信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

摘要：醫(yī)院檔案管理工作比較重要，注重現(xiàn)代信息技術(shù)研究，合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)方法，能夠降低成本支出，提升檔案管理自動化水平，推廣應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，規(guī)范信息工作，查找檔案資料，共享檔案資源。在本文研究中，注重分析信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用價(jià)值

在社會發(fā)展過程中，醫(yī)院屬于重要組成內(nèi)容。醫(yī)院為了有序開展內(nèi)部工作，必須加大檔案管理力度。在醫(yī)院檔案中，記載較多傳統(tǒng)發(fā)展模式，且數(shù)據(jù)信息價(jià)值高。在現(xiàn)代科技支持下，傳統(tǒng)檔案管理方式，不能適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展，因此必須合理應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)。

1、現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

1.1降低成本支出

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作，主要應(yīng)用紙質(zhì)形式。然而紙質(zhì)形式不能滿足社會需求，管理影響因素比較多。醫(yī)院工作量持續(xù)增加，相應(yīng)加劇工作內(nèi)容復(fù)雜度。檔案管理人員，既要分析和研究檔案庫存，還需要保存和維護(hù)檔案內(nèi)容，避免檔案受到蟲蝕和環(huán)境污染。紙質(zhì)版檔案檢索與查閱流程繁瑣，需要在檔案信息內(nèi)查詢價(jià)值信息，時(shí)間與精力浪費(fèi)較多。此種檔案管理方式，對人力、物力、財(cái)力的需求度較高。因此，醫(yī)院開展檔案管理工作時(shí)，成本消耗量比較大，會加劇醫(yī)院發(fā)展負(fù)擔(dān)。然而，通過應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠消除傳統(tǒng)檔案管理缺陷與不足，確保檔案管理工作的快捷性與便利性，節(jié)省醫(yī)院成本支出，促進(jìn)醫(yī)院高效化發(fā)展。

1.2自動化管理檔案

醫(yī)院檔案管理內(nèi)容比較多，比如病歷檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。病歷檔案較為特殊，記錄患者病情，不僅為醫(yī)院工作提供便利，還可以為學(xué)習(xí)與生活提供依據(jù)。因此，在醫(yī)院檔案管理工作中，合理應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，能夠提升檔案管理工作自動化，且內(nèi)容查找便捷性，為醫(yī)院工作提供便利性。

2、現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

2.1數(shù)據(jù)管理信息化應(yīng)用

數(shù)據(jù)管理信息化，是信息技術(shù)的檔案管理應(yīng)用表現(xiàn)。在醫(yī)院檔案管理工作中，合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與軟件，可以全面提升檔案管理效果。為了確保醫(yī)院檔案管理工作實(shí)效性，在正式工作之前，應(yīng)當(dāng)做好準(zhǔn)備工作，順利開展各項(xiàng)檔案管理工作。一般來說，為了確保醫(yī)院檔案管理效果，必須建立標(biāo)準(zhǔn)化局域網(wǎng)絡(luò)，檔案管理人員通過信號與網(wǎng)絡(luò)方式，能夠準(zhǔn)確分析檔案數(shù)據(jù)管理工作，維護(hù)檔案信息科學(xué)性與真實(shí)性。注重提升醫(yī)院檔案信息使用率，發(fā)揮出檔案資源應(yīng)用價(jià)值與優(yōu)勢，為醫(yī)院工作提供便利性。

2.2人才管理信息化應(yīng)用

醫(yī)院檔案管理工作中，人力資源的作用價(jià)值非常高。在檔案人才管理信息化中，合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。為了順利開展醫(yī)院檔案管理工作，必須提升人員專業(yè)二技能與水素養(yǎng)。在醫(yī)院檔案管理工作中，注重加強(qiáng)人員管理。醫(yī)院不僅要了解和分析信息化技術(shù)應(yīng)用，還需要做好醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新。醫(yī)院管理模式創(chuàng)新中，合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、先進(jìn)技術(shù)。為了確保檔案管理人才信息化發(fā)展，醫(yī)院管理人員注重分析工作人員能力素養(yǎng)，做好教育與培訓(xùn)工作，以此加強(qiáng)人員專業(yè)技能。同時(shí)，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理重要性，端正檔案工作態(tài)度，并且投入到檔案管理工作中，為醫(yī)院檔案管理提供便利性。此外，檔案管理人員，不僅要具備理論知識，還應(yīng)當(dāng)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，科學(xué)查找和管理檔案內(nèi)容，減少人員誤操作，避免損害檔案信息內(nèi)容。

2.3安全管理信息化應(yīng)用

為了順利開展醫(yī)院檔案管理工作，必須全面提升安全管理信息化。由于檔案具備原始性特點(diǎn)，因此醫(yī)院檔案管理工作中，必須嚴(yán)禁檔案內(nèi)容刪減與修改。同時(shí)，避免檔案信息內(nèi)容的不良攻擊，保障檔案信息保密性與安全性。為了處理好上述問題，必須做好醫(yī)院檔案安全化管理。在檔案安全管理中，合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以提升檔案安全管理的信息化水平，以此確保檔案信息內(nèi)容安全性。檔案安全管理工作，可以基于以下幾點(diǎn)入手：第一，聯(lián)合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展，制定標(biāo)準(zhǔn)化安全管理體系，落實(shí)機(jī)制體系，將其作為技術(shù)人員遵循標(biāo)準(zhǔn)。注重加強(qiáng)技術(shù)人員安全意識、法律意識。開展檔案管理工作時(shí)，可以規(guī)范自身行為，確保各項(xiàng)工作的合法性。第二，醫(yī)院內(nèi)部建立安全管理系統(tǒng)，盡早掌握檔案管理問題，同時(shí)上報(bào)管理人員，維護(hù)檔案信息安全性。

3、醫(yī)院檔案信息化管理新模式

3.1醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)

應(yīng)用瀏覽器/服務(wù)器技術(shù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)系統(tǒng)，該結(jié)構(gòu)可以打破時(shí)間、空間限制，為用戶提供查詢、打印檔案服務(wù)功能。服務(wù)器由管理員統(tǒng)一管理，維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)行安全性。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)，涉及到數(shù)據(jù)層、應(yīng)用層、門戶層，如圖1所示。

綜合管理信息系統(tǒng)，模塊設(shè)計(jì)與功能實(shí)現(xiàn)如下：第一，界面：系統(tǒng)包含用戶、管理員界面，能夠分隔用戶、數(shù)據(jù)庫管理。分離兩個(gè)界面，可以維護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全性。盡管系統(tǒng)可以為用戶、管理員提供查詢、打印、錄入功能，但是管理人員具備修改權(quán)限功能。第二，管理模塊與功能：無論是用戶界面，還是管理員界面，都需要由管理模塊組成。用戶界面中，各個(gè)檔案管理模塊，由數(shù)據(jù)查詢、錄入與管理菜單組成。管理員界面管理模塊，增設(shè)錄入數(shù)據(jù)的批量化管理，通過該菜單，能夠刪除臨時(shí)數(shù)據(jù)表信息，比如垃圾信息，用戶未及時(shí)存儲信息，確保系統(tǒng)運(yùn)行正常化。用戶界面結(jié)算系統(tǒng)，管理模塊包含日志、留言、密碼管理菜單，無論是管理員界面，還是數(shù)據(jù)庫備份，管理員定期備份檔案數(shù)據(jù)，將其存儲至本地磁盤中，恢復(fù)系統(tǒng)使用狀態(tài)。

3.2建設(shè)規(guī)章制度

第一，按照法律法規(guī)，檔案部門規(guī)定，聯(lián)合本院發(fā)展實(shí)況，建立信息管理配套制度，以此實(shí)現(xiàn)制度化建設(shè)，涉及到檔案歸檔、查閱、風(fēng)險(xiǎn)防范制度鞥。針對醫(yī)院檔案管理人員，優(yōu)化完善培訓(xùn)機(jī)制，組織相關(guān)人員參與業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力，以此提升檔案管理職業(yè)素養(yǎng)。第二，醫(yī)院開展基礎(chǔ)建設(shè)、科研管理、教學(xué)活動時(shí)，產(chǎn)生具備保存價(jià)值的文字、視音頻，通過數(shù)字化方式，將信息整合到信息管理系統(tǒng)中。第三，優(yōu)化整合醫(yī)院現(xiàn)存檔案、科室相關(guān)資料，由醫(yī)院檔案室實(shí)行統(tǒng)一化管理，并且以數(shù)字化方式備用，維護(hù)檔案資料安全性與完整性。

3.3明確劃分檔案管理工作要求

第一，建立數(shù)字化檔案室：注重規(guī)劃、組織和協(xié)調(diào)檔案管理工作，監(jiān)督各科室檔案管理工作實(shí)施，落實(shí)檔案存儲與應(yīng)用任務(wù)。采購文件資料綜合管理系統(tǒng)系統(tǒng)、軟件，推廣應(yīng)用多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，以信息化方式管理檔案，做好統(tǒng)計(jì)分析與搜索應(yīng)用工作。第二，檔案室人員任務(wù)與職責(zé)，必須制定崗位責(zé)任制度。遵循標(biāo)準(zhǔn)化要求，做好檔案與資料的采集、梳理、統(tǒng)計(jì)等工作，通過數(shù)字化方式存儲。實(shí)行開放制度，為醫(yī)院教學(xué)、科研、科室管理，提供檔案資料服務(wù)。注重提升信息工作的綜合建設(shè)能力，全面落實(shí)信息編輯工作，深度挖掘檔案價(jià)值。

3.4做好檔案立卷歸檔工作

第一，遵循醫(yī)院職能部門分工與職責(zé)，建立和完善歸檔制度，并且將其納入到醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃中，建立標(biāo)準(zhǔn)化管理制度。細(xì)致劃分人員職責(zé)與能力范疇，實(shí)現(xiàn)部署、檢查、歸納、檢驗(yàn)工作一致性。第二，文件材料辦理完，存儲價(jià)值比較高，職能部門必須確保采集完整性，遵循年度、類別標(biāo)準(zhǔn)，對組卷進(jìn)行梳理。對于立卷案卷，需要由部門負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)取，之后編寫移交清單，同時(shí)移交至數(shù)字化檔案室歸檔。第三，維護(hù)信息化檔案規(guī)范性，遵循檔案產(chǎn)出規(guī)律，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)原則劃分類別，確保存儲與應(yīng)用便利性。在教學(xué)、科研管理活動中，注重完善各類檔案手續(xù)，保證長期存儲中無折損問題。對于管理類檔案，根據(jù)檔案產(chǎn)生時(shí)間、問題大小，重要性次序，做好排序處理。當(dāng)檔案專題不同時(shí)，必須遵循階段、結(jié)構(gòu)實(shí)行組卷處理，遵循標(biāo)準(zhǔn)化格式，認(rèn)真填寫案卷目錄、立卷時(shí)間、頁碼等，準(zhǔn)確劃分存儲期限，同時(shí)規(guī)定案卷內(nèi)容，統(tǒng)一格式。確保案卷裝訂整齊，完善錄入格式，設(shè)置科學(xué)化科目。根據(jù)全宗整理，同宗檔案禁止分散。設(shè)置檔案分類與編號后，技術(shù)人員不能隨意刪減和改動。

3.5加大監(jiān)督與管理力度，增加密級水平

應(yīng)用信息化技術(shù)，醫(yī)院主動監(jiān)督和管理檔案，備份管理資料文件，以免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)遺漏問題。為了確保醫(yī)院檔案信息安全性，必須全面監(jiān)督和管理醫(yī)院檔案，科學(xué)監(jiān)督和管理檔案信息系統(tǒng)，推廣應(yīng)用加密技術(shù)。設(shè)置管理系統(tǒng)登錄權(quán)限、防火墻防護(hù)，能夠加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫密級水平。同時(shí)確保內(nèi)網(wǎng)獨(dú)立性、提升外網(wǎng)加密性，有效阻礙病毒侵襲，同時(shí)提升檔案資料安全性。在工作實(shí)踐中，檔案管理人員應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以查找行業(yè)相關(guān)信息，及時(shí)會感染木馬病毒、DOS，同時(shí)增加醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)刪減、盜取概率。管理人員應(yīng)用事前防范措施，參考檔案資料查閱權(quán)限，應(yīng)用指紋、人臉識別等方式，確保登錄權(quán)限設(shè)置有效性，降低人為誤操作，全面確保管理系統(tǒng)運(yùn)行信息化，積極預(yù)防安全風(fēng)險(xiǎn)問題。

3.6注重開發(fā)信息化檔案

第一，注重電子檔案管理與應(yīng)用效果，開發(fā)和研究檔案信息資料，以此展示出檔案資料信息功能，不斷提升經(jīng)濟(jì)效益。第二，制定配套搜索與參考工具，比如專題目錄、檔案室指南、檔案簡介等，為相關(guān)人員提供檔案資料使用便利性，不斷提升編研效率。第三，應(yīng)用醫(yī)院信息化檔案時(shí)，遵循標(biāo)準(zhǔn)化流程，辦理相關(guān)手續(xù)。對于外借檔案，必須按期歸還，嚴(yán)禁向外界泄漏信息，也不能將檔案轉(zhuǎn)借他人。

4、結(jié)束語

綜上所述，通過現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠更好地開展檔案管理工作，確保內(nèi)容全面性與詳細(xì)性，同時(shí)為檔案管理人員提供便利，從根本上促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。因此，注重分析信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，能夠加強(qiáng)檔案管理效益。

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作者簡介：王深澤（1986.11—）男，黑龍江佳木斯人。初級職稱，研究方向：信息工程。