檔案無小事，關系你我他

摘要：人事檔案管理是為當前社會人力資源管理和利用創(chuàng)造條件，提供相關人事信息數(shù)據(jù)的重要活動，人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色。本文主要是對人事檔案的發(fā)展、檔案的形成、檔案的保管、轉接、查找等進行了闡述。

關鍵詞：檔案發(fā)展;形成;保管;轉接;查找

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色。記錄一個人的學習經歷、工作經歷、家庭狀況、思想作風等個人情況的文件材料，也是個人身份、工資待遇、勞動保障、組織關系的重要憑證，檔案中的材料會越來越多，人事檔案伴隨我們每一個人的一生，所以大家可千萬不能大意！

（一）檔案的發(fā)展

按照我國人事制度的歷史背景和發(fā)展歷程，人事檔案的發(fā)展主要有三個階段：一是共產黨成立初期到建國前，中央黨組織對各地黨員和團員進行統(tǒng)計，形成了人事檔案最初雛形;二是建國初期到文革時期，是人事檔案的發(fā)展推進階段。1956年出臺了《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》建立了檔案材料收集補充、歸檔、鑒別、整理、轉遞、查借閱、保密制度，人事檔案逐步走向正規(guī)化;三是改革開發(fā)時期到現(xiàn)在，是人事檔案的高速發(fā)展階段。人事檔案有了規(guī)范、統(tǒng)一要求，全國統(tǒng)一填寫了干部履歷表，逐步建立起人事檔案的基本框架。

（二）檔案的形成

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。學籍檔案是人事檔案最初形態(tài)。畢業(yè)生檔案是學生畢業(yè)前家庭情況、學習成績、身體狀況等的文字記載材料，是用人單位選拔、聘用畢業(yè)生的重要依據(jù)。在校時叫學籍檔案，招工就業(yè)后，成為人事檔案重要組成部分。

工作檔案是人事檔案的基礎。人事檔案記錄我們每一個人一生的就業(yè)信息、工作調動、學歷變動、職稱評審、工齡認定、社保辦理、入黨審核、辦理退休等日常信息，涵蓋了我們一生的信息。

（三）檔案的保管

高校畢業(yè)生可以通過原來就讀學校的就業(yè)指導中心，查詢人事檔案的派遣地，一般是生源地或戶籍地公共就業(yè)和人才服務機構等。如果是畢業(yè)后選擇出國留學的，有兩種存檔途徑：一是可以由學校將檔案轉到戶籍所在地的人力資源公共服務機構，同時辦理個人存檔手續(xù);二是可以咨詢教育部留學服務中心，辦理檔案委托保管。

就業(yè)后，用人單位，要加強人事檔案的審核，通過完善的審核機制和流程鑒別檔案內容的真?zhèn)危瑫r注重附件材料真實性的審查，進而提高檔案的真實性，保障人事檔案的生命線不被打破。單位有人事檔案管理權，可以獨立管理人事檔案。單位沒有人事檔案管理權，可以集體委托所在地公共就業(yè)和人才服務機構存檔;無單位未就業(yè)的人員檔案轉遞到戶籍所在地的人力資源公共服務機構，你可以前去辦理個人委托存檔（具體委托存檔辦法還需聯(lián)系當?shù)毓簿蜆I(yè)和人才服務中心）。

（四）檔案的轉接

高校畢業(yè)生畢業(yè)離校或在職員工辭職、調動工作時，通常會辦理人事檔案的轉接手續(xù)。

1、檔案接收

（1）檔案由原單位統(tǒng)一管理的，提供與原單位解除關系的證明到區(qū)人才服務中心開具調檔函;

（2）檔案由個人委托在其他人才交流中心的，提供的委托協(xié)議到區(qū)人才服務中心開具“流動人員檔案調函”。

2、材料歸檔

持以下材料原件到區(qū)人才服務中心辦理材料歸檔手續(xù)：

（1）在人事工作中形成的履歷表、流動人員登記表及其他各類人員登記表;

（2）自傳和屬于自傳性的材料;

（3）考察、考核干部工作中形成的有關材料;

（4）學歷及專業(yè)技術職務評聘材料，各類畢業(yè)生登記表、培訓學習成績、學歷證明、學位等材料;

（5）政治審查材料;

（6）入黨入團材料;

（7）獎勵材料;

（8）處分材料;

（9）任免、工資等審批表;

（10）其他可供組織上參考的材料。

3、檔案查（借）閱

查閱檔案需出具單位介紹信到區(qū)人才服務中心辦理。

檔案一般不外借，如因公出國政審等特殊原因需借出的，須填寫借檔申請函，并由借閱人簽字，借閱單位蓋章。若需借閱黨員材料的，借檔申請函須由黨委蓋章。

4、檔案轉出

出具單位同意解除關系證明和接收單位（人才中心）調檔函或商調函并交清檔案管理費用，在黨組織關系都已經從中心轉出的前提下，辦理檔案轉出手續(xù)。

需注意的是與單位解除勞動關系的個人可憑與原單位解除勞動關系證明、新單位接收證明到所在地檔案經辦機構申請轉遞檔案。無單位或自主創(chuàng)業(yè)、自由職業(yè)的人事檔案應轉至戶籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）人力資源社會保障服務中心保管。值得注意的是人事檔案具有特殊性，雖然記錄個人信息，但不能個人攜帶或存檔，必須在有人事檔案權限的機關事業(yè)單位、國有企業(yè)和人事檔案服務經辦機構通過機要通信或專人送取方式進行專遞，嚴禁個人自帶檔案轉遞。

（五）檔案的查找

國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學生的檔案，一般采由以下三種方式：

（1）查詢檔案所在生源地，一般檔案由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收，并由個人去辦理托管手續(xù)。

（2）查看檔案是否留在學校。一般待落實工作單位后，戶籍和檔案會遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。

（3）查詢就業(yè)代理或人才交流中心。

友情提示：如果找不到自己的人事檔案了，可以向單位或戶口所在地的人力資源公共服務中心聯(lián)系查找。如果沒有，可以和參加工作前的最后一個學校的相關部門聯(lián)系，對于畢業(yè)時間較長且已經多次變換工作的人，要向最近的就業(yè)單位或自己確認曾存檔的單位或存檔機構進行咨詢。

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作者簡介：劉亮（1985.12），男，漢族，山東臨朐人，大專，科員，從事檔案管理方向研究