提升信息化水平優(yōu)化流動人員管理服務(wù)

吳紫景

摘要：隨著社會進步和生產(chǎn)力的發(fā)展，人員流動越來越頻繁，政府服務(wù)“全國化”趨勢日益明顯。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能適應(yīng)政府服務(wù)的需要。加強流動人口檔案信息化的建設(shè)工作，也是提升管理服務(wù)水平的重要途徑和基礎(chǔ)工程，也是管理工作現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。建立和健全認(rèn)識檔案數(shù)字化、信息化體系，對于突破流動人事管理瓶頸，不斷提升公共服務(wù)能力。

關(guān)鍵詞：信息化;流動人員;管理服務(wù)

1信息化建設(shè)存在問題

1.1信息化建設(shè)起步晩，基礎(chǔ)差

與國外發(fā)達國家相比，我國檔案信息化起步較晚，發(fā)展滯后。各地流動人員人事檔案信息化發(fā)展不平衡。總體上，我們對檔案信息化重視不夠，人力、物力、財力不足，人事檔案作為一種社會資源開發(fā)利用不足，檔案信息化規(guī)模不統(tǒng)一，檔案信息數(shù)據(jù)庫中信息的掃描和錄入不完善，檔案信息化的便利化程度低，檔案信息化管理軟件各自為政。

1.2管理對象流動性強，信息共享范圍窄

流動人員人事檔案主要是指企業(yè)職工、失業(yè)人員、靈活就業(yè)人員、大學(xué)生人才、企業(yè)退休人員、自費留學(xué)人員、個體戶、個體戶的檔案，流動人員受工作性質(zhì)的影響，流動性強，易發(fā)生“棄檔”、“死檔”。由于人與檔案的脫節(jié)，政府無法提供有針對性、準(zhǔn)確的民生服務(wù)，流動人員無法快速享受惠民政策。

1.3缺乏信息管理方面的專門培訓(xùn)和專業(yè)人才

主要表現(xiàn)為一些單位對檔案信息管理重視不夠，檔案信息管理專門培訓(xùn)較少，檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能難以適應(yīng)信息化要求;基層檔案管理機構(gòu)專業(yè)人才缺乏，檔案管理人員大多兼職，這在很大程度上制約了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

2加強流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

建立起完善的信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的核心作用就在于實現(xiàn)全國流動人員人事檔案的共享程度，這也是做好流動人員檔案信息管理的基本工作，使得人事檔案服務(wù)提升。隨著經(jīng)濟發(fā)展和人事制度改革，流動人口量增大，更加迫切的需要建立起完善、可靠、通用的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，也就實現(xiàn)了資源信息化管理工作。

建立起流動人口檔案信息數(shù)據(jù)庫之前，還需要進行系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃工作，減少個別設(shè)計和整體系統(tǒng)不匹配的現(xiàn)象，也減少軟件不兼容和數(shù)據(jù)庫崩潰的現(xiàn)象，保證數(shù)據(jù)庫的長期穩(wěn)定運行。政府正面需要下發(fā)指導(dǎo)通知，利用專業(yè)的軟件設(shè)計公司和人事檔案管理系統(tǒng)做好部署工作，提升系統(tǒng)的有效性和安全性。在各個城市之間做好系統(tǒng)的推廣和使用工作，做好系統(tǒng)運行和信息管理中問題的記錄工作，也就對于問題做好修復(fù)和改進，使其應(yīng)用程度提升，為流動人口的檔案管理提供全方位的保證。流動人口的檔案保護應(yīng)該落實和完善規(guī)章制度，提升管理和維護人員的綜合素質(zhì)，保護工作中安全規(guī)定和信息化原則開展工作，避免檔案外泄，也建立完善的責(zé)任制度，承擔(dān)法律責(zé)任。

2.2加強教育培訓(xùn)，建設(shè)專業(yè)人才隊伍

要積極開展檔案信息管理專項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷創(chuàng)新檔案人才培養(yǎng)模式，以檔案專業(yè)人才引進和基層檔案管理人才培養(yǎng)為重點，優(yōu)化初培人才培養(yǎng)體系，檔案隊伍繼續(xù)教育和專項培訓(xùn)，開展線上線下培訓(xùn)，采取職業(yè)技能競賽、業(yè)務(wù)崗位培訓(xùn)等多種形式，提高檔案管理人員的實際操作能力。定期培訓(xùn)和交流窗口服務(wù)人員，努力培養(yǎng)一批綜合性檔案專業(yè)人才。

2.3加強現(xiàn)代化建設(shè)，實現(xiàn)信息化管理

人事檔案的管理與保存要滿足現(xiàn)代化社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案給檔案管理人員的工作增加了很大的工作量和不便，檔案對存儲環(huán)境的要求也十分高。而隨著先進科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)逐步走進各行各業(yè)為人們帶來工作便利，針對流動人員人事檔案管理，也應(yīng)充分發(fā)揮好現(xiàn)代化設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，加強人事檔案管理信息化建設(shè)。要利用現(xiàn)代化先進設(shè)備給檔案存儲提供良好的保障，同時構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)平臺，將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，向信息化方向發(fā)展，做到信息公開、數(shù)據(jù)共享、幫助需求對象進行網(wǎng)上一鍵登錄，一鍵查詢以及各種業(yè)務(wù)辦理。信息化保存技術(shù)將有利于檔案的檢索、追蹤溯源、便于及時地更新與隨時的查閱管理。流動人員檔案管理的現(xiàn)代化進程是一個隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展逐步完善的過程，未來可以從地方到全國，逐步統(tǒng)一人事檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，完善流動人員人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)對全國范圍內(nèi)的流動人員進行自動化以及動態(tài)化的檔案管理工作，保持軟硬件設(shè)備的及時更新，為流動人員的人事檔案的傳遞縮短通道，讓流動人員的人事檔案發(fā)揮更大的利用價值。

2.5人員流動風(fēng)險控制

服務(wù)期是指用人單位與勞動者約定，經(jīng)用人單位的培訓(xùn)后，勞動者在一定時間內(nèi)不得從本公司離職的一段期限。服務(wù)期的設(shè)置可以有效限制發(fā)展前景較好的員工跳槽離職，降低人才流失風(fēng)險。具體操作中應(yīng)當(dāng)注意以下三個問題。第一，服務(wù)期的期限設(shè)定。用人單位應(yīng)根據(jù)實際情況結(jié)合員工性格特點來決定，一般約定為3—5年最佳。第二，服務(wù)期與勞動合同期限沖突問題。服務(wù)期單方面約束員工行為，相應(yīng)的違約責(zé)任也主要是針對勞動者，勞動合同期限屆滿而服務(wù)期未屆滿時，只要勞動者仍從事原崗位工作，無論勞動合同是否續(xù)簽，均應(yīng)繼續(xù)履行服務(wù)期協(xié)議。第三，違約金的約定。《中華人民共和國勞動合同法》第22條規(guī)定：“勞動者違反服務(wù)期約定的，應(yīng)當(dāng)按照約定向單位支付違約金。違約金的數(shù)額不得超過用人單位提供的培訓(xùn)費用。用人單位要求勞動者支付違約金不得超過服務(wù)期尚未履行的部分所應(yīng)該分?jǐn)偟呐嘤?xùn)費用。”《勞動合同法實施條例》第16條規(guī)定，培訓(xùn)費用“包括用人單位為了對勞動者進行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)而支付的有憑證的培訓(xùn)費用、培訓(xùn)期間的差旅費用以及因培訓(xùn)產(chǎn)生的用于該勞動者的其他直接費用”。因此，企業(yè)在對員工進行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)時一定要留好各項直接支出的收據(jù)或發(fā)票，一旦發(fā)生服務(wù)期糾紛，只要企業(yè)可以提供發(fā)票，證明培訓(xùn)類型和實際發(fā)生的費用，則違約員工必須承擔(dān)向企業(yè)賠償?shù)呢?zé)任，從而降低培訓(xùn)費用損失及人才流失風(fēng)險。

結(jié)論

當(dāng)前我國流動人口的數(shù)量不斷增加，流動的范圍也是不可控的，需要做好面上的服務(wù)，也就使得流動人員人事檔案管理工作難度不斷提升，后續(xù)還面臨著社會問題隱患。傳統(tǒng)管理方式上已經(jīng)難以滿足社會的需要，調(diào)整管理方式，加強流動人口檔案信息化管理十分重要。

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