街道辦事處檔案管理信息化建設工作思路解讀

田海軍

摘要：隨著中國科學技術和信息網絡的不斷發展，信息技術也與社會辦公室歸檔管理相融合。它不僅改變了傳統的歸檔管理模式，還促進了歸檔管理在信息化方向上的發展。但是，街道的檔案管理信息構建過程中還有很多問題。在此基礎上，本文分析了檔案管理信息化構建中存在的問題，并論述了部下管理的信息化構建的工作理念。

關鍵詞：街道辦事處;檔案管理信息化建設;工作思路

在這個背景下，信息技術被廣泛用于街道地區事務所的管理，并起著非常重要的作用。但是也有一些棘手的問題，導致辦公室的檔案管理不能完全滿足社會發展的需要。所以在要通過將信息技術整合到歸檔管理，這樣可以使歸檔管理更加科學、準確。然而，為了將檔案管理業務從傳統發展到現代信息化，還需要一段過程，這期間也出現了很多問題。為了解決這些問題，必須采用科學有效的方法。他們可以有效提高檔案管理的信息化水平。[1]

1街道檔案管理信息構筑過程中課題的分析

1.1沒有統一管理的組織

目前，街道辦公室歸檔信息管理處于開發的初期階段。在管理過程中，沒有合理劃分電子檔案管理的責任。歸檔工作通常由多個工作人員管理，并且歸檔管理部門的領導對下屬要求不嚴格，這也對歸檔管理的信息結構有很大影響。另外，在進行歸檔信息化的過程中，部門內的歸檔管理應遵循歸檔管理規程，與領導承擔相同責任。但是，在工作人員實際工作期間，街道地區辦事處的管理人員只會將派遣一個或兩個工作人員工作，并沒有有效管理街道地區辦公室的檔案信息。

1.2管理基準不夠

為了確保檔案信息管理的有效發展，它必須借助標準管理規范來構建。但是，在歸檔信息管理的實際過程中，管理部門沒有制定統一標準的管理規范，尤其是關于計算機軟件的開發，不關注歸檔管理的實際需求。在檔案管理中，只有業務優秀的信息處理可以實現街區地區信息的標準化和規范化。但是，計算機技術被用于歸檔的管理，其機器本身也存在很多缺點，部下信息的統一管理不足。同時，所有的單元都不可能在歸檔管理中使用同一臺計算機。這些情況限制歸檔的信息結構。[2]

1.3和傳統的經營方法大不相同

歸檔信息化管理與傳統歸檔管理不同。信息管理需要向工作人員輸入大量數據。在這個過程中，一旦工作人員怠慢，就會影響檔案管理。因此，在數據記錄中工作人員會非常急躁。因為街道地區事務所1天內進行的工作很多，所以歸檔管理有大量的信息。如果員工持有否定態度，不僅會打亂他們的工作思路，還會影響他們的日常工作。

1.4專業信息管理人員不足

在歸檔管理信息構建過程中，街道地區辦公室應向工作人員提出高要求。街道地區辦事處有三個信息管理人員的要求。首先，他們必須適合歸檔管理，深入了解歸檔管理內容。第二，他們必須能夠靈活地使用信息技術，計算機應用程序使用熟練。但是，在實際工作中，歸檔管理的負責人雖然有專業的歸檔管理知識，但對計算機技術和相關知識沒有綜合把握。特別是信息文件導航、程序管理和維護方面，專家不足，導致街道地區辦公室的文件信息管理無法有效執行的專業支持。第三，必須不斷改善自己的品質。但是，現在的工作人員沒有這三個要求。有些工作人員可以理解歸檔的基本內容，并在電腦上進行非常簡單的操作。綜合人才還不夠，從而妨礙街道事務的管理。

2關于歸檔管理的信息構筑的考察

2.1對工作進行統一組織

為了構建檔案管理信息，由于組織復雜，經營部門的領導必須嚴密管理，明確各項業務的責任。這就需要要建立一個專業的有高文化質量團隊，必須任命一個小組領導，這是街道辦公室中最重要的領導。這樣的話，就能盡快實現信息管理。為了盡快達成這個目標，小組需要挑戰、革新，必須計劃各個部門的檔案信息。另外，關于區域信息化的構建，作為部下的指導者，為了合理制定信息化施工的責任制度，需要設置統括管理部下領導的隊伍。同時，這樣也可以促進歸檔管理信息構筑的發展。

2.2強化管理訓練

不管是什么類型的工作，為了提高工作質量，特別是為了員工的管理，員工必須有良好的心理和想法。在日常業務的過程中，為了構建檔案管理的信息，宣傳擔當部長可以改變傳統檔案管理者想法的宣傳，并引導建立信息構建的概念。街道部對公布歸檔信息化的管理內容有積極的效果。比如，工作人員接受新的東西，開始改變他們的想法。員工可以獨立學習新的經營技術，不需要嚴格的規章制度，改進教育理念，創造新的教育內容。只有不斷加強工作建設，才能提高工作效率，促進工作人員，確保我們在街道辦公室歸檔管理工作的順利進展。這樣也可以有效地促進他們學習檔案信息管理技術。[3]

2.3對規范進行合理制定

檔案信息化管理人員的信息構建尚處于開發階段，管理部門應建立科學合理的管理系統。實現當下檔案信息管理的最重要步驟是形成統一的標準和規范。管理部門的信息時，職員必須有明確統一的標準，收集、排序、配置、檢查、溫度管理、昆蟲的防止、信息的保管必須滿足檔案構筑的統一基準。同時，為了更加規范電子檔案，中國還制定了一些相關標準。這樣，歸檔信息管理就可以受到限制和標準化。

2.4明確工作流程

數據對于歸檔信息管理非常重要。在開發和轉換傳統紙張存檔管理信息時，需要輸入大量數據。因此，為了輸入數據，管理部門必須明確進程并標準化。首先，歸檔管理部門必須將檔案與它的重要性和價值一起分為ABC的三個類別。通過這種方法，管理部門也可以科學地對檔案進行排序和分類。第二，文件數據也是通過將文件分割成文件等級（例如，未檢索的文件）不同級別，有層次輸入的文件等級，即存在復雜問題的文件。這種形式還有助于歸檔信息管理。

2.5吸引人才，強化培訓

為了使街道地區辦公室工作順利，人才選擇應滿足三個要求：一是高專業水平，二是深厚文化底蘊;第三，這個人要有一定的潛能。同時，所選擇的人才必須在時間內進行培訓，必須提高他們的專業標準，并給予他們非常好的工作環境以使工作更加便利。因此，街道地區辦公室要尋找符合自己需求的綜合性人才。

3總結

如果街道辦事處想有效改善檔案管理工作水平，那就必須隨著時代的發展，合理應用先進的信息技術。在此期間，經營部門不僅要統一整理歸檔管理工作，還應合理制定管理系統。另外，綜合訓練員工的素質和技能也能確保檔案管理的信息化建設有規律的發展。通過有效提高檔案管理的質量和效率，可以期待在街道信息管理效率得到提升。

參考文獻：

[1]孫同英. 街道辦事處檔案管理信息化建設工作思路解讀[J]. 科技經濟導刊，2020，28（13）：232.

[2]吳振寧. 試論街道辦事處檔案管理信息化建設工作思路[J]. 辦公室業務，2019（01）：31.

[3]高紅. 街道辦事處檔案管理信息化建設工作思路探析[J]. 才智，2019（20）：207.