軍工單位制度與流程管理創(chuàng)新實(shí)踐—以“合同管理”為例

張楠、王晶、李巍、程澄、楊韞岳 /北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所

現(xiàn)代企業(yè)管理理論認(rèn)為，管理的本質(zhì)即“管人”和“管事”。管好人，厘清事，就要依靠制度和流程，即“用制度管人，用流程管事”。制度是用來約定管人的規(guī)范，流程是用來約定做事的規(guī)范。在科學(xué)合理的制度約束下，按照統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的流程執(zhí)行，是現(xiàn)代管理的基本要義。

合同管理是北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分，同時(shí)也是科研生產(chǎn)管理工作鏈條中的重要一環(huán)。合同管理流程主要包括合同管理辦法制定、合同事項(xiàng)審批、合同談判、合同起草、合同評(píng)審、合同審批、合同簽訂、合同履行、合同糾紛、合同變更和終止、合同臺(tái)賬、合同歸檔等環(huán)節(jié)。由于涉及范圍廣，涵蓋流程多，合同辦理較復(fù)雜，因此無論是制度的科學(xué)合理制定還是流程的優(yōu)化高效都至關(guān)重要。

一、工作與實(shí)踐

1.《北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所合同管理辦法》修訂

筆者通過對(duì)近5 年共4 次修訂內(nèi)容進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，合同詢比價(jià)、合同簽訂要求、組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)的修訂次數(shù)排前三位，詳見表1。其中組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)修訂主要是根據(jù)研究所組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整，增加了產(chǎn)業(yè)發(fā)展處的職責(zé)，所以不再贅述，現(xiàn)重點(diǎn)詳細(xì)分析合同詢比價(jià)與合同簽訂要求的修訂情況。

（1）合同詢比價(jià)

2016 年，《合同管理辦法》中首次提出“合同承辦部門應(yīng)組織進(jìn)行合同的詢價(jià)和比價(jià)”，但無具體要求；2018 年，首次提出“所簽訂的甲方合同均應(yīng)進(jìn)行詢比價(jià)工作，一般情況下合同詢比價(jià)應(yīng)由兩家（含）單位以上進(jìn)行”，并且規(guī)定了可不必進(jìn)行詢比價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)；2019 年是對(duì)2018 年條款的完善；2020 年刪除了對(duì)詢比價(jià)的相關(guān)規(guī)定，原因是根據(jù)《采購(gòu)管理辦法》的規(guī)定，采購(gòu)方式共有8 種，原《合同管理辦法》中規(guī)定的詢價(jià)采購(gòu)為采購(gòu)方式中的一種。因此，針對(duì)詢比價(jià)工作，2020 年修訂的辦法不再贅述，而是根據(jù)《采購(gòu)管理辦法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，詳見表1。

表1 合同詢比價(jià)修訂情況表

（2）合同簽訂要求

2016 年規(guī)定合同金額5000 元（含）以上付款事項(xiàng)、20000 元（含）以上收款事項(xiàng)均需簽訂合同；2018 年刪除簽訂合同的金額要求；2020 年規(guī)定50000 元（含）以上且除具有明確收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的公共服務(wù)保障費(fèi)用，防疫與醫(yī)用/救援物資費(fèi)用等付款事項(xiàng)外，均需簽訂合同，詳見表2。

表2 合同簽訂要求修訂情況表

年度 合同詢比價(jià)修訂前 修訂后2020 年合同詢比價(jià)：合同承辦部門在合同談判前應(yīng)進(jìn)行合同的詢比價(jià)工作，具體要求如下：（一）所簽訂的甲方合同均應(yīng)進(jìn)行詢比價(jià)工作，一般情況下合同詢比價(jià)應(yīng)由兩家（含）單位以上進(jìn)行，并有相應(yīng)的詢比價(jià)記錄（包括但不限于報(bào)價(jià)單或網(wǎng)絡(luò)詢價(jià)記錄等）作為合同附件歸檔，其中報(bào)價(jià)單應(yīng)為有效的正式文件（如加蓋公章）。（二）有以下情況的，可以不必進(jìn)行詢比價(jià)工作：1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件或客戶合同中明確指定供應(yīng)商的。2.只有一家供應(yīng)商能夠及時(shí)提供符合要求的產(chǎn)品或服務(wù)的。3.為保證原有采購(gòu)對(duì)象的一致性或者服務(wù)配套的要求而必須繼續(xù)從原供應(yīng)商采購(gòu)的。4.為保證預(yù)研項(xiàng)目論證和實(shí)施的繼承性，預(yù)研項(xiàng)目在實(shí)施時(shí)，涉及聯(lián)合論證單位的。5.型號(hào)項(xiàng)目的分工定點(diǎn)方案通過所內(nèi)審查，并按照該方案實(shí)施的。6.上級(jí)明確規(guī)定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的(如綠化養(yǎng)護(hù)、物業(yè)管理委托等)7.涉及保密或行業(yè)特殊規(guī)定的。8.運(yùn)輸合同可不必進(jìn)行詢比價(jià)。（三）采用招標(biāo)方式的，應(yīng)按照國(guó)家、所招標(biāo)文件規(guī)定執(zhí)行合同詢比價(jià)：無

2.合同管理流程優(yōu)化

（1）合同辦理流程梳理

合同管理主管人員以方便員工辦理、提高合同辦理效率為出發(fā)點(diǎn)，梳理了2 類合同（甲方合同與乙方合同）的7 個(gè)合同辦理流程（產(chǎn)業(yè)類甲方合同，固投類甲方合同，科研類甲方合同—技術(shù)基礎(chǔ)、室級(jí)二品，科研類甲方合同—型號(hào)（含預(yù)研），綜合類甲方合同，乙方合同—技術(shù)基礎(chǔ)、室級(jí)二品，乙方合同—型號(hào)（含預(yù)研），詳見圖1。

圖1 乙方合同—型號(hào)（含預(yù)研）辦理流程

（2）合同辦理流程優(yōu)化

新流程依托經(jīng)管（OM）系統(tǒng)，將原需人工確認(rèn)的“經(jīng)管會(huì)會(huì)議審批合同”內(nèi)嵌于合同電子審批流程中，減少人工核對(duì)的時(shí)間與精力；經(jīng)研究所經(jīng)管會(huì)審議通過的合同，直接由經(jīng)管會(huì)主管加蓋所長(zhǎng)手簽章即可，避免了原來存在的所長(zhǎng)線上、線下重復(fù)審批的問題，優(yōu)化了合同管理流程，提高了合同管理的規(guī)范性與有效性。

二、實(shí)踐效果

1.工作所取得的效果

《合同管理辦法》日益優(yōu)化，同時(shí)與其他制度的對(duì)接與貫通也日漸完善，符合強(qiáng)內(nèi)控、防風(fēng)險(xiǎn)、促合規(guī)的要求，也促進(jìn)了研究所規(guī)章制度體系的完善。

通過梳理合同辦理流程與實(shí)施合同辦理流程優(yōu)化，研究所約80 位合同經(jīng)辦人對(duì)合同辦理流程問題的處理方式由原來與合同管理主管電話溝通問詢，逐漸優(yōu)化為線下學(xué)習(xí)查考合同辦理流程指南，極大減少了人力溝通成本與占用時(shí)間；由研究所經(jīng)管會(huì)審批通過的約50 份合同已實(shí)現(xiàn)了“線上經(jīng)管會(huì)主管確認(rèn)+線下加蓋所長(zhǎng)手簽章”的功能，避免了原來由人工口頭核對(duì)易造成信息疏漏的情況發(fā)生，進(jìn)一步規(guī)范了合同審批

與管理流程。

2.項(xiàng)目創(chuàng)新點(diǎn)

（1）以完善規(guī)章制度體系為核心的制度修訂創(chuàng)新

近5 年來，《合同管理辦法》進(jìn)行了4 次修訂，每次修訂均涉及“合同詢比價(jià)”。從無合同詢比價(jià)的要求，到簡(jiǎn)單提出“需進(jìn)行詢比價(jià)”；從提出“可不進(jìn)行詢比價(jià)”的相關(guān)要求到《合同管理辦法》中刪除關(guān)于詢比價(jià)的相關(guān)規(guī)定，合同辦理按照《采購(gòu)管理辦法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，是制度之間的對(duì)接和貫通，是對(duì)規(guī)章制度體系建設(shè)的完善。

（2）以“防風(fēng)險(xiǎn)、促高效”為出發(fā)點(diǎn)的制度修訂創(chuàng)新

近5 年來，通過對(duì)標(biāo)上級(jí)規(guī)章制度，參考兄弟單位的相關(guān)條款規(guī)定，并結(jié)合研究所的實(shí)際情況，項(xiàng)目組將合同簽訂金額的限制從付款5000元、收款20000元，修改為統(tǒng)一規(guī)定收付款金額限制為50000 元；從有金額限制到無金額限制再到有金額限制，同時(shí)增加可不簽訂合同的相關(guān)情形，既符合“強(qiáng)內(nèi)控、防風(fēng)險(xiǎn)、促合規(guī)”的規(guī)定，又盡可能提高合同辦理的效率，縮減了不必要的業(yè)務(wù)辦理流程，促進(jìn)業(yè)務(wù)工作既合規(guī)又高效。

（3）以“提質(zhì)增效”為切入點(diǎn)的流程梳理創(chuàng)新

合同管理涉及范圍廣，涵蓋流程多，辦理較復(fù)雜，本項(xiàng)目以“提質(zhì)增效”為切入點(diǎn)，以方便員工辦理、提高合同辦理效率為目標(biāo)，以圖文并茂的形式梳理了2 類合同的7 個(gè)合同辦理流程并發(fā)放給合同經(jīng)辦人員，極大減少了人力溝通成本與占用時(shí)間，提高了合同辦理效率。

（4）以“精簡(jiǎn)協(xié)同”為關(guān)鍵點(diǎn)的流程優(yōu)化創(chuàng)新

原來經(jīng)會(huì)議審批的合同需合同主管人員在線下與經(jīng)管會(huì)主管人員進(jìn)行口頭確認(rèn)，既耗費(fèi)時(shí)間，又存在遺漏的風(fēng)險(xiǎn)。現(xiàn)依托于信息化手段—經(jīng)管（OM）系統(tǒng)，將原需人工確認(rèn)的“經(jīng)管會(huì)會(huì)議審批合同”內(nèi)嵌于合同電子審批流程，極大減少了人工核對(duì)的時(shí)間與精力；同時(shí)經(jīng)研究所經(jīng)管會(huì)審議通過的合同，直接由經(jīng)管會(huì)主管加蓋所長(zhǎng)手簽章，避免了原來存在的所長(zhǎng)線上、線下重復(fù)審批的問題，優(yōu)化了合同管理流程，提高了合同管理的規(guī)范性與有效性。

制度的修訂不應(yīng)該“單點(diǎn)擊破”，而應(yīng)該“四面出擊”，要全面對(duì)標(biāo)上級(jí)文件，查找制度漏洞與不足，而不是僅針對(duì)某一整改項(xiàng)、某一條款進(jìn)行單獨(dú)修訂；同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)制度的貫通與連接，確保單位內(nèi)制度之間“不打架”。

三、后續(xù)思路

制度的完善及流程的優(yōu)化是一個(gè)長(zhǎng)期持續(xù)的過程，現(xiàn)將本項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)與后續(xù)思考總結(jié)如下，希望可供其他單位借鑒和參考。

1.統(tǒng)籌考慮，全面對(duì)標(biāo)，制度修訂體系化

制度的修訂不應(yīng)該“單點(diǎn)擊破”，而應(yīng)該“四面出擊”，要全面對(duì)標(biāo)上級(jí)文件，查找制度漏洞與不足，而不是僅針對(duì)某一整改項(xiàng)、某一條款進(jìn)行單獨(dú)修訂；同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)制度的貫通與連接，確保單位內(nèi)制度之間“不打架”。

2.宣貫到位，明確要求，工作執(zhí)行“有規(guī)可依”

《合同管理辦法》涉及全所各部門、涉及多項(xiàng)規(guī)章制度，如《 采 購(gòu) 管理辦法》《招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》《型號(hào)（項(xiàng)目）產(chǎn)品供方管理辦法》等，僅加強(qiáng)《合同管理辦法》宣貫是不夠的，涉及的辦法都應(yīng)宣貫到位，如此才能真正形成管理合力，而不是各部門之間互相掣肘。

3.強(qiáng)化監(jiān)督，自糾整改，制度執(zhí)行有效到位

對(duì)《合同管理辦法》中各項(xiàng)條款的執(zhí)行情況進(jìn)行“閉門分析”是必要的，但更重要的還是要“走出去”，切實(shí)履行合同管理的監(jiān)督職責(zé)，開展自糾自查，針對(duì)不符合制度規(guī)定的做法進(jìn)行限期整改。

4.流程優(yōu)化，科學(xué)設(shè)計(jì)，信息化賦能制度執(zhí)行

通過信息化手段，依托經(jīng)管（OM）系統(tǒng)，科學(xué)設(shè)計(jì)，優(yōu)化流程，將具有審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)、易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)設(shè)置攔截、駁回、提醒等功能，不符合制度規(guī)定的，合同審批無法進(jìn)行。