關于奎文區流動人員人事檔案的調查報告

摘要：人事檔案工作對于任何一個企業都是至關重要的。為實現人事檔案更便捷的管理，維護檔案真實、完整和安全，我們需加強檔案工作的信息化管理，主動求變。

關鍵詞：人事檔案;管理;對策

奎文區地處中心城區，是金融商務中心、智慧科創中心、文化時尚中心、教育健康中心的聚集地，轄區內中小企業眾多，人員流動頻繁，加之就業人員自主性強且外來就業務工人員眾多，主要從事于第三產業和服務行業。而現行流動人事檔案保障體系是按照存在勞動關系的傳統就業形態來設計的，與多元化就業趨勢相比，流動人事檔案面臨著新挑戰。

（一）奎文區流動人員人事檔案的組成。

按照存檔人員的類別劃分，奎文區流動人員人事檔案主要有四大類構成。其中：非公有制企業及社會組織聘用人員的檔案，約占存檔比例的30%;辭職辭退機關事業單位或企業單位解除或終止勞動關系人員的檔案，約占存檔比例的15%;未就業的高中專畢業生及出國留學人員的檔案，約占存檔比例的20%;自由職業或靈活就業人員的檔案四大類組成，約占存檔比例的35%。由此可見，企業聘用人員檔案和靈活就業人員的檔案是我區流動人員人事檔案的主要來源。

由于奎文區流動人員數量較大、流動性強，現有的檔案管理模式與經濟社會發展需要尚有一定差距，主要有：

1、個人對存檔意識淡薄，在需要的時候才查找檔案。

人事檔案是記錄個人一生的學歷及工作的佐證，也是社會保險機關認定繳費年限、退休年齡、有毒有害崗位時間的重要憑證;同時也是人事管理嚴格用人單位在招用、提拔使用時的必要審查材料。在現實工作中，往往需要辦理養老、醫療保險轉移或增減、工作關系變更或調動手續、單位政審或公證時才查找自己的檔案。

2、企業用工單位不重視，員工人事檔案無所謂。

部分企業用工單位認為只要簽訂勞動合同，繳納社會保險就可以，檔案材料不用保管。部分單位對員工人事檔案漠不關心，認為只有國有、事業單位才需要人事檔案，造成了員工人事檔案內容缺失，不能如實反映個人工作經歷。

3、專職人事檔案管理管理人員少，基本上人員兼職管理。

部分企事業單位由于人事專業人員少，基本上會計出納兼職單位人事專員，主要負責繳納社會保險和企業報稅，兼職管理人事檔案專員。人事檔案專員的缺失及單位對檔案管理不規范，造成員工調離、辦理失業登記、退休手續等業務時，檔案關鍵材料缺失、遺漏。

4、人事檔案接收標準不統一、檔案內容缺失，甚至存在死檔等問題突出。

由于人才的流動、單位更換頻繁等原因，棄檔不用人員越來越多，導致檔案不能如實反映每個人的情況;同時人事檔案部門實行封閉式管理，只有組織部門或專人使用，個人不接觸檔案，往往造成員工檔案內容的缺失或損壞。

（二）奎文區流動人員檔案管理要求。

1、流動人員檔案，是指經辦業務科室在辦理流動人員業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的紙質材料、圖片、電子文檔或其他不同載體的歷史記錄。歸檔文件，應依據次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔案夾內，并視實際需要注明目次號碼，以便翻閱。檔夾的背脊應標明檔夾內所含材料的分類編號及名稱，以便查檔。

2、業務科室負責業務辦理結束后材料的收集、整理，歸檔后由中心檔案科統一負責管理。檔案科定期對檔案的保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發放問題采取積極有效措施，保證檔案的安全。

3、流動人員轉續過程中形成的記錄、證據、依據，要按照檔案管理規定整理、立卷、歸檔。

4、要確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改、毀損、遺失和泄密。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案材料。

5、與工作無關的人員不允許隨便查閱歸檔材料。確需查閱的，需在科室工作人員陪同下進行查閱。

6、查閱檔案一般只限在室內，并不得吸煙、不準對檔案勾畫、涂改、剪裁。如因特殊情況需要借閱，必須經主管領導批準并嚴格履行借閱登記手續，限期歸還。

7、對檔案進行涂改、偽造、損壞、遺失或擅自銷毀等行為的將追究相關責任。

（三）奎文區流動人員人事檔案管理下一步對策。

1、加大對流動人事檔案的宣傳，公布檔案管理服務機構責任清單。

流動人事檔案由縣級以上公共就業和人才服務機構以及經人社部門授權的單位進行管理，其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案。針對人事檔案查找難問題，公開檔案管理服務機構信息和辦事指南，逐步實現“互聯網+檔案查詢服務”，檔案基礎數據庫與網絡對接工作，逐步實現流動人員人事檔案線上和線下存管、在線查閱檔案、網上辦理業務。

2、規范用人單位檔案轉遞手續，簡化企業辦理人事檔案流程，建立人事檔案完善歸檔機制。

用人單位在與職工解除勞動關系后，必須履行及時轉移職工檔案和補充材料的義務，按照《企業職工檔案管理工作規定》第十八條規定：企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的勞動人事部門。如果用人單位與勞動者解除或終止勞動關系時，不按規定轉移職工檔案，應承擔賠償責任。

3、實行奎文區流動人員人事檔案歸口管理和檔案接收承諾制。

由于流動人員人事檔案流動性強，隨著人員調動其人事檔案可能會在多家檔案管理服務機構之間轉遞，按照人社部要求，實行檔案接收告知承諾制。對缺少非關鍵材料的，采取先存后補方式予以接收;對缺少關鍵材料的，采取一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經本人作出書面知情說明、承諾補充材料后予以接收，有效避免人事檔案在轉遞過程中存在的接收難問題。

4、數字化、信息化的運用，逐步推行電子化人事檔案。

運用數字掃描、信息化技術采集等技術，將紙質檔案電子化。逐步建立數字、電子檔案資源庫，為檔案“一窗式辦理”提供基礎。逐步形成窗口受理、后臺辦理、系統自動備案，網上可以核查的閉環模式，實現數據一次采集全面共享使用。逐步破除檔案在轉接中存在的壁壘，形成線下存管、線上服務的新模式，暢通數字化及電子檔案流轉通道。

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作者簡介：劉亮（1985.12），男，漢族，山東臨朐人，大專，科員，從事檔案管理方向研究。