醫院辦公室文書檔案電子化管理方法探究

胡楠

摘 要：本文主要針對醫院辦公室文書檔案電子化管理方法展開深入研究，先闡述了醫院文書檔案管理的現狀，如文書檔案收集工作不夠規范、文書檔案管理制度有待完善、工作人員的素質參差不齊、醫院對辦公室文書檔案缺少足夠重視、檔案管理工作存在局限性、信息化建設水平相對較低等等，然后結合醫院辦公室文化檔案實現電子化管理的必要性，提出了幾點切實可行的管理方法，如構建文書檔案電子化管理體系、加快文書檔案信息化和網絡步伐、實現辦公室工作人員隊伍年輕化、完善安全制度、做好電子檔案維護工作、建立文書檔案電子化工作規范，通過以上措施，促使醫院辦公室文書檔案電子化管理更好實現。

關鍵詞：醫院;辦公室;文書檔案;電子化管理

在醫院辦公室中，最重要的一項工作就是文書檔案整理，此工作主要就是記錄醫院的各個方面，如政策上的發展和人員交替以及財務歷史賬單等等。長期以來，對于辦公室文書檔案工作來說，其整理部分仍運用以往的方式，沒有充分認識到應用計算機的重要性，其應用的比較少，使得醫院檔案電子化應用水平逐漸降低，而且針對辦公室文書檔案現代化的要求等，還不能夠更好滿足。基于此，醫院文書檔案必須要實現電子化管理，進而使得醫院辦公室文書檔案水平獲得提高。

一、醫院文書檔案管理現狀

1.文書檔案收集工作不夠規范

醫院臨床科室基本上都有好幾十個，而且在職員工也非常多。與此同時，醫院歷史悠久，其原始文書檔案和新增資料在種類上相對比較多;在數量上，非常大。對于以往傳統的文書檔案管理來說，基本上以紙質和人力資源管理為主，而且在開展此工作過程中，從檔案管理人員的類別上來看，大多都是醫護人員兼任這項工作，由于專業的差異性，在文件保管和傳達等方面，很有可能存在一定的錯誤。比如，當醫院下發一些通知時，有的工作人員，對書寫的具體格式不夠清楚，使得文件在傳達上，其內容很容易發生缺失;還有在人員表彰等方面，其文件存檔不夠及時，或者重復批復文件發生破損現象;從檔案管理人員的角度上來看，文件在歸檔的過程中，收到的文件資料不夠完整。

2.文書檔案管理制度有待完善

不管是傳統檔案管理工作，還是現代化檔案管理工作，此工作都具有一定的專業性。尤其是在互聯網不斷發展下，對于醫院內部來說，在傳達公告等方面也變得信息化。而對于紙質文檔和電子文檔而言，在醫院文書檔案管理等方面，需要積極完善相關制度，讓檔案管理工作做到有據可依，使檔案歸檔及時化。但是醫院文書檔案管理制度執行時，與實際管理有一定的出入，這就使得文書檔案管理工作變得更加復雜化，而且在人力和物力以及時間上，都需要耗費。

3.工作人員的素質參差不齊

對于醫院文書檔案人員來說，由于數量有限，其綜合素質參差不齊。而且辦公室文件處理人員在平常工作的過程中，不夠專業，較為隨意，有時在處理文件上，不夠及時，有時因執行輪換制度，使得工作開展不具備連續性。一些公文處理人員在工作時，只負責和完成自身輪值的工作，沒有意識到匯總文書檔案的重要性，其重視程度不夠，一旦出現了問題，難以及時糾正過來，如果接替人員再接受此工作時，很有可能繼續出現錯誤。從某種程度上來說，會使得檔案工作人員工作存在返工的現象，加大其成本。

4.醫院對辦公室文書檔案缺少足夠重視

有的醫院領導認為文書檔案工作主要就是留存和保管，在這種單一的認識下，直接關系到醫院經營和發展，其只注重醫療服務水平和創新，忽視了檔案管理，這種情況將直接影響到相關部門對檔案管理工作的關注和配合等問題。而且還忽視了對檔案人員的培養，以及優秀人才的引進，使得檔案管理工作落后，難以滿足現代化檔案管理工作的實際需求，不利于檔案管理電子信息化發展。

5.檔案管理工作存在局限性

針對醫院文書檔案管理，為了能夠更好推進電子化管理，在資金等方面，必須要加大投入力度，并將信息系統建立起來，引進先進的設備。比如，有的醫院文書檔案管理辦公室電腦和系統相對比較落后，在處理文件等方面相對較慢，在室內溫濕度等方面，還缺少相應的調節設備，因此會使得原始紙質文檔發生受潮的現象。

6.信息化建設水平相對較低

在新時期背景下，對于業務辦理體系來說，也在朝著智能化和電子化的方向發展。但是在處理文書檔案的過程中，有的時候還需要通過人力進行查詢、復印。在信息化建設方面，其建設水平不高，一定程度上，針對文書檔案開發不利于更好地實現，這直接關系到信息化建設的進度。比如，檔案管理人員在防護等方面，沒有意識到其重要性，自身的意識不高，再加上對于信息檔案管理系統來說，存在一定的漏洞，此系統很容易遭到黑客的侵入，進而使得資料發生泄露現象。

二、醫院辦公室文書檔案實現電子化管理的必要性

1.實現存在方式多樣化，最大限度保護檔案原件

針對醫院文書檔案，通過電腦充分應用，采取掃描和照相等有效的手段，對于文書檔案來說，可實現備份，防止文書檔案發生丟失，使得以往傳統檔案方式有所突破，進而通過對電子檔案開展管理工作下，能以電子檔案方式來保護檔案原件，避免檔案原件發生丟失的現象。

2.辦公室文書檔案體現出醫院文書檔案價值

辦公室文書檔案電子化，對于檔案資源來說，可進一步實現共享。針對辦公室文件，如果相關科室需要查閱，必須要經過領導批示才可進行查閱，針對這種查閱方式，文件很容易發生丟失，或者是文件歸檔推遲，而且針對政策性的文件不能夠傳達到醫院。對于醫院文書檔案來說，通過實施電子化管理，如果相關科室需要查閱檔案，可通過醫院局域網。在醫院的范圍內實現共享，進而還能不斷提高檔案的實效性，與此同時，確保文書檔案更加完整。

3.不斷提高辦公室的工作效率，文件查找快捷

實現文書檔案電子化，一定程度上，能給文件資源各個方面的工作帶來了便利，如存儲和分類以及統計等方面，使其更加有序化。在查閱文件檔案資料的過程中，如果年份不夠詳細，只將其中的關鍵詞輸入即可，點擊查找即可獲取，并進行打印，從檔案人員的角度來看，為其查閱帶來了便利，使其時間得到了節省，進而獲得良好的工作效果。