縣級檔案管理信息資源交流平臺構建分析

張道正

摘要：縣級檔案館（局）作為政府信息公開的重要場所之一，館藏的檔案資料為當地的經濟建設、文化建設、精神文明建設、教育醫療事業提供了重要的參考依據。特別在信息技術快速發展的今天，縣級檔案管理亟需建立一個檔案資源共享、服務模式便捷、信息傳遞高效的信息化交流平臺，進而使縣級檔案資源的利用價值達到最大化。因此，本文將著重圍繞縣級檔案管理信息資源交流平臺的構建思路予以全面闡述。

關鍵詞：縣級檔案管理;信息資源;交流平臺;構建思路

縣級檔案傳統的管理模式給檔案資源的傳遞、信息交換制造了一道堅固的障礙，以至于社會各領域的信息交流通道受阻，縣級檔案館的館藏檔案資料也無法為社會各領域、各行業的正常生產活動提供有效服務。因此，為了切實解決這一問題，縣級檔案館根據《政府信息公開條例》的規定，借助于計算機、互聯網、大數據等信息技術，構建了一個檔案管理信息資源交流平臺，該平臺的建立使檔案資源實現了數字化管理，縣級檔案信息資源的利用率得到大幅提升。

一、構建縣級檔案管理信息資源交流平臺面臨的困境

（一）崗位職能分化

縣級檔案館（局）隸屬于縣人民政府，組織性質為事業單位，而根據管理職能劃分，縣級人民政府通常將檔案管理職能劃分為兩個部分，即行政管理職能以及檔案保管職能，而履行行政管理職能的機構為縣檔案局，履行檔案保管職能的機構為縣檔案館，在檔案資源管理過程中，兩個機構雖然履行的職責不同，但是，所針對的對象都是館藏檔案資源。受到事業單位傳統的“大鍋飯”管理模式的影響，兩個職能機構在履行自身職責時，常常出現相互推諉、相互甩責的情況，導致檔案信息資源交流平臺的建設進程嚴重滯后[1]。

（二）檔案管理人才的缺乏

每一個行業的發展，專業化人才是是其發展的基礎和后備力量。我國目前專業的檔案信息管理人才比較缺乏，而這類職業需求大，二者之間具有差異，而縣級單位里專業的檔案信息管理人才更為缺少。縣級檔案館（局）可能存在有些從業人員職業素養有待提高的問題，管理人員的年齡結構、學歷水平、從業經驗、綜合素養等也存在一定的差異。以上種種，均可能導致檔案信息管理的模式老舊，檔案管理信息資源交流平臺的服務功能嚴重受限，工作效率也大打折扣。因此，積極引進專業水平較高的檔案管理人才，提高單位內部管理人員專業水平的水平，已經成為構建檔案管理信息資源交流平臺工作的亟需解決的問題。

（三）硬件投入不足

眾所周知，檔案信息管理平臺的構建需要投入大量的硬件設施，比如高速交換機、路由器、光端設備、高性能服務器、信息安全設施以及存儲設備等，而這些硬件設施由需要大量資金的支撐，才能保證信息平臺的安全穩定運行。就目前來說，縣級都已建設了縣級檔案館，有獨立的一幢大樓，便于從業管理人員的工作。但鄉鎮、村級一級存在硬件投入不足、沒有專門的辦公樓等問題。鄉鎮、村級的硬件基礎設施，不僅功能性缺失，而且一部分基礎設施已經面臨淘汰和報廢，以至于在檔案資料管理過程中，檢索速度慢、資料存儲安全受到威脅、檔案資源共享進程嚴重滯后。如一些鄉鎮、村級的檔案館在查詢和檢索檔案資料時，依然采用原始的人工查詢或者計算機查詢的方法，而并未安裝電子觸摸屏，這不僅影響了檔案資源的檢索效率，同時，也使檔案信息資源交流平臺的建設進程嚴重滯后。

二、縣級檔案管理信息資源交流平臺的構建思路

（一）優化和調整組織機構

就目前縣級檔案館（局）的內部機構設置以及各級管理人員的崗位職責權限來說，對檔案信息平臺的建設進程產生諸多不利影響。首先，在信息平臺的技術維護方面，缺乏專業型人才，崗位設置與實際工作進程不相適應，導致信息平臺的維護與維修工作不及時，進而影響了信息平臺的正常使用。其次，檔案資源的各級管理人員分工不明確，一旦出現檔案資料丟失或者被盜的情況，各級人員往往相互推卸責任。為了有效解決這一問題，縣級檔案館（局）應對現有的管理格局進行優化和調整，并設置檔案館館長一名、檔案保管員一名、檔案編研人員一名、信息資源交流平臺管理人員一名、助理館員一名、系統維護人員一名、檔案資源采集與上報人員一名。通過這種精細化的崗位人員設置方法，既可以解決工作當中相互推諉的問題，而且也可以加快推進檔案信息平臺的建設速度[2]。

（二）網羅專業技術型人才，完善內部培訓機制

人才是構建檔案管理信息資源交流平臺的堅實保障，尤其對于縣級檔案館（局）來說，專業技術型人才的數量少之又少，既懂檔案資源管理知識，又懂檔案信息平臺建立與維護技術的人才更是鳳毛麟角。在這種情況之下，檔案館應當進一步加大專業技術型人才的引進力度，利用互聯網招聘平臺、社會第三方招聘機構或者與各高等院校建立長期穩定的合作關系，每年為在校大學生提供就業實習崗位，并通過崗前培訓以及長期歷練，為檔案館培養出更多的優秀人才。另外，檔案館應當根據各崗位的職責權限，制訂一個科學完善的內部培訓機制，并將《檔案管理學》、《檔案保護技術學》、《科技檔案管理學》等專業常識性知識，以及檔案信息資源交流平臺的建設流程、維護措施、系統操作規程、內部各項管理制度納入到培訓計劃當中，使一線檔案管理人員樹立高度的主人翁責任意識、信息意識以及大局意識，進而為檔案信息化建設培養出更多的專業技術型與管理型人才。

（三）拓寬融資渠道，完善硬件設施

相比于省級、地級檔案館，縣級檔案館的資金來源渠道有限，只能依靠于地方財政的力量，但是，對于地方經濟較為薄弱的地區來說，每年用于檔案館信息化建設的資金較為匱乏，以至于信息資源交流平臺的建設進程嚴重滯后。面對這種情況，縣級檔案館應當進一步拓寬融資渠道，除了借助于地方財政的資金支持以外，可以引入社會資本，廣泛發動社會各界力量參與到當地的檔案信息化建設當中，進而形成了一個互惠互利的良性發展局面。比如當地的龍頭企業可以根據企業的經濟實力與發展狀況，為當地的檔案館提供必要的資金支持與援助，同時，檔案館在建立檔案信息管理平臺時，應當優先考慮企業對地方檔案資源的需求，然后為企業提供更加人性化的服務。

另外，為了確保檔案管理信息資源交流平臺能夠高效運營，縣級檔案館針對平臺建設工作應當建立一個專項使用基金，并指派專人負責對資金的使用進行全程監督與管理，保證每一分錢都能夠花在刀刃上。比如在采購交換機、路由器等檔案信息平臺的專屬硬件設備時，首先應當由檔案信息平臺的技術負責人提出采購需求計劃，并列名設備的型號、功率等參數，然后，在資金監管人員的全程監督之下，由辦公室負責對所需的設備進行采購。通過這種方法，既能夠提高資金的利用率，同時，也能夠滿足檔案信息平臺建設對相關硬件設施的需求。

結束語

構建縣級檔案管理信息資源交流平臺是一項長期而艱巨的任務，這不僅需要縣級檔案館的高度重視與資金扶持，同時，也需要檔案管理人員的積極配合，一方面，不斷提升自身的學習能力，熟練掌握更多的檔案信息平臺建設的專項技術，另一方面，應當始終秉持與時俱進的態度，積極借鑒先進的技術經驗與成熟的管理經驗，在推進檔案信息平臺建設進程的同時，為縣級檔案資源利用率的提升提供強大的技術支持與保障。

參考文獻

[1]馮秀琴.淺談新時期縣級檔案館信息化建設問題及應對措施[J].神州，2020（1）：241-242.

[2]田雪梅.淺析縣級檔案館檔案信息化建設的創新思考[J].消費導刊，2019（21）：33.