淺析新時代人事檔案的開發與利用

李恩潔

摘 要：自2021年起我國新版檔案法正式施行。在新版檔案法中關于檔案開發利用的內容進行了重點強調，這也預示著隨著我國檔案數量的日益增多，檔案已經成為重要的資源，在社會經濟發展中發揮出更加重要的作用。新檔案法的施行標志著我國檔案事業進入到一個嶄新的發展階段。人事檔案是我國檔案體系中的一個重要類別，涉及個人的身份、學歷、資歷等方面的信息及內容，是我國人事管理制度體系下的一個重要組成部分。如果在新時代環境下，依據我國新檔案法的規定，加強人事檔案的開發與利用工作是檔案管理部門及工作人員關注和研究的重要內容。本文就這一議題進行了探討，文章提出了完善和優化人事檔案開發與利用的策略，供相關人士參考。

關鍵詞：檔案資源;管理特點;重要性;措施

一、引言

我國新版檔案法于2021年起開始正式施行。在新版檔案法中除了對檔案信息化建設的內容以及檔案監督檢查的內容進行了增加以外，對于檔案資源的開發和利用內容也進行了強調說明。過去檔案向社會開放的期限為三十年，而新版檔案法中關于檔案的社會開放年限縮短為二十五年。此外，檔案館對檔案開發利用的規則進行完善，對檔案開發利用及服務形式進行創新，以更好地增強檔案開發利用服務水平，為法規政策及有關問題研究提供更科學更便利的支持。

二、人事檔案管理的特點

人事檔案是我國檔案體系中的一個重要類別，涉及個人的身份、學歷、資歷等方面的信息及內容，是我國人事管理制度體系下的一個重要組成部分。人事管理檔案不僅與個人的工作經歷有關，與個人的工資待遇相關，而且還與個人的社會勞動保障事項有關。人事檔案管理具有明確的法律效用，在法律案件中可以作為有效憑證。在對人事檔案進行管理的過程中，充分考慮到檔案的特點是十分必要的。

全面性特點：由于人事檔案記載了個人的很多信息，如個人曾經的學習、工作、培訓等經歷;個人的政治面貌情況;個人的入黨入團經歷;個人曾經獲得的榮譽、獎勵、處分、犯罪等情況;個人的工資待遇、個人在工作中的鑒定和考評情況;個人的家庭成員情況等。由于信息范圍廣、信息類型多、時間軸長，因此能夠很全面地呈現出個人的學習成長情況、思想發展情況以及個人自然情況，可以說，人事檔案管理是對員工個人信息庫的管理，是對個人的多維度面貌進行的管理。

現實性特點：人事檔案管理不是普通的文檔管理，是與個人、用人單位以及人事勞動部門的現實性緊密關聯的。通過人事檔案信息幫助用人單位更好地了解人才、更好地將人才配置到合適的崗位上，更合理地解決人才的工資福利待遇等問題，這些都是涉及利益或現實的實際問題，是人事檔案管理不同于普通的文檔管理的突出特點。

動態性特點：由于人事檔案管理的檔案對象是個人的信息，因此由于人的變動性和發展性的特點，使人事檔案也在不斷地更新變化。這就決定了人事檔案管理與普通的檔案管理相比具有更強的動態性特征。在人事檔案立卷以后，檔案的內容并不是固定不變的，而是隨著當事人的變化而不斷地增加新的檔案信息。因而，人事檔案管理需要及時做好關于當事人的新材料的收集整理，補充到人事檔案中。

流動性特點：如果當事人所在的單位發生了改變，那么人事檔案的管理單位及地點也很可能發生變化。因此，在人事檔案的管理中，人事檔案管理要與當事人的人事管理工作保持統一，這樣才能避免出現有人無檔，或者有檔無人的情況。檔案管理工作要堅持人事檔案隨著當事人的變動而跟隨變動，應及時將人事檔案轉移到新單位或新的管理部門。

機密性特點：在人事檔案中，不僅包括當事人的一些普通信息，而且還經常包括一些當事人的機密信息，如個人的功過獎懲、一些歷史重大事件參與信息以及一些涉及黨和國家的機密信息等等，這些檔案信息不得隨意泄露，也不能私自保存，因此人事檔案管理因檔案內容的特殊性而具有機密性的管理特點。

三、人事檔案開發與利用現狀

隨著國家檔案資源積累數量的日益增多，關于這部分資源的開發和利用議題也被提上日程，成為檔案管理部門工作中的重點內容之一。對于人事檔案而言，目前我國的人事檔案管理已經建立了基本的管理系統，并形成了初步規模。各級各單位組織部門都對人事檔案管理設置了專門的機構，專門對所在地區的人事檔案進行管理。關于管理制度方面，我國黨中央人事部結合我國的機關事業單位的檔案管理實際情況制定了關于干部人事檔案管理的工作條例、工作細則，對人事檔案工作中的材料收集以及材料歸檔環節做出了明確的指引，對人員的人事檔案流動性管理也出具了具體的辦法和規定。為了更好地推動和保障人事檔案管理工作的順利推進，制定了人事檔案管理的考核標準，約束和規范檔案相關部門及工作人員按規定按規矩辦事，保障人事檔案管理工作越來越系統和規范。在人事檔案資源的開發和利用方面，利用數字信息技術為人事檔案開發和利用創建基礎條件，傳統的紙質檔案變成數字檔案，為檔案開發和精準用檔提供了便利。人事檔案開發和利用中，除了過去的檔案類型以外，一些新的符合時代發展特征的檔案類型也涌現出來，人事檔案數據庫更加豐富，不同的用戶在人事檔案的利用開發和利用過程中也可以滿足個性化的需求。

四、人事檔案開發與利用重要性及人事檔案開發與利用存在問題

關于人事檔案，其開發利用有著三個方面的意義。首先，可以作為了解當事人情況的基礎資料。由于人事檔案中包含了當事人的多方面多維度的歷史經歷和信息，因此對于單位來說，在了解當事人情況的時候，可以將人事檔案作為信息的重要來源，通過查閱人事檔案信息獲取到更全面真實的當事人信息。尤其是在機構單位的人員選聘、人員定崗以及人員的培養等方面，人事檔案可以幫助機構單位作出人力資源方面更加科學的決策，使人員選聘與機構單位的實際情況相匹配，更有利于人員和崗位的匹配性。其次，可以使人才潛能得到更好的挖掘。人的不確定性和主動性特征都預示著人是有發展的潛能的。而每個人的潛能并不一定被挖掘出來。伯樂和千里馬的關系就如同人力資源管理人員和員工的關系，結合單位及崗位的當下及未來的發展需求，發現人才，并挖掘和激發出人的潛能是人力資源管理人員工作的重點內容。人事檔案中包括了多維度的當事人信息，找到這些信息的關聯性，并發現員工的優勢、特長，將其與單位所需的人才能力結合起來，實現人力資源和單位崗位的匹配性，并在這一基礎上幫助員工個人潛能最大化發揮，實現自身更多的價值。其三，可以推動我國社會經濟更好地發展。社會經濟的發展都離不開人力資源，而人事檔案開發和利用對人力資源管理的作用如上所述。做好了人力資源管理，人才才能更好地發揮出潛能和價值，才能推動經濟發展，推動社會進步，這是人作為重要的生產力資源的有效體現，是人事檔案開發和利用重要性的宏觀體現。