辦公室檔案管理工作規(guī)范化的反思探索

吉布幾幾

摘要：我國的發(fā)展已經(jīng)進入到了新時代，不管是經(jīng)濟的發(fā)展、還是科技的進步都已經(jīng)達到了更高的層次。現(xiàn)代科學技術在各個行業(yè)和各個領域中的應用已經(jīng)非常普遍了，在事業(yè)單位辦公室的檔案管理工作中應用現(xiàn)代信息技術，不僅能夠讓檔案管理工作更加規(guī)范化、合理化，還能夠讓檔案的保密性更強。本文針對辦公室檔案管理工作規(guī)范化進行了積極的反思和探索，以供參考。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;工作規(guī)范化

辦公室檔案管理工作是事業(yè)單位中非常重要的工作內容之一，辦公室檔案涉及到事業(yè)單位中各種重要的資料信息，所以在進行管理時，一定要注重其規(guī)范性和保密性。每個事業(yè)單位內部都會設有專門的辦公室檔案管理室，并且聘用了專業(yè)技術能力比較強的檔案管理人員進行檔案管理工作。但是在當前的事業(yè)單位中，辦公室的檔案管理工作做得并不到位，還存在著一些其他問題，尤其是檔案管理工作的規(guī)范化問題比較嚴重，這就需要對其進行及時的反思，并積極的探索，使得辦公室檔案管理工作能夠做到更好。

一、建立健全檔案管理制度

如果要讓辦公室檔案管理工作更加規(guī)范化，那么就需要建立健全相關的檔案管理制度，使得辦公室檔案管理人員能夠有具體的管理依據(jù)進行規(guī)范化的辦公室檔案管理工作[1]。在事業(yè)單位的日常工作中，每個部門中都有著繁多的工作職責和工作內容，涉及到的工作人員非常多，工作面比較廣泛，使得事業(yè)單位中的辦公室檔案管理工作不僅任務量大，而且種類眾多，比如說文書檔案、財務檔案、人事檔案、科研檔案、設備檔案等等，這些檔案在進行管理時都需要分開管理和保存，如果沒有相關的檔案管理制度作為依據(jù)，那么檔案管理人員對于一些檔案的分類就會不明確，使得在進行檔案管理時就會遇到一些麻煩，為了將檔案進行合理的分類，就需要檔案管理員進行重新查找歸類，不僅會耽誤時間，還會讓檔案管理工作效率降低，使得檔案管理工作積累的越來越多，這樣就更容易使檔案管理人員出錯，為了更快更有效的完成工作任務，檔案管理人員在工作中就可能出現(xiàn)不規(guī)范的管理行為，極大的影響了檔案管理工作的質量和效率[2]。因此，事業(yè)單位一定要建立健全辦公室檔案管理制度，使得檔案管理工作更加規(guī)范化。

二、提高辦公室檔案管理工作的信息化程度

在當前的辦公室檔案管理工作中，使用現(xiàn)代化信息技術能夠讓檔案管理工作進展的更加順利，也能更有效的提高檔案管理的保密性，使得辦公室檔案管理水平和質量都有顯著的提高。提高辦公室檔案管理工作的信息化程度，主要是利用現(xiàn)代化信息技術中文字圖像的存儲錄入功能進行文書整理或者是檔案管理，使得辦公室檔案管理工作更具有規(guī)范性。目前，辦公室檔案管理工作中所應用的現(xiàn)代化信息技術有二維碼技術，利用這項技術不僅能夠讓辦公室檔案管理工作實現(xiàn)檔案數(shù)字化和規(guī)范化，而且存儲的信息量比傳統(tǒng)的更大，成本也相對較低，最重要的就是操作簡單，打破了傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作中字符數(shù)的限制，用二維碼的方式將相關的目錄和摘要信息都及時的記錄，使得辦公室檔案管理工作高質高效，受到眾多辦公室檔案管理工作者的青睞。二維碼在日常生活中并不少見，所以在辦公室檔案管理工作中應用這項技術也是很正常的事情，辦公室檔案管理人員可以利用二維碼的掃描功能，使用手機或者檔案管理專用的掃描儀器就能夠快速、精準的將檔案所在位置讀出來，這樣就能及時、高效的查閱檔案資料，而且采用二維碼技術對于實體辦公室檔案的長期保存功能的進步也有著積極的意義。因此，使用二維碼技術既能夠實現(xiàn)辦公室檔案管理的數(shù)字化和信息化，又能夠讓檔案管理水平得到有效的提高，使得辦公室檔案管理工作更加符合規(guī)范化標準，并且效果更加理想[3]。

三、提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)對于辦公室檔案規(guī)范化管理的影響非常大，只有檔案管理人員的專業(yè)管理水平提高了，才能夠保證檔案管理工作效率的提高，而且更加符合規(guī)范化標準。事業(yè)單位中，為了有效的提高辦公室檔案管理工作效率和規(guī)范化程度，在聘用辦公室檔案管理工作人員時，需要經(jīng)過層層嚴密的考核。首先是筆試考核，了解參考人員對于辦公室檔案管理的認識以及基礎的檔案管理理論知識的掌握程度;其次是面試考核，對參考人員的辦公室檔案管理的理論知識和綜合實踐能力進行考核;如果筆試和面試都成功的話，還要在應聘人員上崗前進行崗前培訓，在培訓中進行檔案管理規(guī)范化考核，全部都通過之后才能參與到檔案管理工作中。還要對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行專業(yè)的檔案管理培訓，并且在培訓過程中會定期或者不定期的進行辦公室檔案管理考核，只有考核成績達到符合檔案管理規(guī)范化標準的人員才能夠進行檔案管理工作，對于考核不合格的檔案管理人員，需要重新在進行培訓考核，直到達到考核標準為止。這樣的培訓考核能夠有效的提高辦公室檔案管理工作人員的專業(yè)管理能力和專業(yè)素養(yǎng)，從而在實際的辦公室檔案管理工作中能夠更加高效。

四、結束語

綜上所述，在信息時代的發(fā)展中，事業(yè)單位內部需要科學合理的應用現(xiàn)代化信息技術將辦公室檔案管理工作做到位，使得良好的辦公室檔案管理能夠為事業(yè)單位的長遠發(fā)展帶來積極的促進作用。因此，在辦公室檔案管理工作中，首先就要以完善的檔案管理制度作為依據(jù)，提高檔案管理的規(guī)范性和保密性以及信息化程度;檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升也是非常重要的，因此，可以通過選拔培訓，使得辦公室檔案管理人員的綜合素養(yǎng)能夠不斷的提高，從而在實際的辦公室檔案管理工作中能夠實現(xiàn)規(guī)范化和高效化。

參考文獻

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