探析電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作路徑

吳全蓓 國(guó)網(wǎng)重慶市電力公司

在電力項(xiàng)目建設(shè)中，檔案管理工作是對(duì)每一建設(shè)環(huán)節(jié)及工程項(xiàng)目施工進(jìn)行詳細(xì)的記錄，具體是指電力建設(shè)項(xiàng)目議案、項(xiàng)目決策、工程施工以及工程竣工全過(guò)程中所涉及的各種信息資料進(jìn)行歸納存儲(chǔ)，比如項(xiàng)目建設(shè)的影像材料、數(shù)據(jù)信息、文檔、文件、圖紙與圖表等等。對(duì)于電力項(xiàng)目建設(shè)來(lái)說(shuō)，高效率、高質(zhì)量的檔案管理有利于促進(jìn)相關(guān)工程的有序發(fā)展，以此優(yōu)化電力工程項(xiàng)目的建設(shè)成果。

一、電力建設(shè)項(xiàng)目檔案

相對(duì)于其他檔案管理工作，電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理具有一定的技術(shù)性，只有保證相關(guān)檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性，才能順利推進(jìn)電力建設(shè)項(xiàng)目。檔案管理工作貫穿于電力項(xiàng)目建設(shè)的始終，具體包括工程勘探、工程招標(biāo)，項(xiàng)目設(shè)計(jì)以及施工、竣工過(guò)程中所設(shè)計(jì)的各種數(shù)據(jù)信息資料[1]。新時(shí)期，隨著電力建設(shè)項(xiàng)目的不斷完善，檔案管理已經(jīng)納入電力工程項(xiàng)目質(zhì)量管理體系中，檔案管理效率直接關(guān)系到施工安全、應(yīng)用保障及項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督等方方面面，因此電力企業(yè)必須對(duì)加強(qiáng)檔案管理工的重視。在電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，檔案管理人員需要掌握檔案資料管理核心，依據(jù)相關(guān)要求做好檔案信息資料分類、整理、歸納與存儲(chǔ)，保證數(shù)據(jù)、信息及文件齊全。以提升電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平。

二、電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作過(guò)程

（一）電力建設(shè)項(xiàng)目施工前期的檔案資料管理

在電力建設(shè)項(xiàng)目施工前期所涉及的檔案信息資料包括，工程項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、項(xiàng)目審批材料、工程項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、設(shè)計(jì)資料、項(xiàng)目建議書(shū)、招標(biāo)文件以及一系列的項(xiàng)目管理性文件資料。這些文件大都以圖文、紙質(zhì)文件等形式存在，需要專門(mén)的檔案管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)與存儲(chǔ)，以免檔案信息丟失[2]。

（二）電力建設(shè)項(xiàng)目施工過(guò)程中的檔案資料管理

電力建設(shè)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)施工，需要多部門(mén)通力合作以順利推進(jìn)項(xiàng)目，比如項(xiàng)目設(shè)計(jì)部門(mén)、工程監(jiān)理單位及施工單位等等，因而在項(xiàng)目施工過(guò)程中會(huì)涉及多種多樣的信息資料與工程材料。對(duì)于電力建設(shè)項(xiàng)目施工過(guò)程中的檔案資料管理工作來(lái)說(shuō)，龐大的工作量，檔案管理人員可能無(wú)法有效掌控，這就需要相關(guān)檔案管理人員認(rèn)負(fù)責(zé)地對(duì)待檔案管理工作，做好各類信息資料、文件材料的分類、歸檔與存儲(chǔ)工作，以保證檔案資料的完整性與可靠性。

（三）電力建設(shè)項(xiàng)目竣工后的檔案資料管理

電力建設(shè)項(xiàng)目竣工后的檔案資料包括到電力項(xiàng)目竣工圖紙、工程質(zhì)量審核評(píng)定材料、施工現(xiàn)場(chǎng)映像材料，以及各機(jī)構(gòu)部門(mén)給出的工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，需要檔案管理人員做好存儲(chǔ)工作，以便與電力項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際作對(duì)照，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，做出優(yōu)化調(diào)整[3]。

三、優(yōu)化電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的有效路徑

（一）關(guān)注檔案質(zhì)量

在電力項(xiàng)目建設(shè)中，提升檔案管理工作水準(zhǔn)，相關(guān)負(fù)責(zé)人與檔案管理人員必須重視檔案管理質(zhì)量。一方面，提升檔案管理工作的科學(xué)性，規(guī)范檔案管流程，建立一整套檔案質(zhì)量管理體系，檔案管理人員需嚴(yán)格按照檔案資料管理要求及步驟，做好信息資料、文件材料收集、整理與歸納工作在，以保證檔案資料管理的質(zhì)量。另一方面，加強(qiáng)檔案管理檢驗(yàn)，定期下發(fā)檢驗(yàn)通知書(shū)，推進(jìn)檔案資料管理檢驗(yàn)工作，并根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果編寫(xiě)書(shū)面報(bào)告。與此同時(shí)，對(duì)于違規(guī)操作、不按照檔案管理要求執(zhí)行檔案管理工作的人員，或是因人為失誤造成相關(guān)文件資料丟失的行為，予以一定的懲處，在優(yōu)化電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有效強(qiáng)化檔案管理人員的質(zhì)量管理意識(shí)。

（二）建立完善的檔案管理制度

在電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，優(yōu)化檔案管理工作，規(guī)范檔案管理過(guò)程，需要建立完善的檔案管理制度，以保證相關(guān)檔案信息與文件材料的完整性與準(zhǔn)確性。比如在電力項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)工與竣工階段，召開(kāi)項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)，讓相關(guān)檔案管理人員參與其中，以便其深入了解項(xiàng)目施工進(jìn)度，并做好檔案管理工作。制定設(shè)備開(kāi)箱制度，并要求檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行，一旦發(fā)現(xiàn)設(shè)備材料丟失的情況，應(yīng)立即聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或是廠家補(bǔ)充相應(yīng)的設(shè)備出廠信息資料，以保證檔案信息的灣站可靠。此外，需要制定施工現(xiàn)場(chǎng)檔案規(guī)范管理制度，對(duì)于項(xiàng)目施工環(huán)節(jié)及電力設(shè)備設(shè)施安全中的記錄、數(shù)據(jù)信息及報(bào)告等進(jìn)行想盡記錄，并通過(guò)相關(guān)工程監(jiān)理、工程施工及項(xiàng)目建設(shè)單位的審核檢查，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，以保證電力建設(shè)檔案信息資料的完整性與準(zhǔn)確性。

（三）加強(qiáng)相關(guān)檔案資料收集與歸納

在電力工程項(xiàng)目建設(shè)中，保證檔案管理工作效率與質(zhì)量，需要檔案管理人員做好基礎(chǔ)性工作，比如檔案信息資料以及文件材料的分類、收集與整理歸納等。從店里建設(shè)項(xiàng)目設(shè)立到施工及工程項(xiàng)目完工的整個(gè)過(guò)程中，相關(guān)檔案管理人員需要對(duì)所涉及的每一類工程圖紙、項(xiàng)目文件、影像材料、圖表數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與歸納。相關(guān)檔案管理人員可運(yùn)用信息技術(shù)，監(jiān)理檔案信息資料管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)文檔及相關(guān)項(xiàng)目資料掃描傳輸至數(shù)據(jù)庫(kù)，以便更好地管理。與此同時(shí)，做好紙質(zhì)資料及項(xiàng)目文件收集與存儲(chǔ)管理，以保證檔案信息的完整度。除此之外，還需做好檔案資料驗(yàn)收核查工作，對(duì)于電力建設(shè)項(xiàng)目的一些審核文件、重要合同協(xié)議及檢測(cè)報(bào)告等，做好社審核查驗(yàn)工作。對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)施工錄音、錄像等比較難以收集的檔案資料，相關(guān)檔案管理人員需要提前做好應(yīng)對(duì)處理，以保證檔案管理工作效率。

四、結(jié)論

總之，優(yōu)化優(yōu)化電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，需要相關(guān)負(fù)責(zé)人與檔案工作人員關(guān)注檔案質(zhì)量，建立完善的檔案管理制度，并加強(qiáng)相關(guān)檔案資料收集與歸納，以保證檔案信息資料的完整性與準(zhǔn)確性。