縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)構(gòu)建分析

張道正

摘要：縣級(jí)檔案館（局）作為政府信息公開的重要場(chǎng)所之一，館藏的檔案資料為當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、精神文明建設(shè)、教育醫(yī)療事業(yè)提供了重要的參考依據(jù)。特別在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，縣級(jí)檔案管理亟需建立一個(gè)檔案資源共享、服務(wù)模式便捷、信息傳遞高效的信息化交流平臺(tái)，進(jìn)而使縣級(jí)檔案資源的利用價(jià)值達(dá)到最大化。因此，本文將著重圍繞縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)的構(gòu)建思路予以全面闡述。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)檔案管理;信息資源;交流平臺(tái);構(gòu)建思路

縣級(jí)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式給檔案資源的傳遞、信息交換制造了一道堅(jiān)固的障礙，以至于社會(huì)各領(lǐng)域的信息交流通道受阻，縣級(jí)檔案館的館藏檔案資料也無法為社會(huì)各領(lǐng)域、各行業(yè)的正常生產(chǎn)活動(dòng)提供有效服務(wù)。因此，為了切實(shí)解決這一問題，縣級(jí)檔案館根據(jù)《政府信息公開條例》的規(guī)定，借助于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，構(gòu)建了一個(gè)檔案管理信息資源交流平臺(tái)，該平臺(tái)的建立使檔案資源實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，縣級(jí)檔案信息資源的利用率得到大幅提升。

一、構(gòu)建縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)面臨的困境

（一）崗位職能分化

縣級(jí)檔案館（局）隸屬于縣人民政府，組織性質(zhì)為事業(yè)單位，而根據(jù)管理職能劃分，縣級(jí)人民政府通常將檔案管理職能劃分為兩個(gè)部分，即行政管理職能以及檔案保管職能，而履行行政管理職能的機(jī)構(gòu)為縣檔案局，履行檔案保管職能的機(jī)構(gòu)為縣檔案館，在檔案資源管理過程中，兩個(gè)機(jī)構(gòu)雖然履行的職責(zé)不同，但是，所針對(duì)的對(duì)象都是館藏檔案資源。受到事業(yè)單位傳統(tǒng)的“大鍋飯”管理模式的影響，兩個(gè)職能機(jī)構(gòu)在履行自身職責(zé)時(shí)，常常出現(xiàn)相互推諉、相互甩責(zé)的情況，導(dǎo)致檔案信息資源交流平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)程嚴(yán)重滯后[1]。

（二）檔案管理人才的缺乏

每一個(gè)行業(yè)的發(fā)展，專業(yè)化人才是是其發(fā)展的基礎(chǔ)和后備力量。我國(guó)目前專業(yè)的檔案信息管理人才比較缺乏，而這類職業(yè)需求大，二者之間具有差異，而縣級(jí)單位里專業(yè)的檔案信息管理人才更為缺少。縣級(jí)檔案館（局）可能存在有些從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高的問題，管理人員的年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷水平、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、綜合素養(yǎng)等也存在一定的差異。以上種種，均可能導(dǎo)致檔案信息管理的模式老舊，檔案管理信息資源交流平臺(tái)的服務(wù)功能嚴(yán)重受限，工作效率也大打折扣。因此，積極引進(jìn)專業(yè)水平較高的檔案管理人才，提高單位內(nèi)部管理人員專業(yè)水平的水平，已經(jīng)成為構(gòu)建檔案管理信息資源交流平臺(tái)工作的亟需解決的問題。

（三）硬件投入不足

眾所周知，檔案信息管理平臺(tái)的構(gòu)建需要投入大量的硬件設(shè)施，比如高速交換機(jī)、路由器、光端設(shè)備、高性能服務(wù)器、信息安全設(shè)施以及存儲(chǔ)設(shè)備等，而這些硬件設(shè)施由需要大量資金的支撐，才能保證信息平臺(tái)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。就目前來說，縣級(jí)都已建設(shè)了縣級(jí)檔案館，有獨(dú)立的一幢大樓，便于從業(yè)管理人員的工作。但鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村級(jí)一級(jí)存在硬件投入不足、沒有專門的辦公樓等問題。鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村級(jí)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，不僅功能性缺失，而且一部分基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)面臨淘汰和報(bào)廢，以至于在檔案資料管理過程中，檢索速度慢、資料存儲(chǔ)安全受到威脅、檔案資源共享進(jìn)程嚴(yán)重滯后。如一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村級(jí)的檔案館在查詢和檢索檔案資料時(shí)，依然采用原始的人工查詢或者計(jì)算機(jī)查詢的方法，而并未安裝電子觸摸屏，這不僅影響了檔案資源的檢索效率，同時(shí)，也使檔案信息資源交流平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)程嚴(yán)重滯后。

二、縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)的構(gòu)建思路

（一）優(yōu)化和調(diào)整組織機(jī)構(gòu)

就目前縣級(jí)檔案館（局）的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置以及各級(jí)管理人員的崗位職責(zé)權(quán)限來說，對(duì)檔案信息平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)程產(chǎn)生諸多不利影響。首先，在信息平臺(tái)的技術(shù)維護(hù)方面，缺乏專業(yè)型人才，崗位設(shè)置與實(shí)際工作進(jìn)程不相適應(yīng)，導(dǎo)致信息平臺(tái)的維護(hù)與維修工作不及時(shí)，進(jìn)而影響了信息平臺(tái)的正常使用。其次，檔案資源的各級(jí)管理人員分工不明確，一旦出現(xiàn)檔案資料丟失或者被盜的情況，各級(jí)人員往往相互推卸責(zé)任。為了有效解決這一問題，縣級(jí)檔案館（局）應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的管理格局進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，并設(shè)置檔案館館長(zhǎng)一名、檔案保管員一名、檔案編研人員一名、信息資源交流平臺(tái)管理人員一名、助理館員一名、系統(tǒng)維護(hù)人員一名、檔案資源采集與上報(bào)人員一名。通過這種精細(xì)化的崗位人員設(shè)置方法，既可以解決工作當(dāng)中相互推諉的問題，而且也可以加快推進(jìn)檔案信息平臺(tái)的建設(shè)速度[2]。

（二）網(wǎng)羅專業(yè)技術(shù)型人才，完善內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制

人才是構(gòu)建檔案管理信息資源交流平臺(tái)的堅(jiān)實(shí)保障，尤其對(duì)于縣級(jí)檔案館（局）來說，專業(yè)技術(shù)型人才的數(shù)量少之又少，既懂檔案資源管理知識(shí)，又懂檔案信息平臺(tái)建立與維護(hù)技術(shù)的人才更是鳳毛麟角。在這種情況之下，檔案館應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大專業(yè)技術(shù)型人才的引進(jìn)力度，利用互聯(lián)網(wǎng)招聘平臺(tái)、社會(huì)第三方招聘機(jī)構(gòu)或者與各高等院校建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，每年為在校大學(xué)生提供就業(yè)實(shí)習(xí)崗位，并通過崗前培訓(xùn)以及長(zhǎng)期歷練，為檔案館培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才。另外，檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)各崗位的職責(zé)權(quán)限，制訂一個(gè)科學(xué)完善的內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制，并將《檔案管理學(xué)》、《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》、《科技檔案管理學(xué)》等專業(yè)常識(shí)性知識(shí)，以及檔案信息資源交流平臺(tái)的建設(shè)流程、維護(hù)措施、系統(tǒng)操作規(guī)程、內(nèi)部各項(xiàng)管理制度納入到培訓(xùn)計(jì)劃當(dāng)中，使一線檔案管理人員樹立高度的主人翁責(zé)任意識(shí)、信息意識(shí)以及大局意識(shí)，進(jìn)而為檔案信息化建設(shè)培養(yǎng)出更多的專業(yè)技術(shù)型與管理型人才。

（三）拓寬融資渠道，完善硬件設(shè)施

相比于省級(jí)、地級(jí)檔案館，縣級(jí)檔案館的資金來源渠道有限，只能依靠于地方財(cái)政的力量，但是，對(duì)于地方經(jīng)濟(jì)較為薄弱的地區(qū)來說，每年用于檔案館信息化建設(shè)的資金較為匱乏，以至于信息資源交流平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)程嚴(yán)重滯后。面對(duì)這種情況，縣級(jí)檔案館應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步拓寬融資渠道，除了借助于地方財(cái)政的資金支持以外，可以引入社會(huì)資本，廣泛發(fā)動(dòng)社會(huì)各界力量參與到當(dāng)?shù)氐臋n案信息化建設(shè)當(dāng)中，進(jìn)而形成了一個(gè)互惠互利的良性發(fā)展局面。比如當(dāng)?shù)氐凝堫^企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力與發(fā)展?fàn)顩r，為當(dāng)?shù)氐臋n案館提供必要的資金支持與援助，同時(shí)，檔案館在建立檔案信息管理平臺(tái)時(shí)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮企業(yè)對(duì)地方檔案資源的需求，然后為企業(yè)提供更加人性化的服務(wù)。

另外，為了確保檔案管理信息資源交流平臺(tái)能夠高效運(yùn)營(yíng)，縣級(jí)檔案館針對(duì)平臺(tái)建設(shè)工作應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)專項(xiàng)使用基金，并指派專人負(fù)責(zé)對(duì)資金的使用進(jìn)行全程監(jiān)督與管理，保證每一分錢都能夠花在刀刃上。比如在采購交換機(jī)、路由器等檔案信息平臺(tái)的專屬硬件設(shè)備時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)由檔案信息平臺(tái)的技術(shù)負(fù)責(zé)人提出采購需求計(jì)劃，并列名設(shè)備的型號(hào)、功率等參數(shù)，然后，在資金監(jiān)管人員的全程監(jiān)督之下，由辦公室負(fù)責(zé)對(duì)所需的設(shè)備進(jìn)行采購。通過這種方法，既能夠提高資金的利用率，同時(shí)，也能夠滿足檔案信息平臺(tái)建設(shè)對(duì)相關(guān)硬件設(shè)施的需求。

結(jié)束語

構(gòu)建縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，這不僅需要縣級(jí)檔案館的高度重視與資金扶持，同時(shí)，也需要檔案管理人員的積極配合，一方面，不斷提升自身的學(xué)習(xí)能力，熟練掌握更多的檔案信息平臺(tái)建設(shè)的專項(xiàng)技術(shù)，另一方面，應(yīng)當(dāng)始終秉持與時(shí)俱進(jìn)的態(tài)度，積極借鑒先進(jìn)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)與成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，在推進(jìn)檔案信息平臺(tái)建設(shè)進(jìn)程的同時(shí)，為縣級(jí)檔案資源利用率的提升提供強(qiáng)大的技術(shù)支持與保障。

參考文獻(xiàn)

[1]馮秀琴.淺談新時(shí)期縣級(jí)檔案館信息化建設(shè)問題及應(yīng)對(duì)措施[J].神州，2020（1）：241-242.

[2]田雪梅.淺析縣級(jí)檔案館檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新思考[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2019（21）：33.