新時期檔案文獻編纂工作變化創新

楊怡寧

摘 要：本文首先分析了新時期給醫院檔案文獻編纂帶來的變化，而后對新時期新技術在醫院檔案文獻編纂工作中發揮的優點進行了探討，并指出了新時期醫院檔案文獻編纂工作中存在的問題，最后對如何推動新時期醫院檔案文獻編纂工作的創新提出了建議。以期為我國醫院檔案文獻編纂工作做出微薄貢獻。

關鍵詞：檔案管理;文獻編纂;醫院檔案

引言

在各大醫院管理的過程中，對檔案的文獻編纂工作源遠流長，并且在長期的實踐過程中積累了許多有效的方法和寶貴的經驗。隨著社會進入互聯網時代，許多新的智能手段和計算機管理技術被不斷的引入醫院的檔案文獻編纂工作中。在新時期，醫院的檔案文獻編纂工作基于現代化的科學計數發生了歷史性的飛躍，在提高工作效率的同時，使檔案文獻編纂工作更加簡潔化和智能化。

一、新時期給檔案文獻編纂帶來的變化

首先，由于檔案文獻編纂在我國歷史悠久，取得的成果斐然，在醫院對患者信息檔案、各類手術過程、典型病例等檔案的收集不僅有益于醫院后期遇到同類病例時進行借鑒，也能有效促進醫生對各種病情的深入研究，還很好地反映了醫院的發展歷史。精細化的檔案文獻編纂也使得醫院管理更加便捷，并通過編輯存檔文件，收集、過濾、審核和添加文件信息以存檔出版物的形式進行提供給所需要的用戶。而在21世紀，網絡技術，計算機技術，現代通信技術科技等現代技術共同創造了一個覆蓋世界、團結人類社會的前所未有的超級網絡數字世界。互聯網時代授予在網絡環境中進行醫院檔案文獻編纂工作新的定義，在這一新的背景下，檔案文獻編纂工作是通過計算機網絡對文件的整理和發展，它是文件的匯編工作者通過網絡處理文件信息之后以電子文檔形式提供給用戶的操作，使這項工作已經從物理代碼擴展到了數字代碼，并且工作環境也發生了巨大變化。

其次，隨著醫院檔案文獻編纂工作的改變，給檔案匯編人員帶來了巨大的角色轉換，檔案匯編人員不再是一個單純的文件整理者，更多的是通過運用新的計算機技術，不斷提升自己應用各類文獻編纂軟件來利用互聯網進行更好的存檔和編輯。傳統的檔案文獻編纂工作所耗費的人力物力巨大，而現在只要一臺電腦就可以解決所有文檔編輯問題，檔案文獻編纂工作不再受到時間和空間的限制，大大地減輕了檔案匯編人員的工作負擔。

二、新時期新技術在檔案文獻編纂工作中發揮的優點

1.大數據的應用使存檔、搜索和收集方便快捷

“檔案”是各種各樣的國家機構、社會團體和個人在工作及生活中產生的一系列文字、圖像、聲音和各種不同類型的原始記錄，而醫院的檔案文獻編纂是將醫院運行過程中所產生的各類檔案進行存儲之后轉換為文獻的工作。因此在這一過程中，對檔案資料的初步收集、篩選與存檔、文獻轉換是其中最重要的部分，一直是檔案匯編工作者最為關注的要點，初期收集的相關檔案資料對后期高質量的文獻產生著重要的影響。在當前新的時代背景下，通過運用計算機和相關的大數據技術，當前的檔案收集工作相較于以前，工作過程更加方便、更加省時省力，傳統的檔案數據收集是由記錄員手動完成的，工作量巨大，并且查找起來非常麻煩。雖然在長期的發展過程中也總結出了諸如類求法、人求法、地求法等，并且應用了許多搜索的工具，但龐大的紙質版檔案在查找的過程中依舊非常煩瑣。查找人員需要對大量紙質文件逐一進行排查，還要在不同的檔案館之間來回奔波，耗費了大量時間與精力不說，有時還容易出現漏查的情況，進一步影響了檔案文獻編纂的進度。然而新時代下的各種高科技文獻編纂軟件就大大彌補了上述的這些問題，互聯網作為一種開放的公共媒體，能夠與任何不確定的用戶（政府部門、患者、醫生、醫院各部門）進行信息發布和信息交流。當前隨著互聯網覆蓋面積的進一步擴大，互聯網當中的信息也越來越豐富，受眾群體也在不斷增加。在這種情況下，醫院的文獻編纂工作變得越來越準確和快速，在收集一系列檔案信息時，只需要通過智能設備通知對方，使其登陸檔案收集網絡，上傳相關信息即可。而后檔案管理人員可以通過大數據算法對他們進行歸類，最后編纂成文獻，在提取時，只需要通過身份認證，輸入檔案文獻關鍵詞，就可以取得相關信息，避免像過去那樣耗時耗力地進行查找。這一方面免去了醫院文獻編纂人員的巨大工作量，為醫院節省了許多人力、物力和財力，并且也為需要應用這些信息的人員節省了大量的時間。

2.編程的應用檔案文獻編纂工作效率大幅提升

檔案是一個事件發生后的最原始的記錄，醫院檔案有著直觀性的特點，能為后續工作提供參考，為了保護原始文件，在對檔案進行處理的過程中，不能直接在原檔案上面會換或者進行標記，由于保密原則，也不能將原稿件直接進行打印或出版，需要將原始檔案進行必要的信息隱藏，進行轉錄之后再公布，在進行轉錄的過程中，要求轉入文件與原文件內容相同，不能有信息遺漏，也不能有錯別字的出現，從這里我們可以看出傳統的醫院檔案文獻編纂工作非常繁重并且耗時。而在當前的新環境下，通過在電腦上建立電子信息檔案，方便檔案管理員直接操作，在轉錄的過程中對檔案管理系統進行軟件編碼，自動隱去有無信息泄露嫌疑的詞匯，通過剪切、復制、掃描等對文檔進行編輯，省去了檔案匯編工作者抄寫的麻煩，這大大減少了檔案匯編工作人員的工作強度，提高了工作效率，并且避免了手工轉錄過程中出現的一些信息遺漏和錯別字的現象，使轉錄后的文檔更加客觀。除了對檔案進行轉錄之外，對已經編纂好的文獻進行考核研究也是檔案文獻編纂工作的一個重要環節，傳統的考核方式需要逐字逐句地進行對比，工作強度較高，耗費的時間長，在考核當中發生錯誤的頻率也更高。在新時期運用編程技術，可以通過計算機對新舊文獻進行比對，相較于人工比對來說準確度更高、更加省時省力。因此，將各種新的技術手段應用于醫院檔案文獻編纂過程中，不但為檔案管理工作者節省了大量的工作時間，還提升了對醫院檔案信息編纂效率，加快了醫院檔案文獻相關材料的出版進程。

3.智能系統使檔案文獻編纂工作更加便捷