醫院文書檔案管理中存在的問題及對策

馬衣拉·阿力木

（新疆維吾爾自治區維吾爾醫醫院，新疆 烏魯木齊 830000）

文書檔案工作是醫院運營工作中的重要環節之一，是醫院眾多評審項目中不可或缺的重要項目，文書檔案工作的質量可以反映醫院日常運營水平和管理能力[1]。近年來，互聯網技術和信息技術日新月異，醫院文書檔案的數量飛速增長，對文書檔案管理提出了新挑戰，同時，也帶來了新機遇[2]。傳統的文書檔案管理模式已較難應對龐大的工作量，需要實施有效的改進措施來提升文書檔案管理的現代化程度，提高文書檔案的可利用率[3]。本研究對醫院文書檔案管理中存在的問題并對其進行了分析，提出了相應對策，現將研究成效報道如下。

一、資料及方法

1.一般資料

本研究共納入文書檔案160份，以2020年為時間節點開始實行質量改進方案。分組以質量改進方案實施前后順序為原則，將改進前的80份文書檔案納入對照組，改進后的80份納入觀察組。對照組包括技術文件檔案35份；辦公室文書檔案20份；重大事件文書25份。觀察組中技術文件檔案34份；辦公室文書檔案21份；重大事件文書25份。兩組資料類型對比結果展現出了十分良好的均衡性（P＞0.05）。

2.方法

對照組實施傳統文書檔案管理方法。觀察組實施質量改進方案，具體措施如下：第一，提升檔案室工作人員專業能力，加大人才培養力度：院方管理層需要定期組織檔案室工作人員進行專業能力技能培訓，提升檔案室的工作效率。通過開展技能知識競賽、知識技能講座、檔案管理技能交流會等方式將現行的先進文書檔案管理辦法教授給工作人員。提高工作人員的處理文書能力，提升文書的保存效果。在招聘文書檔案管理人員時，應盡量招聘相關專業的優秀人才，可以發揮人才效能，提高團隊的專業水平。第二，引進信息化文書管理系統，建設現代化檔案室：如今信息化技術在醫院管理諸多領域都發揮了重要作用，院方應對運營成本、醫院檔案室檔案量、檔案內容復雜程度等進行全面考量，引進信息化文書管理系統。建立完善的檔案數據庫，利用大數據等互聯網技術，建立完善的檔案管理平臺。將紙質文書檔案以掃描的方式錄入系統，以數據形式存至云端，實現雙重備份，避免產生數據丟失。通過系統中的鉤稽關系，設置檔案錄入報警機制，減少檔案錄入的出錯率。出于對運營成本的考慮，可采取第三方托管的模式來降低運營成本。第三，設置合理獎懲制度，增加員工工作積極性：院方應從過往的文書管理工作中總結經驗，對工作人員的工作內容予以明確，加強制約。優化檔案室工作流程，讓工作人員可以各司其職，互相配合，提高工作效率、管理質量和團隊凝聚力。設置合理的獎懲制度，設置完善的績效考核指標，對工作能力強的員工給予合理獎勵，提高其工作積極性，提升檔案管理的質量。第四，加大檔案室建設力度，提高對文書檔案的重視程度：管理層應加大檔案室的建設力度，聘用專業能力強的員工擔任文書管理工作。加大人才激勵力度，通過薪資激勵、表彰優秀員工等方式提升檔案室員工的工作積極性。引進專業的現代化文書管理系統，利用現代化技術提升文書管理效果，提升文書整理、提交、歸檔的速度。

3.指標判定

3.1 文書檔案管理效果：比較兩組的文書檔案整理、提交、歸檔速度。

3.2 不良檔案發生率：記錄文書檔案發生損毀、記錄不全、記錄有誤的例數，計算不良檔案發生率。

4.統計學方法

將計數數據（%）輸入到統計學軟件（SPSS22.0版本）中，用X2檢驗，若P<0.05，則具有統計學意義。

二、結果

1.文書檔案管理效果比較

觀察組的文書檔案整理時間、提交時間、歸檔時間明顯跟短，差異具有統計學價值（P<0.05），見表1。

表1 文書檔案提交時間比較[±s]

表1 文書檔案提交時間比較[±s]

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2.不良文書檔案發生率比較

觀察組的不良文書檔案發生率明顯更低，差異具有統計學價值（P<0.05），見表2。

表2 不良文書檔案發生率比較[n，（%）]

三、討論

文書檔案管理作為醫院質量管理中的關鍵組成部分，需要對其有足夠的重視。隨著醫院信息化建設進度的不斷推進，為文書檔案工作提出了更高的要求[3]。在醫院檔案管理工作中尚存諸多問題，需要借助先進的信息化技術來提升醫院文書檔案管理工作的效率和質量。

在實際文書管理工作中存在的問題如下：第一，檔案室工作人員文書檔案提交速度緩慢：檔案室工作人員人手較為不足，面對煩瑣的文書處理工作容易出現失誤[4]。在移交文書檔案時，容易發生檔案遺失、登記不全的情況[5-6]。文書檔案管理工作較為枯燥重復，工作人員在處理檔案的過程中極易產生懈怠感，導致其工作積極性不高，容易發生文書檔案整理、提交歸檔速度慢的情況。第二，管理層缺乏對檔案室的重視，檔案室現代化建設程度不足：在信息化的大背景下，檔案室需要處理的文書檔案量日漸增多[7-8]。但受院方缺乏對檔案管理工作的重視和出于對運營程度的考慮，檔案室的現代化程度尚且不足。沒有利用信息化技術形成資源池，檔案再利用率不足。通過實施質量改進可以有效提升文書檔案管理工作的效率。院方管理層需要定期組織檔案室工作人員進行專業能力技能培訓，以此提升檔案室的工作效率。通過開展技能知識競賽、知識技能講座、檔案管理技能交流會等方式將現行的先進文書檔案管理辦法教授給工作人員。提高工作人員的處理文書能力，提升文書的保存效果。通過優化檔案室工作人員的專業素質可以發揮人才效能，提高文檔案管理工作的效率，提高檔案室員工的工作積極性。如今信息化技術在醫院管理諸多領域都發揮了重要作用，院方應對運營成本、醫院檔案室檔案量、檔案內容復雜程度等進行全面考量，引進信息化文書管理系統。利用信息化技術可以減輕工作人員的工作難度。建立完善的檔案數據庫，利用大數據等互聯網技術，建立完善的檔案管理平臺。將紙質文書檔案以掃描的方式錄入系統，以數據形式存至云端，實現雙重備份，避免產生數據丟失。通過系統中的鉤稽關系，設置檔案錄入報警機制，減少檔案錄入的出錯率。出于對運營成本的考慮，可采取第三方托管的模式來降低運營成本。通過設置合理獎懲制度對工作人員的工作內容予以明確，加強制約。優化檔案室工作流程，讓工作人員可以各司其職，互相配合，提高工作效率、管理質量和團隊凝聚力[9]。設置合理的獎懲制度，設置完善的績效考核指標，對工作能力強的員工給予合理獎勵，提高其工作積極性，提升檔案管理的質量。管理層應加大檔案室的建設力度，聘用專業能力強的員工擔任文書管理工作。加大人才激勵力度，通過薪資激勵、表彰優秀員工等方式提升檔案室員工的工作積極性。引進專業的現代化文書管理系統，利用現代化技術提升文書管理效果，提升文書整理、提交、歸檔的速度。本研究結果表明，在實施質量改進工作后文書檔案的不良檔案發生率明顯降低，文書整理速度、提交速度、歸檔速度明顯提升（P<0.05）。文書檔案管理作為醫院管理中的重要環節，諸多學者對如何提升醫院文書檔案管理工作效率提出了相關見解。鬧爾吉曼[10]曾淺談了醫院文書檔案管理的數字化建設策略，報告中提到提升檔案室員工專業能力，提高管理層對文書檔案的重視程度，加大檔案室建設可以有效提升文書管理的質量。此結論和本研究類似。

綜上所述，對醫院文書檔案管理工作實施質量改進可以有效提高檔案室工作人員的工作效率，提升工作人員專業素質，提高檔案保存質量，值得進一步應用。