試分析機關單位檔案管理工作要點及優化策略

楊成偉

摘要：本文旨在通過三方面的敘述來對機關單位檔案管理工作要點及優化策略進行分析，首先簡述了現階段機關單位檔案工作的要點，隨后分析了現階段機關單位檔案管理工作的優化策略，最后結束語部分對文章內容進行了總結和概括，為具體的工作實踐提供了指導。

關鍵詞：機關單位;檔案管理工作

引言

檔案管理工作是現階段機關單位工作的重要部分之一，這一部分的工作內容關系到了整體機關單位信息材料的安全、具體的發展方向規劃，日常的工作統籌等等問題，這些都是十分值得進行關注的地方，而在不斷變化的時代背景之下，現階段的機關單位內部的檔案管理工作也需要進行對應的創新發展，這就需要從其工作要點和優化策略上進行對應的分析與探究。

1現階段機關單位檔案工作的要點

伴隨著新時代到來，傳統的檔案管理工作中已經暴露出了一些值得進行關注的重點，這些重點在具體的工作中已經不再起到完全的正向作用，有必要根據時代的變化進行對應的優化和完善，最終促進整體檔案管理工作的進步。

1.1創新發展現階段機關單位檔案管理工作

在各種新技術技術得到普遍應用的今天，原本需要大量人力物力去保存、獲取數據的工作都迎來了春天，信息化技術、網絡化管理技術都一點點的改變著這一行業的發展道路，但有一些問題仍舊需要被關注。在一些地方的檔案管理工作中，仍舊存在著管理模式的落后與老舊。這樣的落后主要可以歸結為兩個方面。一方面是管理人員創新意識的不足，比如在部分機關單位的檔案管理工作中使用的依舊是十幾年前的管理模式，雖然念舊是人之常情，但負責檔案管理的工作人員決定不能因為怕麻煩、不愿改變而不去創新。尤其是新加入到這個行業中的新人，既要掌握檔案管理的方法，以了解其背后的意義，也要將檔案管理和現階段信息化進程相結合，而不是墨守成規，一成不變。除此之外的另一個方面是檔案管理部門的創新意識不足，相比起人員的創新意識不足，相關部門的創新意識不足則顯得更為致命，有的部門并沒有看到各種新技術對于檔案管理工作效率的提升作用，所以體現在了對信息化技術平臺的不夠重視，對檔案管理工作和其他工作經由信息化路徑進行聯合的工作不注重等方面，這些都是造成檔案管理模式相對落后的原因。

1.2注重相關設備與人員的發展

在今天，我們已經可以看到一些檔案管理工作進行了相對應的發展，并且取得了一定成效，可較比起其他此技術較為成熟的國家，我國的檔案管理工作仍顯的不夠先進，這很大程度上來自于檔案管理信息化過程中的投入較少。首先體現在的就是檔案信息化在各個階段與平臺中軟件與硬件的投入不夠，這一現象在部分機關單位中也有著重要體現，一些機關單位的檔案管理系統所應用的設備已經十分老舊，如果不進行相對應的更新換代，這些具有價值信息的未來著實令人擔憂。其次在人員培養方面的投入與其他行業相比較也處于劣勢地位，這就導致了工作人員一來沒有高的收入保障，二來也沒有適宜的培訓成長機會，這兩者交織在一起，造成了檔案管理人員培訓、選拔機制都存在著問題，所以想要解決這些問題，加大對檔案管理工作的投入就必不可少。

2現階段機關單位檔案管理工作的優化策略

上文已經總結了部分出現在具體的檔案管理工作中的問題與困境，不難看出這些問題對于整體的工作有這一定的阻礙作用，很多時候都對最終的工作結果產生著影響，所以需要在具體的工作中進性對應的策略實施，將解決問題作為具體的工作出發點進行合理地工作實踐。

2.1借助信息化手段創新檔案管理工作模式

想要實現機關單位檔案管理工作的創新發展，可以從現階段的時代背景下進行出發，使其與現階段較為熱門的各種技術進行結合，促進其自身的發展與完善，最終提升整體檔案管理工作的質量。而促使這一目標實現的策略主要有兩種，一方面是對借助現階段較為常見的信息技術進行對應的平臺搭建，將所有的數據進行創新化的數據發展。比如可以借助于信息技術達造出機關單位檔案管理工作的平臺，在這一平臺之中，可以將所有的檔案文件進行數據化、圖片化的存儲，以此使得整體的工作內容得以保存，并可以根據具體情況的不同進行調取與查看。另一方面，要對檔案管理部門的創新意識進行培養，鼓勵其建立起符合時代發展的檔案管理系統，再具體的工作中，機關單位可以定期組織觀摩會，帶領對應部分的工作人員到已經具有對應管理模式的地區進行學習，使得其自身的種種工作態度和工作意識發生了變化，愿意自覺地加入到對應的創新發展工作中，為機關單位檔案管理工作的進步做出自身的最大貢獻。

2.2強化硬件設施，培養專業人才

針對于出現于現階段機關單位檔案管理工作中的硬件問題和人員問題，最為直接有效的方法就是從源頭下手，為具體的工作進行合理地硬件準備，同時進一步的加大人才的培養力度，使得相關工作中可以保證整體工作人員的水平處于較為統一的位置。在具體的工作中，可以通過兩方面的工作來對應的目標實現。

首先，需要根據具體機關單位檔案管理工作情況的不同進行對應的硬件設施強化。在一些檔案使用頻率較高的部門中，有必要進行合理地硬件設施強化，使的整體的檔案工作在保存和應用中有更好的表現，小到一張紙大到文件柜，再到整體的檔案管理系統，都可以進行對應的硬件設施強化。

其次，可以從人員的角度入手。一方面完善相關檔案管理人員的福利待遇，為其工作之余的生活提供保障，使其有了長久工作的基礎。另一方面需要相關機關單位不斷的促進檔案管理人員的學習與進步，使其可以進一步的通過具體的工作來實現自身得勁進步，最后再反作用于工作之中。具體可以從開展檔案管理教學互動、開展檔案管理培訓課程，打造檔案管理工作人員晉升體制等等角度來進行對應的工作，最終達到培養專業人才，促進機關單位檔案管理工作發展的目的。

2.3努力做好安全管理工作

管理人員可以合理利用現代互聯網技術手段來提升電子檔案在后續使用、保存管理的安全性，進而對機關單位檔案室中的信息資源進行全方位的保護。此外相關負責人還要派出數位專業人員對電子文件系統、檔案管理系統等方面進行專業化管理，定期對系統中存在的漏洞以及并對進行修復、查殺，在此基礎上也要對檔案信息資源上的共享、訪問等程序設置相關的訪問權限以防文件出現丟失等情況。在開展日常管理的過程中也要對企業現有的電子設備進行檢查，如果在此過程中發現了設備老化、損壞等現象就要及時的上報以此來保證電子文檔的妥善保存。

2.4制定完善的相關制度

在電子文件歸檔與管理方面相關部門一定要制定出一套完善的規劃，只有盡可能的將技術管理方式進行統一才可以在更大限度上提升管理效率。與此同時檔案歸檔與管理工作上也要盡可能的實現信息暢通，只有這樣才能更好的促進檔案歸檔與管理的科學發展。在此基礎上也不要忘記制定出一套完善的規章管理制度，只有這樣才能更好的推進檔案歸檔與管理工作的開展。

3當前機關檔案管理工作中存在的問題

3.1檔案管理部門的重視程度不高

由于機關單位檔案管理工作一直不能受到領導層的重視，導致檔案管理工作不能夠與時俱進，獲得符合時代的工作方式。機關單位的檔案管理工作的主要內容就是對有價值的資料和檔案進行妥善記錄與保存，而這些有價值的資料往往會對事業單位日后的發展道路有很大的借鑒作用。但是單位領導對檔案管理工作的不重視導致員工也不重視這項工作，認為這項工作僅僅就是簡單的看管資料，而沒有對檔案資料進行正確的分類、整理和總結，不能起到檔案管理真正的作用，限制了事業單位的發展。

3.2規范的檔案管理和利用制度

規章制度和工作流程是機關事業單位工作順利開展的依據。目前部分機關事業單位檔案管理還只是停留在依靠各個部門自己來進行管理的階段，導致檔案分散在各科室，缺乏統一高效利用的制度。在檔案管理方式還停留在傳統的“信袋式”管理的階段，不能做到科學的專業管理，導致對信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質檔案管理方式和設備還存有不足。

3.3檔案管理人員的綜合素質不高

就目前來說，我國機關單位對于檔案管理部門所配備的人員綜合素養都不會太高，這是導致檔案管理工作不能得到很好的開展。許多檔案管理工作人員并不是檔案管理專業出身，而是從其他各個崗位調過來進行工作的，這就大大降低了檔案管理工作人員的專業素養，也就不能使得檔案管理工作發揮其真正的作用。

4結束語

綜上所述，在現階段的機關單位檔案管理工作之中，需要對應的工作人員和管理者可以進行充分的思考與觀察，找到具體工作中檔案管理工作的問題與面臨的困境，并對其進行合理地分析，找到下一階段的工作重點。同時，需要將這些問題與重點進行整合，借助于多種形式來進行對應的機關單位檔案管理工作優化，從人才、設備、技術創新的角度進行發展，最終實現整體檔案管理工作的優化。

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