事業單位檔案管理中信息技術的有效應用

張春子

摘 要：在新時期的事業單位檔案管理工作開展中，在檔案管理效率及質量方面的要求逐漸提升，要求在實際管理中可以合理地應用更有效的技術手段，而其中十分重要的技術就是信息技術。本文主要研究信息技術在事業單位檔案管理中的應用情況，以信息技術在事業單位檔案管理中的應用價值為入手點， 在檔案管理工作實施中對信息技術應用途徑及措施深入探究，為更好利用信息技術加強檔案管理提供有力的理論依據及支持，滿足實際需求。

關鍵詞：信息技術;檔案管理;應用

隨著目前信息時代的不斷深入發展，信息技術在社會上的各個行業及領域內也都有著廣泛的應用，且在實際應用中也表現出明顯的優勢。基于此，在當前的事業單位檔案管理中，對信息技術需要合理應用，實現檔案管理情況的改善，促使檔案管理信息化的實現，這樣有利于檔案管理水平及質量的提升，為事業檔案資源的利用及檔案價值的更充分發揮奠定理想的支持與保障，達到新時期檔案管理的要求。

一、事業單位檔案管理概述

在信息時代未到來之前，我國事業單位內部檔案記錄大部分都是紙質記錄，然后以牛皮袋封裝保存，最后依據類別及時間在不同檔案架中進行保存。然而，由于事業單位都是為實現人民群眾需求，為人們提供服務而設立的，各個事業單位每天都需要接觸大量人群，因而檔案管理也就成為比較繁重的任務。這些紙質檔案若保存不合理，管理不嚴格，則會導致檔案丟失情況的產生，這對于檔案信息的完整性及完全性會產生不利影響。由于傳統檔案管理中存在著一些問題，已經無法與當前社會快速發展相適應，也無法滿足當前人們的實際需求，在事業單位的檔案管理方面也就需要改變以往的方式。在當前我國信息時代不斷快速發展的背景下，信息技術發展也越來越成熟，應用范圍也越來越廣泛，在檔案管理中的應用就是其中比較典型的一個方面。然而，由于檔案管理改革的時間仍比較短，事業單位內部的檔案管理仍在傳統管理轉變為現代化管理的過程中，并未完全實現轉變，在這種情況下也就需要對事業單位檔案管理中信息技術的應用進行進一步研究，以便更好將信息技術融合于事業單位的檔案管理中，使事業單位的檔案管理創新及完善具有良好的技術支持。

二、信息技術在事業單位檔案管理中的優勢及價值

在目前的事業單位檔案管理中，要想實現檔案管理中信息技術的有效應用，必須要先把握信息技術的應用價值及優勢，具體體現在以下幾點。

1.檔案管理中信息技術的應用有利于資源節約

眾所周知，在傳統檔案管理中都是紙質檔案，每個單位內都需要配備一定數量的打印機，并且需要購置大量紙張及牛皮袋，資源耗費比較大。同時，這些紙質檔案資源還需要占據較大的空間，隨著檔案數量的增加需要占用的空間也會越來越多，有些情況下需要多個房間存放，這也是一種資源耗費。另外，傳統的紙質檔案管理中需要多個管理人員進行管理，耗費的人力資源也比較多。而在信息技術應用于檔案管理的情況下，可以使大量的紙質檔案轉變成為電子檔案，在計算機中進行保存，需要時隨時調閱，在這種管理方式下，以往紙張、牛皮紙及打印設備與占據的空間等都大量減少，并且不需要太多管理人員實行管理。因此，事業單位檔案管理中應用信息技術可以實現資源節約，減少檔案管理成本。

2.檔案管理中信息技術的應用有利于提升管理效率

在事業單位的傳統檔案管理中，信息技術的應用可以促使傳統檔案轉變為電子檔案，檔案管理人員在掌握信息管理技術的基礎上就可以獨立實行操控，實現紙質檔案向電子檔案的轉變。而在紙質檔案轉變為電子檔案的基礎上，可使檔案管理更加方便，這是因為在應用信息技術的基礎上可以通過程序設置對電子檔案實行自動分類歸納及記錄，也可以將需要搜索的文檔名稱輸入到設置程度上，計算機可以對檔案進行搜索并且找出與結果相符合的檔案信息。同時，信息技術的應用還可以使網上共享得以實現，使檔案的獲取更加方便，也就可以檔案管理效率的有效提升，節約時間，可以為人民群眾提供更好的檔案服務，滿足現代化檔案管理需求。

3.檔案管理中信息技術的應用可以提升檔案安全性

在傳統的事業單位檔案管理中，需要對檔案室環境加強重視，需要使檔案室內環境保持干燥低溫，且需要注意防蟲，避免這些紙質檔案受到損傷。另外，有些事業單位在搬遷過程中可能會導致檔案都是情況發生，檔案信息泄露。而在檔案管理中應用信息技術就可以使這一問題得到有效解決，這是因為信息技術的應用可以使紙質檔案轉變為電子檔案，還能夠實現云儲存及云備份，也就可以實現檔案信息安全性的有效提升。這樣一來，只要具備網絡環境就可以利用計算機進行檔案下載，可以避免檔案丟失情況發生，也可以避免這些檔案由于自然因素而被損壞，可以在很大程度上實現檔案信息安全性的提升，使檔案管理得到滿意效果。

4.檔案管理中信息技術的應用有利于事業單位結構優化

傳統事業單位內部職位比較多，工作人員數量也比較大，導致事業單位內部結構繁雜，工作人員較多，因而事業單位的管理難度比較大，并且會增加事業單位的人力資源成本支出，導致事業單位內部的財政壓力比較大。而在將信息技術融入檔案管理過程中的情況下，可以實現事業單位內部職業結構的優化，這主要就是因為在檔案管理中應用信息技術可以將一部分人力勞動代替，如檔案錄入、分類及歸納整體等，這些需要花費較多時間及人力的工作都可以利用計算機將其代替，可以有效緩解工作人員的壓力。這樣一來，可以使事業單位的人員結構得到簡化，實現事業單位內部結構的優化，為事業單位的更好發展提供有力的基礎與支持。

三、信息技術在事業單位檔案管理中的應用策略及途徑

依據上文所述，在事業單位檔案管理中信息技術的應用具有明顯優勢，也就需要實現信息技術的合理應用，具體從以下幾個方面入手。

1.有效落實檔案管理制度

在事業單位檔案管理過程中，要想實現信息技術的有效應用，促使檔案管理得到滿意效果，首先就是需要落實檔案管理制度。事業單位內部需要依據《檔案法》中的相關規定，制定檔案管理制度。并且對該制度不斷完善，同時需要注重相關管理人員的培訓，使檔案管理工作人員可以形成正確觀念。另外，需要在檔案管理制度的制定及落實中納入現代信息技術，用制度方式對檔案管理人員進行規范，以提升檔案管理人員的標準化程度，進而實現管理效率及質量的進一步提升。在這種情況下，檔案管理工作的層次性會有所提升，再有問題出現的情況下，檔案管理工作人員也可以將問題發生的原因找出，以采取有效途徑解決問題，保證檔案管理工作的有序開展。此外，對于事業單位檔案管理工作實施，還需要繼續加強監督，在工作考核上構建合理制度，讓檔案管理效果和管理人員薪資掛鉤，以提升管理人員積極性，促使管理人員可以保持積極向上的工作態度，在檔案管理工作中更好投入，積極探索信息技術在檔案管理中的應用，保證信息技術的應用及檔案管理都可以取得滿意的成果。