機關事業單位人事檔案管理能力提升策略研究

趙彪

摘 要：機關事業單位人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督和評價人才的重要基礎，為維護人才權益提供了重要的信息支撐。加強機關事業單位人事檔案管理，不僅是維護機關事業單位干部職工切身利益的需要，更是機關事業單位人力資源結構優化的內在要求。本文對全面深化改革背景下機關事業單位人事檔案管理中存在的問題進行剖析，并提出人事檔案管理能力提升的具體策略，以期為機關事業單位人事檔案管理工作的開展提供一定的思路。

關鍵詞：機關事業單位;人事檔案管理;檔案深化改革

做好人事檔案管理是機關事業單位提升內部管理效率的重要途徑，通過人事檔案可以清晰地做好人員分析，為人員的調配、任用提供科學依據。同時，檔案資料作為重要個人數據資料，為職工的升職、調崗、退休提供了數據參考。在全面深化改革背景下，機關事業單位在人事檔案管理方面的復雜程度進一步加劇，只有不斷加強人事檔案的管理，才能促進人事檔案合理且科學的發展。

一、機關事業單位人事檔案管理概述

人事檔案管理是以人事檔案為對象，對其進行收集、整理、保管、鑒定以及利用等一系列活動的過程。人事檔案在人事管理活動中形成，其所反映的個人經歷及相關表現，是對個人進行考察的重要文件資料。在全面深化改革背景下做好人事檔案管理工作，是新時期機關事業單位管理效率提升的內在要求 。開展認識檔案管理工作，具有十分重要的意義：

1.有利于優化機關事業單位人力資源結構，提升個體效能

人力資源作為第一生產力，其在機關事業單位中發揮的作用是毋庸置疑的。作為反映機關事業單位干部職工自然情況、思想經歷、專業素養、工作業績的記錄性材料，人事檔案為機關事業單位人力資源規劃以及結構優化提供了參考。通過對人事檔案管理能力的提升，機關事業單位能夠更好進行人力資源挖掘，提高人力資源管理的效率。與此同時，進一步激發了干部員工對于工作的積極性，提升了個體效能。

2.為機關事業單位評估、調配個體工作提供基礎資料

機關事業單位人事檔案是教育培訓、選拔任用、管理監督和評價人才的重要基礎，是社會信用體系的重要組成部分。在全面改革過程中，機關事業單位也陸續進行了工作評價機制的改革，晉升制度也有所調整，基于上述背景所產生的個人工作表現也納入了人事檔案范圍，形成了完整的人事信息鏈。人事檔案管理則是按照規范的管理流程，對人事信息進行收集、鑒別、審核、加工、編目、整理、保管、利用和轉遞，在其過程中所提取的關鍵信息為個人工作評價以及職位任免提供了參考，為客觀判斷創造了必要條件。

3.開展人事檔案管理，有助于提升檔案資料管理效率，實現規范化管理

做好人事檔案管理是全面做好機關事業單位檔案管理工作的構成部分，在機關事業單位人事檔案管理中建立有效并且規范的管理體系，保護檔案資料不被損壞，再結合各系統的實際情況，創新人事檔案的管理模式，促使檔案管理工作更好地服務于機關事業單位的發展，維護人事檔案的安全。

二、機關事業單位人事檔案管理中存在的問題

在機關事業單位人事檔案管理實踐中，人事檔案管理改進與全面深化改革要求并非完全同步，凸顯出了一系列問題，這些問題既是機關事業單位人事檔案提升的關鍵，也是其進行優化的著眼點。

1.組織機構設計存在漏洞，機制協調作用難以發揮

《機關檔案工作條例》規定，機關必須成立檔案工作機構，或結合實際情況配置專兼職檔案人員。從機關事業單位的實踐來看，在檔案工作組織機構方面還存在以下問題：

（1）缺乏頂層協調機制。頂層設計是重要的思維方法，對于管理而言十分重要。然而，只意識到其重要性是不夠的，還必須掌握進行“頂層設計”的方法論。在機關事業單位的人事檔案管理中，也存在著頂層設計問題，以檔案信息化建設為例，僅僅依靠檔案管理部門的力量是很難全面實施的，必須得到各業務部門的支持和配合，而這些內容在頂層實際的分工中往往沒有體現。

（2）機構要求存在盲區。部分機關事業單位并未設立檔案機構，但是配置了專職或者兼職的檔案管理人員，在這樣的情況下人員的職責歸屬在機構層面并不清晰，檔案工作職責無所依附，導致檔案工作職責很難有效履行。

（3）缺少檔案工作網絡。機關事業單位的人事檔案工作是人事工作的延續，涉及機關事業單位的每個部門、每位工作人員，必須借助多方的力量形成合理有效的工作機制，才能搭建起檔案工作的網絡，支持日常業務開展的需要。然而，在實踐中，人事檔案管理工作卻成為了一個獨立于其他業務線條的工作，管理合力無從談起。

2.檔案管理的規范化程度低，工作質量有待提高

人事檔案管理是一項高度規范化的工作，在每一個管理流程都有具體的操作規范，也只有這樣才能確保人事檔案信息的準確性。在實踐工作中，機關事業單位人事檔案管理的規范化程度還不高，在業務層面凸顯出了信息收集制度不健全、分類體系不科學、審核程序執行不力、鑒定環節尚未開展、轉遞程序存在漏洞等問題，嚴重影響了人事檔案信息的質量。在部分機關事業單位的干部檔案專審中，甚至還存在了信息內容造假的情況，工作質量亟待提升。

究其原因，一方面是檔案管理人員對于檔案工作的重視程度不足，在實施檔案管理工作的過程中，不認真、不負責，主觀上麻痹大意，對于存在的問題也沒有主動進行改正。另一方面受限于人事檔案管理人員專業，標準化工作思路不清晰，標準不明確，導致工作很難開展。加之，部分機關事業單位在監管上不到位，缺少檔案管理責任制度，導致了檔案管理的規范化難以得到保證。

3.檔案工作人員配置不科學，制約檔案工作發展

（1）人員配置數量不合理，專業匹配度低。是否配置專職檔案管理人員、配置幾名專職檔案管理人員、可否以兼職人員替代專職檔案管理人員，這些問題都需要以事實為依據，進一步論證確定人員配置的合理數量。然而，部分機關事業單位還存在“拍腦子”定崗位人員的情況，并沒有考慮檔案工作的實際情況，導致了檔案人員配置數量不合理，應設置專職人員的未設置專職人員，應足額配置人員的未實現足額配置，嚴重影響了人事檔案工作的開展。此外，檔案人員專業匹配度問題也比較突出，在檔案從業人員中，真正專業對口、經驗匹配的人員并不多，大多是從其他領域“跨界”從事檔案工作，在專業人才引進方面需要進一步完善。