醫院人事檔案管理中的PDCA應用

王旭

摘 要：分析PDCA應用于醫院人事檔案管理中的價值與意義。將本院2020年1月至6月未實施PDCA循環管理的100份醫院職工作為常規組，將2020年7月至12月實施PDCA循環管理的100份醫院職工作為觀察組，比較兩組人事檔案的管理質量，包括歸檔率、歸檔資料完整率。分析得出觀察組人事檔案的歸檔率（98%）、歸檔資料完整率（91.83%）明顯高于常規組人事檔案的管歸檔率（86%）、歸檔資料完整率（82.14%），P<0.05。因此PDCA管理是能夠提高醫院人事檔案管理質量，可以考慮積極推廣。

關鍵詞：醫院;人事檔案;管理;PDCA

人事檔案在人事管理活動中有著極為重要的作用，是能夠對職工的德才情況以及成長經歷進行有效記錄與反映。醫院人事檔案的內容形式有很多，包括考核表、職稱評審聘任表、登記表等，會將每一位醫護人員的專業水平、工作經歷、科研水平、獎懲情況等進行真實的記錄與反映，屬于醫護人員個人成長的一種“印證”，所以確保醫院人事檔案材料的完整性與真實性，是醫院進行專業人才管理工作的基礎，并且還能夠最大程度地開發醫院人力資源。不過就目前而言，醫院人事檔案管理存在不健全情況，不僅缺少專業的管理人員，同時檔案室缺乏完善的設備條件，從而導致檔案資料歸檔不及時、檔案材料分類不標準、信息記載前后不一致的情況，進而會影響檔案材料信息的準確性。而PDCA循環管理在醫院人事檔案管理中的應用是能夠將檔案管理質量與效率極大地提升，通過每一次循環來階梯式上升檔案管理的完整性與真實性。本文的研究對象為醫院職工，共200份，均為我院2020年1月至2020年12月期間病案，以此來研究分析PDCA循環管理在醫院人事檔案管理中的作用與效果。

一、資料與方法

1.基礎資料

將本院2020年1月至6月未實施PDCA循環管理的100份醫院職工作為常規組，將2020年7月至12月實施PDCA循環管理的100份醫院職工作為觀察組，包括在編人員、合同制人員、退休返聘人員等，醫院人事檔案來源比較無差異，P>0.05。

2.實施方法

（1）計劃階段（Plan）

組織相關工作人員進行討論，最終將導致醫院人事檔案管理的相關問題分為16個方面，即醫院人員情況復雜、醫院職工對人事檔案的具體流程與要求不清楚、醫院職工缺乏足夠的培訓工作、醫院職工日常工作繁忙，缺乏足夠的關注、檔案管理缺乏較高的信息化管理、歷史遺留問題導致人事檔案資料不全、人事檔案管理系統缺乏專業性、硬件條件偏低，缺少與之對應的硬件設施，包括電腦與檔案室等、缺少專業水平較高的專職檔案管理人員、檔案管理人員缺少積極性、不完善的檔案管理規章制度、高層領導對其缺乏足夠的認識、獎懲措施不到位、醫院對其缺乏足夠的重視。在明確問題后，需要對要因進行確認，將主因與次因進行區分，同時對其原因進行討論與分析，經過討論與分析，明確導致檔案管理混亂的主要原因是因為醫院對其缺乏足夠的重視。之后再擬定計劃與措施，為了使醫院人事檔案管理更加規范化與標準化，醫院可以在年度工作計劃中納入檔案管理，經同部署、同推進、同考核，對各項工作步驟進行明確，同時將需要的人員與物質計劃詳細呈列。在工作計劃方面，需要制定比較完整的醫院人事檔案工作計劃，將工作目標、工作任務以及工作步驟進行明確，同時對相關工作人員的崗位職責、工作流程以及規章制度進行明確;在人員計劃方面，需要對專職人員的培訓力度進行加強，同時配備與之相應的協助人員以及檔案管理系統的專業技術人員;根據工作的需求與需要，配備對應的設備，提報財務預算，并配齊除濕器、復印件、電腦、滅菌器、打印機等設施，同時申請醫院人事檔案管理的專用庫房，在庫房中配備醫院人事檔案信息管理系統。

（2）執行階段（Do）

由醫院領導對其進行監督，確保計劃能夠高效的執行，實施集中統一的管理模式，不斷增強管理人員的檔案業務學習，促使檔案管理人員能夠積極主動地參加檔案管理相關的業務知識培訓。檔案管理人員還需要對人事檔案方面的新規定進行不斷學習，使其能夠及時有效地掌握新時期的人事檔案管理新標準。在對人事檔案資料進行收集時，需要對其內容以及范圍進行明確，確保所收集的檔案資料與新規定相符，并將無關材料的收集減少。醫院建立專門的檔案室，由3名專職工作人員對其負責，同時由相關人員協助完成，醫院分開管理編制內以及編制外的人事檔案，在醫院檔案室中集中存放編制內的職工資料，而編制外的人員，則由市人才服務中心進行統一保管。而且醫院還需要配備專門的人事檔案管理系統，從而落實信息化檔案管理。在以往實踐過程中，由于許多檔案都是屬于一次性入檔，通常都不會根據實際情況來對其完善與修改，容易產生檔案資料不完整的情況。所以醫院需要對檔案進行集中性梳理，對相關材料進行不斷完善與健全，針對工作人員檔案中所缺少的材料，需要將其一一列出，然后用紙質形式來對個人進行通知，同時要求個人在限期內對其進行整改，從而形成動態的補充機制。

（3）檢查階段（Check）

對執行階段的效果進行檢查、驗證與評估，同時對執行階段的具體落實情況進行記錄，并將執行階段所產生的問題進行及時統計與匯總。如果執行階段的效果達到了計劃目標，則對前期的工作展開實時總結，然后將好的工作經驗進行推廣。如果執行階段的效果未必能夠實現計劃目標，則需要對目標進行多方面分析，以此來了解計劃目標的設定是否不切合實際或者有偏高情況。醫院需要全面的檢查和評估信息化建設水平、規章制度的制定、人員的培訓以及檔案室的硬件配備等情況，然后逐一對其進行審核，對落實情況進行有效監督。記錄并匯總檢查情況，然后將匯總數據轉化為書面材料，在績效考核中納入檢查與評估結果，進而最大程度調動檔案專職人員的工作積極性與熱情。除此之外，醫院還需要定期的召開協調會，將各個科室之間的溝通與交流進行加強，然后詢問相關科室對醫院人事檔案管理下一步的建設意見。