企業(yè)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)體系的建立

摘要：企業(yè)檔案記錄這企業(yè)的一切經(jīng)營活動和人事變動信息，是企業(yè)開展各項工作的重要參考，因此必須重視并做好檔案工作。而值針對企業(yè)檔案工作進(jìn)行有效的監(jiān)督指導(dǎo)，可進(jìn)一步提升檔案工作成效，達(dá)到充分發(fā)揮檔案作用的目的。這要求需針對檔案工作建立行之有效的監(jiān)督指導(dǎo)體系，本文正是以此為目的，對相應(yīng)體系的建立做了簡要分析。

關(guān)鍵詞：檔案工作;監(jiān)督指導(dǎo)體系;建立路徑

作為檔案工作的重要構(gòu)成，開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)的目的不斷提升檔案工作成效，我國對此十分重視，更是在《檔案法》對檔案監(jiān)督指導(dǎo)提出了明確要求，同時也明確了檔案監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)，保障了企業(yè)檔案監(jiān)督指導(dǎo)的順利開展。在這樣的背景下，企業(yè)更應(yīng)重視檔案監(jiān)督指導(dǎo)，并積極探尋相應(yīng)體系的盡力路徑。

一、檔案監(jiān)督指導(dǎo)的作用

檔案監(jiān)督指導(dǎo)最明顯的作用是可以增強企業(yè)對檔案工作重視度，從而使企業(yè)能夠積極主動地探尋檔案工作的有效手段，達(dá)到利用檔案促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展的目的。同時，企業(yè)積極開展檔案工作，還可促進(jìn)檔案相關(guān)政策、法規(guī)的逐漸完善，改變檔案工作缺少人力、物力和財力資源支持的尷尬局面，更重要的是可促進(jìn)檔案事業(yè)平衡發(fā)展，提升我國整體的檔案工作水平[1]。由此可以得知，建立檔案監(jiān)督指導(dǎo)體系，然后在體系的推動下不斷提升檔案工作成效十分重要。

二、企業(yè)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)體系的建立路徑

建立企業(yè)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)體系共有兩個大方向，其一是完善組織管理，其二是完善監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制，接下來筆者將分別進(jìn)行闡述。

（一）完善組織管理

1、對相關(guān)機(jī)構(gòu)及職責(zé)加以明確

首先應(yīng)在企業(yè)檔案管理部門設(shè)置檔案監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，并以企業(yè)對檔案工作的實際需求設(shè)置檔案監(jiān)督指導(dǎo)的相關(guān)崗位，同時明確各崗位的職責(zé)。如果條件允許，可專門設(shè)置檔案監(jiān)督管理部門，然后明確部門各人員、崗位及職責(zé)，接下來通過部門形式針對檔案工作開展專項監(jiān)督指導(dǎo)，如果條件不允許可將檔案監(jiān)督指導(dǎo)融入檔案工作當(dāng)中，由檔案工作人員負(fù)責(zé)相應(yīng)工作[2]。

2、對檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作開展科學(xué)規(guī)劃

第一，確定檔案監(jiān)督指導(dǎo)的內(nèi)容和方式。開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作之前，企業(yè)應(yīng)針對檔案工作的實際情況開展一次全面調(diào)查，然后依據(jù)調(diào)查結(jié)果完善制度，在制度中應(yīng)對檔案監(jiān)督指導(dǎo)的內(nèi)容方式進(jìn)行明確。同時以檔案工作現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，科學(xué)開展監(jiān)督指導(dǎo)工作，并要豐富監(jiān)督指導(dǎo)工作模式，使各種模式能夠完全匹配在各階段檔案工作需求。第二，明確檔案監(jiān)督指導(dǎo)計劃以及流程。必須統(tǒng)籌規(guī)劃檔案監(jiān)督指導(dǎo)，以實際需求為基礎(chǔ)，根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃明確檔案監(jiān)督指導(dǎo)的計劃，然后在計劃基礎(chǔ)上完善流程，從而使企業(yè)各階段的檔案工作都能夠得到有效指導(dǎo)和監(jiān)督。同時，企業(yè)應(yīng)以半年或一年為節(jié)點，審視和總結(jié)上一階段的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，然后對下一階段工作要點加以明確，以此不斷增強檔案監(jiān)督指導(dǎo)的作用。第三，檔案指導(dǎo)工作應(yīng)全面覆蓋[3]。指的是應(yīng)將檔案指導(dǎo)覆蓋的到企業(yè)的各級單位，令所有單位都能得到最科學(xué)的監(jiān)督指導(dǎo)。同時應(yīng)為檔案監(jiān)督指導(dǎo)配備有經(jīng)驗的工作人員，并集中企業(yè)最頂尖力量，力求將檔案監(jiān)督指導(dǎo)做到最好。第四，不斷總結(jié)、分析。這一點有兩個方面，其一對檔案監(jiān)督指導(dǎo)的總結(jié)、分析，要總結(jié)工作得失、分析問題，為后續(xù)的監(jiān)督指導(dǎo)工作提供參考。其二是對檔案工作的總結(jié)、分析，如通過檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作發(fā)現(xiàn)了檔案工作的問題，那么應(yīng)立即總結(jié)現(xiàn)有問題，并分析為什么出現(xiàn)問題，然后及時將結(jié)果反饋給企業(yè)管理人員，接下來由管理人員參考檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人員建議制定整改方案，比如調(diào)整檔案工作流程、處理相關(guān)責(zé)任人等，最終促進(jìn)檔案工作成效的提升。

（二）完善監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制

第一，對標(biāo)監(jiān)督指導(dǎo)。企業(yè)開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作應(yīng)對業(yè)內(nèi)標(biāo)桿，或者對標(biāo)各級單位，通過相關(guān)成功經(jīng)驗不斷調(diào)整工作細(xì)節(jié)、改進(jìn)工作不足。將對標(biāo)監(jiān)督指導(dǎo)充分落實到檔案監(jiān)督指導(dǎo)的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，并將對標(biāo)作為重點工作內(nèi)容，以企業(yè)規(guī)范和《檔案法》相關(guān)內(nèi)容為基礎(chǔ)，以相關(guān)部門或者工作小組為核心，反復(fù)核對工作流程和細(xì)節(jié)。第二，建立持續(xù)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制。開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)，應(yīng)明確企業(yè)在檔案工作中存在不足，將實際問題作為出發(fā)點，結(jié)合企業(yè)規(guī)范對問題等級加以明確，然后針對不同等級的問題開展有針對性的指導(dǎo)，以此對檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的內(nèi)容和方式做進(jìn)一步細(xì)分[4]。并且要針對現(xiàn)有不足和問題開展跟蹤性監(jiān)督指導(dǎo)，定期分析問題和不足的改善狀況，進(jìn)而實現(xiàn)檔案監(jiān)督指導(dǎo)的持續(xù)機(jī)制。第三，充分結(jié)合檔案檢查。作為檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作必不可少的方式，應(yīng)將檔案檢查充分結(jié)合到檔案監(jiān)督指導(dǎo)的全過程，通過檔案檢查去發(fā)現(xiàn)問題，然后更好地解決問題。開展檢查應(yīng)以《檔案檢查工作辦法》中的相關(guān)規(guī)定為基礎(chǔ)，信息制定檢查內(nèi)容、檢查流程、評估方式、檢查對象，以及復(fù)雜檔案檢查的工作人員。檔案檢查應(yīng)不定期、不定頻地開展，并要啟用企業(yè)內(nèi)部最有經(jīng)驗的檔案工作人員，檢查過后將最終結(jié)果在企業(yè)內(nèi)部公布。第四，嚴(yán)格開展考核。這一點指的是應(yīng)將考核納入檔案監(jiān)督管理當(dāng)這種，并合理規(guī)劃考核的占比，然后依據(jù)考核結(jié)果評價檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作、檔案工作以及相關(guān)人員。第五，完善檔案監(jiān)督指導(dǎo)的獎勵機(jī)制。綜合考評檔企業(yè)各單位檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人員，依據(jù)評價結(jié)果表彰相關(guān)人員，有助于提升工作積極性，促進(jìn)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作成效的進(jìn)一步提升。將考評推廣到企業(yè)各級單位，表彰人員的同時也要表彰在檔案監(jiān)督管理中具有突出貢獻(xiàn)的單位，以此可形成有利于檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作開展的良好環(huán)境，后續(xù)相關(guān)工作將變得更加順利，可長時間保持工作成效，不斷提升企業(yè)整體的檔案工作效果。第六，積極培養(yǎng)優(yōu)秀人才[5]。人才是保障檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作效果的必要因素，因此企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部重點培養(yǎng)一批具有事業(yè)心、責(zé)任心和優(yōu)秀工作能力的檔案監(jiān)督指導(dǎo)人才，為做好這項工作提供最有力的保障。在內(nèi)部培養(yǎng)人才過程中，企業(yè)還應(yīng)積極完善相關(guān)人才的招聘工作，比如可以通過和相關(guān)院校合作共同培養(yǎng)優(yōu)秀檔案人才，或者制定嚴(yán)格人才聘用機(jī)制，以此擴(kuò)充檔案監(jiān)督指導(dǎo)隊伍，當(dāng)隊伍壯大后就可建立專門針對檔案監(jiān)督指導(dǎo)的部門，從而令這項工作變得更正規(guī)，最終實現(xiàn)檔案監(jiān)督指導(dǎo)高效、可持續(xù)地開展。

結(jié)束語

綜上所述，本文從檔案監(jiān)督指導(dǎo)的作用出發(fā)，結(jié)合完善組織管理和監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制分析了建立檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制體系的策略，以期可為相關(guān)人員提供一些有價值的參考，進(jìn)而幫助企業(yè)做好檔案工作，并最終通過檔案工作推動企業(yè)的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]謝國強，黃新榮.云環(huán)境下大型企業(yè)的檔案管理模式：企業(yè)檔案管理中心[J].中國檔案，2019，23（1）：59-61.

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[3]楊曉英.淺談企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，31（22）：127-128.

[4]蔣明.論述新時期企業(yè)檔案管理工作的實踐經(jīng)驗[J].蘭臺世界，2018，21（2）：177-178.

[5]孫紅蕾.結(jié)合機(jī)關(guān)檔案工作現(xiàn)狀做好監(jiān)督指導(dǎo)工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，13（6）：126-128.

作者簡介

韓正昌（出生年月1978年12月），性別男，民族漢，籍貫（江蘇省徐州市）。職務(wù)職稱[：上海大屯能源股份有限公司檔案館館長，學(xué)歷本科，單位上海大屯能源股份有限公司檔案館，研究方向，企業(yè)檔案管理。