基于大數據時代的檔案管理信息化建設分析

劉筱瞳　喬鳴喆

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;信息化建設

檔案管理工作傳統的管理模式和方法之下，管理的效率和查找檔案和檔案利用的速度都比較慢，在滿足實際的工作需求方面存在一定的困難。基于大數據時代帶來的深刻變化，各種信息、數據和資料等內容的作用變得越來越大，這為其信息化建設指引了發展的道路。在檔案管理的發展過程中，出現的問題也層出不窮，如管理的安全性問題、管理的體系和制度不夠健全的問題以及管理人員的能力和實際的工作需求不相匹配等。為了有效的處理相關問題，最大限度地降低或者消除這些問題帶來的不良影響，巧妙地運用大數據是其中的可行策略之一。緊跟現代化社會發展的步伐，促進檔案管理工作走向信息化建設的發展道路。

一、健全檔案管理信息化建設的各種機制和體系。檔案管理本身就具有比較強的專業性、保密性和系統性，因此這項工作對檔案管理的機制必須具備完整性和系統性的特點。檔案管理的內部體系完整性包括的內容很多，如檔案管理的責任機制、對檔案管理工作人員的激勵機制和績效考核機制以及對檔案管理信息化建設的監督機制等。從健全檔案管理責任機制的角度來說，檔案管理工作需要責任機制作為保證，對檔案管理人員的責任、義務以及相應的權利進行明確的劃分和落實，保障檔案管理部門的相關領導和基層工作人員的責任意識都能夠得到提升。這樣一來，檔案管理部門和相關的工作人員能夠在明確自身權利和責任的基礎上，做好自身的工作，全面提升檔案管理相關人員的責任感和使命感;從健全檔案管理工作人員的激勵和績效考核機制角度來說，要想保證檔案管理工作人員的工作積極性，需要檔案管理機制發揮作用。對檔案管理的相關人員進行績效考核，將檔案管理工作的質量納入到績效考核的指標體系當中。綜合考慮檔案管理工作人員的指標狀況和檔案管理工作人員的績效狀況，將兩者結合起來進行檔案管理人員的總體評估。對于在檔案管理的績效考核評價指標體系中，完成了相關的指標和要求的工作人員，相關部門要對其進行獎勵。對于考核結果低于考核的標準和要求的工作人員，給予一定的薪酬懲罰。在這兩個機制的共同作用下，能夠確保信息化建設的有效性;監督機制作用的發揮主要依靠有效的監督方式和手段。實施分層監督的方式和層層管理的手段，積極引導和鼓勵檔案管理的相關人員進行相互之間的監督，有助于預防和組織檔案管理工作人員的不良工作行為，保證檔案管理部門的發展。

二、加大對檔案管理信息化建設的重視性和重視力度。檔案管理信息化建設重視程度的提升，需要檔案管理的相關工作人員樹立科學的檔案管理信息化理念。當檔案管理部門的領導意識到檔案管理信息化建設帶來的有利作用之后，掌握大數據技術檔案管理工作的內涵，最大限度的提升自身和相關工作人員的檔案管理信息技術應用能力。保證檔案管理有一個良好的環境，為檔案管理部門裝配專業且完善的檔案管理信息處理設備，確保為檔案管理的信息化建設奠定發展的基礎。檔案管理的信息化建設得到重視，就會獲得相應的建設資金投入，這樣一來就能夠建立檔案管理信息化的服務平臺和數據庫。信息服務平臺能夠幫助工作人員更快的進行檔案的整理、歸納和保存，有助于檔案管理工作更好的開展。數據庫的建立有助于提升對檔案資源的利用率，保證檔案資源能夠發揮出最大的價值。

三、制定科學完善的檔案管理安全防護制度。檔案管理的信息化建設中安全性問題已經嚴重威脅了檔案管理工作生存和發展的重要因素之一，因此必須要采取相應的措施去解決。制定科學完善的檔案管理安全防護制度就是一個很好的解決方法，將系統安全保障加入到具體的信息化建設之中。不斷地對檔案管理安全防護制度進行完善和優化調整，將相應的技術、資金和具體的管理等內容明確下來。檔案管理信息化建設涉及到很多比較機密性的檔案資料和信息，需要加大檔案管理安全風險的管理和控制，增強檔案管理工作的保密性，盡可能的減少或者消除安全隱患帶來的影響。檔案管理的工作人員在進行檔案相關的業務操作的時候，盡可能使用局域網，這樣能夠最大限度內提升檔案信息的安全。適當的監督也是相當必要的，明確檔案管理工作的具體責任人。同時，在大數據的時代背景下，隨著檔案管理信息系統的不斷發展和完善，信息系統的使用能夠在很大程度上解決網絡的安全性問題。檔案的及時備份和加密以及防火墻等等的建立等，都是為了應對黑客的惡意攻擊所采取有效的防護措施，提升檔案管理的安全性。打造檔案管理的信息數據庫也是保證檔案管理安全性的有效方式之一，能夠使檔案管理工作更加具有科學性和規范性。

總而言之，大數據時代背景下，檔案管理工作必須要向信息化建設的方向發展，健全檔案管理信息化建設的各種機制和體系，加大對檔案管理信息化建設的重視性和重視力度，制定科學完善的檔案管理安全防護制度，強化檔案管理的人才隊伍建設，充分將檔案管理的內在價值發揮出來，推動實現可持續發展。

參考文獻：

[1]格桑.芻議新時期檔案信息化建設問題及有效路徑[J].辦公室業務，2021（14）：103+138.

[2]龐娟.大數據時代檔案信息化建設路徑分析[J].黑龍江檔案，2020（02）：41.

[3]田凌嫣.論大數據時代背景下加強檔案管理信息化建設的策略[J].蘭臺內外，2020（02）：83-84.

（作者單位：山東省淄博市淄川區公共就業和人才服務中心）