機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理能力提升策略研究

趙彪

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督和評(píng)價(jià)人才的重要基礎(chǔ)，為維護(hù)人才權(quán)益提供了重要的信息支撐。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理，不僅是維護(hù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部職工切身利益的需要，更是機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化的內(nèi)在要求。本文對(duì)全面深化改革背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行剖析，并提出人事檔案管理能力提升的具體策略，以期為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展提供一定的思路。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;檔案深化改革

做好人事檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位提升內(nèi)部管理效率的重要途徑，通過(guò)人事檔案可以清晰地做好人員分析，為人員的調(diào)配、任用提供科學(xué)依據(jù)。同時(shí)，檔案資料作為重要個(gè)人數(shù)據(jù)資料，為職工的升職、調(diào)崗、退休提供了數(shù)據(jù)參考。在全面深化改革背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理方面的復(fù)雜程度進(jìn)一步加劇，只有不斷加強(qiáng)人事檔案的管理，才能促進(jìn)人事檔案合理且科學(xué)的發(fā)展。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理概述

人事檔案管理是以人事檔案為對(duì)象，對(duì)其進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定以及利用等一系列活動(dòng)的過(guò)程。人事檔案在人事管理活動(dòng)中形成，其所反映的個(gè)人經(jīng)歷及相關(guān)表現(xiàn)，是對(duì)個(gè)人進(jìn)行考察的重要文件資料。在全面深化改革背景下做好人事檔案管理工作，是新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理效率提升的內(nèi)在要求 。開(kāi)展認(rèn)識(shí)檔案管理工作，具有十分重要的意義：

1.有利于優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源結(jié)構(gòu)，提升個(gè)體效能

人力資源作為第一生產(chǎn)力，其在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中發(fā)揮的作用是毋庸置疑的。作為反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部職工自然情況、思想經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、工作業(yè)績(jī)的記錄性材料，人事檔案為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源規(guī)劃以及結(jié)構(gòu)優(yōu)化提供了參考。通過(guò)對(duì)人事檔案管理能力的提升，機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠更好進(jìn)行人力資源挖掘，提高人力資源管理的效率。與此同時(shí)，進(jìn)一步激發(fā)了干部員工對(duì)于工作的積極性，提升了個(gè)體效能。

2.為機(jī)關(guān)事業(yè)單位評(píng)估、調(diào)配個(gè)體工作提供基礎(chǔ)資料

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案是教育培訓(xùn)、選拔任用、管理監(jiān)督和評(píng)價(jià)人才的重要基礎(chǔ)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分。在全面改革過(guò)程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也陸續(xù)進(jìn)行了工作評(píng)價(jià)機(jī)制的改革，晉升制度也有所調(diào)整，基于上述背景所產(chǎn)生的個(gè)人工作表現(xiàn)也納入了人事檔案范圍，形成了完整的人事信息鏈。人事檔案管理則是按照規(guī)范的管理流程，對(duì)人事信息進(jìn)行收集、鑒別、審核、加工、編目、整理、保管、利用和轉(zhuǎn)遞，在其過(guò)程中所提取的關(guān)鍵信息為個(gè)人工作評(píng)價(jià)以及職位任免提供了參考，為客觀判斷創(chuàng)造了必要條件。

3.開(kāi)展人事檔案管理，有助于提升檔案資料管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

做好人事檔案管理是全面做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的構(gòu)成部分，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中建立有效并且規(guī)范的管理體系，保護(hù)檔案資料不被損壞，再結(jié)合各系統(tǒng)的實(shí)際情況，創(chuàng)新人事檔案的管理模式，促使檔案管理工作更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，維護(hù)人事檔案的安全。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)踐中，人事檔案管理改進(jìn)與全面深化改革要求并非完全同步，凸顯出了一系列問(wèn)題，這些問(wèn)題既是機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案提升的關(guān)鍵，也是其進(jìn)行優(yōu)化的著眼點(diǎn)。

1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)存在漏洞，機(jī)制協(xié)調(diào)作用難以發(fā)揮

《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定，機(jī)關(guān)必須成立檔案工作機(jī)構(gòu)，或結(jié)合實(shí)際情況配置專(zhuān)兼職檔案人員。從機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)踐來(lái)看，在檔案工作組織機(jī)構(gòu)方面還存在以下問(wèn)題：

（1）缺乏頂層協(xié)調(diào)機(jī)制。頂層設(shè)計(jì)是重要的思維方法，對(duì)于管理而言十分重要。然而，只意識(shí)到其重要性是不夠的，還必須掌握進(jìn)行“頂層設(shè)計(jì)”的方法論。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理中，也存在著頂層設(shè)計(jì)問(wèn)題，以檔案信息化建設(shè)為例，僅僅依靠檔案管理部門(mén)的力量是很難全面實(shí)施的，必須得到各業(yè)務(wù)部門(mén)的支持和配合，而這些內(nèi)容在頂層實(shí)際的分工中往往沒(méi)有體現(xiàn)。

（2）機(jī)構(gòu)要求存在盲區(qū)。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位并未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)，但是配置了專(zhuān)職或者兼職的檔案管理人員，在這樣的情況下人員的職責(zé)歸屬在機(jī)構(gòu)層面并不清晰，檔案工作職責(zé)無(wú)所依附，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)很難有效履行。

（3）缺少檔案工作網(wǎng)絡(luò)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案工作是人事工作的延續(xù)，涉及機(jī)關(guān)事業(yè)單位的每個(gè)部門(mén)、每位工作人員，必須借助多方的力量形成合理有效的工作機(jī)制，才能搭建起檔案工作的網(wǎng)絡(luò)，支持日常業(yè)務(wù)開(kāi)展的需要。然而，在實(shí)踐中，人事檔案管理工作卻成為了一個(gè)獨(dú)立于其他業(yè)務(wù)線(xiàn)條的工作，管理合力無(wú)從談起。

2.檔案管理的規(guī)范化程度低，工作質(zhì)量有待提高

人事檔案管理是一項(xiàng)高度規(guī)范化的工作，在每一個(gè)管理流程都有具體的操作規(guī)范，也只有這樣才能確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性。在實(shí)踐工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化程度還不高，在業(yè)務(wù)層面凸顯出了信息收集制度不健全、分類(lèi)體系不科學(xué)、審核程序執(zhí)行不力、鑒定環(huán)節(jié)尚未開(kāi)展、轉(zhuǎn)遞程序存在漏洞等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了人事檔案信息的質(zhì)量。在部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部檔案專(zhuān)審中，甚至還存在了信息內(nèi)容造假的情況，工作質(zhì)量亟待提升。

究其原因，一方面是檔案管理人員對(duì)于檔案工作的重視程度不足，在實(shí)施檔案管理工作的過(guò)程中，不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)，主觀上麻痹大意，對(duì)于存在的問(wèn)題也沒(méi)有主動(dòng)進(jìn)行改正。另一方面受限于人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)，標(biāo)準(zhǔn)化工作思路不清晰，標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致工作很難開(kāi)展。加之，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在監(jiān)管上不到位，缺少檔案管理責(zé)任制度，導(dǎo)致了檔案管理的規(guī)范化難以得到保證。

3.檔案工作人員配置不科學(xué)，制約檔案工作發(fā)展

（1）人員配置數(shù)量不合理，專(zhuān)業(yè)匹配度低。是否配置專(zhuān)職檔案管理人員、配置幾名專(zhuān)職檔案管理人員、可否以兼職人員替代專(zhuān)職檔案管理人員，這些問(wèn)題都需要以事實(shí)為依據(jù)，進(jìn)一步論證確定人員配置的合理數(shù)量。然而，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位還存在“拍腦子”定崗位人員的情況，并沒(méi)有考慮檔案工作的實(shí)際情況，導(dǎo)致了檔案人員配置數(shù)量不合理，應(yīng)設(shè)置專(zhuān)職人員的未設(shè)置專(zhuān)職人員，應(yīng)足額配置人員的未實(shí)現(xiàn)足額配置，嚴(yán)重影響了人事檔案工作的開(kāi)展。此外，檔案人員專(zhuān)業(yè)匹配度問(wèn)題也比較突出，在檔案從業(yè)人員中，真正專(zhuān)業(yè)對(duì)口、經(jīng)驗(yàn)匹配的人員并不多，大多是從其他領(lǐng)域“跨界”從事檔案工作，在專(zhuān)業(yè)人才引進(jìn)方面需要進(jìn)一步完善。