檔案信息化對傳統檔案工作的影響及應對策略

呂文皓

摘要：在當今信息技術不斷發展形勢下，以信息化建設來推動檔案事業發展戰略轉型勢在必行。相關單位要加強對檔案管理工作的重視，并且要明確傳統檔案管理工作中存在的不足，針對這些不足之處，制定出可行的信息化建設方案，有效彌補檔案管理中的不足，提高檔案管理工作的有效性。

關鍵詞：檔案;信息化;傳統檔案;影響

1 檔案信息化建設面臨的主要問題

1.1 工作意識存在問題

隨著時代的發展，我國檔案管理工作內容以及工作形式也發生了一定的改變與創新，雖然大多數單位都引入了數字化信息技術與設備來開展檔案管理工作，但由于部分檔案管理人員其思想意識中還是沒有明確認識到檔案管理工作的重要性，從而導致在日常檔案管理工作中常常出現檔案信息漏填或填寫不規范的現象，且由于管理人員傳統思想的作用以及專業培訓的缺乏，使得部分檔案管理人員只會利用信息技術進行檔案整理以及歸檔等工作，對相關單位檔案管理工作的開展與創新造成了嚴重影響，并在一定程度上阻礙了檔案管理工作的信息化建設。

1.2 基礎設施建設不完善

眾所周知，信息化時代背景下，檔案管理工作的信息化建設需要借助各種專業的信息化技術與設備來進行，但由于大部分單位或機構資金有限，無法支持各種檔案管理輔助性設備的購入，從而導致其日常檔案管理工作缺乏相應的信息化技術與設備作為支持，使得檔案管理信息化建設進程較為緩慢。雖然部分檔案管理單位或機構進行了各種專業化信息技術設備的購入，但由于檔案管理缺乏專業的信息化技術知識以及信息技術人員對檔案管理工作缺乏一定的專業知識，進而導致檔案管理人員無法利用信息技術設備進行檔案管理，而信息技術人員所開發的檔案管理軟件也無法滿足檔案管理信息化建設的實際需求。

2 檔案信息化對傳統檔案工作的影響

2.1 對檔案收集工作的影響

檔案信息化對檔案收集工作的影響，主要體現在新型載體檔案收集方面。信息技術的不斷進步和檔案信息化工作的不斷推進，各種新型載體檔案不斷出現，數量逐漸增多，比例逐年增大，而傳統載體檔案的占比將逐漸減少。檔案館（室）檔案載體將逐步改變紙質檔案一統天下的局面，呈現傳統紙質檔案與各種新型載體檔案“百花齊放”的格局。

2.2 對檔案整理工作的影響

檔案信息化對檔案整理工作的影響，主要體現在檔案的分類和組卷上。傳統的檔案分類，是把立檔單位形成的檔案，按其來源、時間、內容和形式等特征的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。檔案分類的目的是將一個全宗內互有聯系的歸檔文件按一定方式排列后，便于查找和提供利用。檔案組卷，即“立卷”，是將若干互有聯系的文件材料編立成案卷的過程，是文件處理和檔案管理中的一項重要工作。

2.3 對檔案保管工作的影響

檔案信息化條件下，新型載體檔案不斷出現，檔案保管工作將實現兩個轉變。一是由重檔案實體安全，向重檔案實體安全和檔案信息安全雙重保護轉變;二是由保護傳統紙質載體檔案安全，向保護傳統紙質載體檔案安全和新型載體檔案安全的雙重保護轉變。

2.4 對檔案檢索工作的影響

檔案信息化條件下，手工編制的各種目錄和檢索工具已不再是查找檔案的必須品和必備工具，檔案查找一般都是按文件級目錄來進行的，并且可以通過各種條件的不同組合來精確查找檔案。

2.5 對檔案編研工作的影響

傳統檔案管理模式下，立檔單位通常會做一些常規性的編研工作，如發文匯集和各種文件匯編等。檔案信息化條件下，這些常規性的編研成果不再需要專門編制，通過檔案管理軟件直接查詢打印即可。

3 基于檔案信息化建設的檔案管理的優化對策

基于上述分析可知，在新時期檔案管理工作開展過程中，仍然面臨檔案管理工作方法單一、缺乏可行且有效的檔案管理制度、缺乏專業人才等現實問題，不利于檔案管理工作水平和質量的提高，進而制約著檔案資源利用價值的挖掘。因此，在信息化時代，要想真正意義上提高檔案管理水平，應從檔案管理實際入手，有機結合檔案管理和信息技術，以期發揮信息技術優勢作用促進檔案管理事業的發展。因此，檔案管理部門應在實踐中提高檔案管理工作重視度，完善檔案管理體系等，為提高檔案管理水平提供保障。

3.1 深刻認識檔案管理工作的重要性，重視起檔案管理

一直以來，檔案管理工作被大部分片面定位在幕后工作上，對此項工作缺乏關注度，外加檔案管理工作缺乏明顯的工作成績，這直接使得檔案管理工作更容易被忽視。在新形勢下，檔案管理部門應對檔案管理工作引起重視，將其作為一項長期堅持的艱巨工作，深刻認識檔案管理工作的重要性，意識到檔案管理對工作決策的合理性和企事業單位的持續發展有著重要作用。

3.2 推進檔案管理信息化進程，豐富檔案管理方法

在檔案管理工作中，檔案資料的收集工作是基礎環節，也是至關重要的一個環節，在此過程中，信息化系統應做到無縫對接，確保各項檔案資料能夠及時、完整且廣泛地收集起來。進入到信息化時代，企事業單位在運行過程中會產生大量數據，而由于檔案資料形成部門較多，業務檔案之間存在一定的差異性，這要求檔案管理工作人員在具體的工作中，對各類業務檔案進行分類管理，才能保證后續檔案的高效利用。這種情況下，為確保業務部門檔案資料的順利接受，應在前端控制工作中實現無縫對接，將檔案管理滲透到業務系統中，確保檔案數據能夠順利傳遞到檔案系統中，以大幅度提升檔案管理的規范性和工作效率。

4 結語

在當前的信息化時代之中，各行業在開展相關工作時都引入了信息技術，這在較大程度上推動了各行業的發展。在開展檔案管理工作時，相關單位需要做到與時俱進，將信息技術引入到檔案管理工作之中，借此加強檔案的信息化建設，改善傳統檔案管理模式中的不足之處，提升檔案管理工作的質量與效率。需要開展檔案信息化建設，加強信息化技術的應用，構建規范的標準制度體系，提高檔案工作者的信息化技術能力，從而實現檔案事業的戰略轉型，更好地適應時代需求，更好地服務于黨和國家各項事業的發展。

參考文獻：

[1]張靜.檔案信息化對傳統檔案工作的影響及應對策略[J].檔案管理，2021（03）：120+122.

[2]陳莉.信息化背景下行政機關檔案管理的探究[J].傳媒論壇，2021，4（05）：140-141.