后評價視角下管道企業(yè)投資項目檔案管理探討

陳星宇

摘要：在項目后評價工作中，后評價工作的重視程度不斷加大，而項目檔案管理對于后評價工作的開展具有重要作用。本文針對項目檔案管理情況進(jìn)行分析，并基于后評價視角下提出對策建議。

關(guān)鍵詞：項目管理;項目后評價;檔案管理

項目后評價是指對已經(jīng)完成的項目或規(guī)劃的目的、執(zhí)行過程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的客觀的分析。通過對投資活動實踐的檢查總結(jié)，確定投資預(yù)期的目標(biāo)是否達(dá)到，項目規(guī)劃是否合理，項目的主要效益指標(biāo)是否實現(xiàn)，并找出成敗原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為未來項目的決策和提高完善投資決策管理水平提出建議及改進(jìn)建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的?！?】投資項目后評價可以說是項目全過程管理的最終環(huán)節(jié)。

一、從后評價視角認(rèn)識加強(qiáng)項目檔案管理工作的重要性

項目后評價通過查詢資料、現(xiàn)場調(diào)研、座談訪談等方式開展，項目存檔資料是項目后評價開展的基礎(chǔ)。項目存檔資料反映了項目運作全過程，反映項目的管理狀況，是項目決策、實施過程的重要成果，也是追溯項目決策、建設(shè)過程的重要依據(jù)。

后評價的開展要求存檔資料齊全、完整，才能全面、真實的反映項目建設(shè)全過程。可以說能否做好項目后評價與項目存檔資料管理有著直接關(guān)系。

二、項目資料管理現(xiàn)狀及存在的問題

現(xiàn)行項目管理主要采用職能式的項目組織管理方式，與此對應(yīng)的項目檔案管理方式為“建管分離模式”。這種模式下，項目的不同建設(shè)階段由不同的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理，項目負(fù)責(zé)人只負(fù)責(zé)項目的某一階段或某一部分。因此每個階段產(chǎn)生資料的主體不同，資料歸檔的主體也不統(tǒng)一。這種管理方式造成項目資料產(chǎn)生主體多、源頭多、歸檔要求不一致等特點。（表1）

基于上述檔案管理模式，項目資料管理存在以下問題：

（一）未建立以項目為單位的全流程項目資料組檔、歸檔制度。

項目資料歸檔未實行以項目為單位，而是以承包、服務(wù)企業(yè)為單位，或者以分部工程為單位進(jìn)行資料收集。究其原因主要為：一是公司未制定發(fā)布以項目為單位的全流程項目資料組檔、歸檔制度。相關(guān)制度規(guī)定：“項目建設(shè)單位各部門或參建單位，應(yīng)在建設(shè)項目竣工驗收前按階段或單項，將經(jīng)過整理的項目文件，提交項目建設(shè)單位檔案管理部門歸檔”。二是在實踐過程中各項資料的產(chǎn)生或管理部門為了便于操作及減少后期整理工作量，在存檔上沒有以項目為單位進(jìn)行資料存檔。

（二）各參與方重視程度不足，未實際落實責(zé)任。

缺乏有效的檔案管理組織，檔案管理工作不到位，從而影響了整體的進(jìn)步與發(fā)展。工程項目施工點多、持續(xù)時間長、流動性大，這些特點在很大程度上給工程項目檔案管理工作增添了不少難題，而且在實際工程項目檔案管理工作中，還缺乏有效的檔案管理組織，這就導(dǎo)致檔案管理工作缺乏組織性、規(guī)范性，并且無論是領(lǐng)導(dǎo)者還是從事這項工作的工作人員，都對工程項目檔案管理工作有所忽視，檔案管理意識不強(qiáng)。

（三）工作人員能力欠缺、經(jīng)驗不足

一般企業(yè)中工程項目檔案管理人員多數(shù)情況下不懂工程，也不具有檔案管理的相關(guān)資質(zhì)及經(jīng)驗，在收取資料、整理資料中無判別資料是否完整，對施工表格記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確更是難以判定【2】。因此在工程項目檔案管理工作中，工作人員能力不夠、素質(zhì)不高、責(zé)任意識不強(qiáng)，將會直接影響到工程項目檔案的質(zhì)量。

三、如何加強(qiáng)項目檔案管理

（一）加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)

在補(bǔ)充專業(yè)人才的同時定期開展項目檔案管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容不限于檔案管理內(nèi)容還應(yīng)包括項目全過程管理的相關(guān)內(nèi)容，培訓(xùn)對象包括檔案管理專門人員及資料產(chǎn)生主體單位，通過組織培訓(xùn)知識講座或是交流研討、對標(biāo)提升等方式，更好的提高檔案管理水平。

（二）建立完善的項目全流程資料組卷、歸檔制度

項目全流程資料組卷、歸檔是一項龐大且復(fù)雜的工作，因此需要建立完善的項目全流程資料組卷、歸檔制度。首先應(yīng)在現(xiàn)行項目管理模式下明確項目資料歸檔管理的責(zé)任主體，確認(rèn)項目建設(shè)單位收集整理項目資料、歸檔責(zé)任;健全、細(xì)化咨詢單位、建設(shè)單位的檔案歸檔主體責(zé)任;明確檔案管理專門人員的主體責(zé)任，做到檔案資料應(yīng)收盡收。其次建立項目資料跟蹤管理機(jī)制，增加過程監(jiān)督和控制，由檔案管理專門人員按照項目進(jìn)度督促相關(guān)部門及時歸檔;在各類委托合同、施工合同中增加檔案歸檔責(zé)任義務(wù)及違約責(zé)任條款。最后按照明確的歸檔范圍、歸檔時間進(jìn)行資料歸檔驗收和考核管理，制定相應(yīng)的考核細(xì)則，定期考核獎罰。

（三）提升項目檔案管理信息化水平

現(xiàn)行使用的檔案管理系統(tǒng)僅是檔案資料的存儲器，未真正實現(xiàn)項目數(shù)據(jù)庫的目的。在規(guī)范項目檔案管理程序的同時應(yīng)提升檔案管理信息化水平，增加項目資料歸檔內(nèi)容指引、資料檢索標(biāo)識管理等功能，設(shè)立不同階段歸檔窗口，由企業(yè)內(nèi)部職能部門、企業(yè)外部咨詢機(jī)構(gòu)以及各承包商共同維護(hù)，最終形成一整套基于項目全過程管理完整的項目檔案。

四、結(jié)論

項目后評價作為舶來品，仍屬于新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，但對于項目管理提升具有重要作用，而項目檔案管理對于項目后評價的開展在起到基礎(chǔ)性作用的同時，項目后評價也會對項目檔案管理水平提出更高的要求。

參考文獻(xiàn)

[1]（國家發(fā)改委《中央政府投資后評價管理辦法》）

[2]田博匯.淺析天然氣管道工程項目檔案管理實踐中的問題與對策[J].《重要企業(yè)管理與科技》.2019（04）34：35