重組

檔案信息管理精細化對教學、教研、科研等高職院校核心業務的意義及價值認識不足，仍停留在輔助、服務的職能定位上;缺乏檔案信息管理科學系統規劃，導致高校檔案信息管理工作效率低下。

隨著高職院校檔案管理工作的復雜性、工作量提升，高職院校檔案管理工作人員多數都是非檔案管理專業人員，在專業知識、系統訓練等方面亟待提升。高職院校檔案管理工作，需要具備專業計算機、信息處理等相關專業技術背景的工作人員，才能將大數據應用、信息管理電子化與高職院校既有檔案管理工作進行有機結合，實現高職院校檔案管理信息化的高效運行。

（三）高職院校檔案管理信息化建設軟件、硬件投入有待提高

高職院校檔案管理精細化復雜、全面、系統，要給予充足的資源投入，先進的硬件設備、軟件、網絡建設均是必要的基礎投入。受資金、硬件、軟件投入限制，這是導致目前高職院校檔案管理效率低下的直接原因。除此之外，相關檔案管理工作人員必須熟練操作、維護身份認證系統;熟練進行視頻、圖像處理及存儲、整理，以及對通用軟件進行二次開發，這是高職院校檔案管理精細化最難解決的問題。

二、高職院校檔案信息管理精細化的對策研究

為實現高職院校檔案信息管理實現精細化管理控制，實施科學合理的措施、優化檔案管理制度、構建全方位深層次高職院校檔案信息管控模式、完善檔案信息數據庫等等。

1.完善檔案信息數據庫。高職院校實現檔案管理信息化過程當中所采用的技術包含安全保密、網絡以及數據庫等各項技術。以計算機為硬件基礎搭建檔案信息數據庫，滿足了海量檔案信息的存儲空間條件，并記錄全方位的高職院校各類數據信息，能夠對于不同類別、不同人員的信息進行客觀反映，為當前高職院校各類人員管理評價、科研教學提供充足數據資源支撐。為預防高職院校受到網絡破壞、程序漏洞、病毒傳播等影響高職院校檔案管理過程當中需構建安全保障體系;科學、人性化的搜索引擎是數據檢索、更新的技術基礎;除此之外，檔案信息數據庫的操作簡便性、維護費用、信息檢索平臺的開發使用時間都不同程度的決定了高職檔案信息數據庫的檢索效率和效果，幫助高職院校領導層全方位考察和了解師生、教學、科研資源，進行高職院校管理決策;方便各類人員利用檔案信息資源奠定良好基礎。

2.不斷優化高職院校檔案管理制度、檔案信息資源管控模式。

對高職院校檔案資料進行精細化控制和管理的趨勢是在計算機信息化建設基礎之上堅持檔案管理全面實效、客觀公正的原則，保障高職院校檔案信息管理質量和管理水平得到全面的提高，保證高職院校各部門信息匯總的時效性。

一是高職院校內部需要積極有效推廣信息化模式。針對信息整理過程當中，需要采用計算機技術實施科學歸檔，實現檔案管理人員獲取信息高效化。

二是采取合理科學措施優化完善檔案管理系統。在實際工作開展的過程當中需要采取科學有效措施針對各種硬件設備申請、配置和采購。增加高職院校檔案管理信息化工作的軟件、硬件投入，以科學高效實用做基礎，對各種檔案管理軟件升級優化，構建現代化的檔案信息管理系統;不斷更新檔案信息管理的硬件設備更新，例如各類型的通信設備、掃描儀、計算機等;加強校園網絡支撐，滿足高職院校檔案管理信息化的高速傳輸、大容量保存的需求。

利用大數據技術構建精準化的數據庫管理系統為高職院校及時準確提供完整化檔案數據，結合用戶檢索行為以對海量檔案數據處理、利用，滿足高職院校各部門、人員的信息需求。

三、結語

隨著高職院校政策關注、規模擴大、生源增加等變化，高職院校檔案的管理時限長、人員周期性流動性較大、檔案信息資源利用率低、統計缺乏時效性等問題突出，高職院校檔案信息亟需逐步延伸到整個高職院校教育教學、科研管理體系當中，幫助全方位考察和了解師生、教學、科研資源，這對于高職院校管理工作及自身發展具有重要意義。

參考文獻

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