加強事業單位檔案保密管理工作的研究探討

徐慶輝

摘要：檔案保密工作是事業單位發展過程中的重點任務。在此結合相關信息探究加強事業單位檔案保密管理工作質量的方法，以期為事業單位長遠發展提供些許借鑒。

關鍵詞：事業單位;檔案保密管理;存在問題;應對策略

檔案管理工作主要負責對檔案信息進行整理、分類、歸檔等內容，對于事業單位而言，部分檔案涉及國家機密信息，因此提升檔案保密工作質量有重要價值。對此，應加強檔案保密管理制度建設、提高保密管理意識，從而有效杜絕信息泄密問題發生。

1新時代背景下事業單位檔案保密管理工作的主要內容

1.1落實檔案庫房保密管理工作

事業單位中檔案庫房是保存、存儲檔案的重要場所，因此，其在檔案管理中占據重要地位，采用科學方法管理檔案庫房可大幅度增強檔案保密性能。為了確保檔案庫房管理科學、高效，首先應嚴格遵循相關制度規范進行操作。其次結合科學理念對檔案管理庫房進行科學分區，按照一定標準合理劃分各區域位置，并安排專門的庫房管理人員，嚴格要求管理人員日常生活中落實做好各項管理制度。最后加強檔案流通環節管理，對涉密檔案庫房中的內容加強管控，貫徹執行雙進雙出制度，并嚴格要求所有進出人員如實登記，確保所有活動“有跡可循”，同時依靠登記制度，杜絕無關人員隨意進出涉密檔案庫房，通過這些工作切實做好庫房保密工作[1]。

1.2科學構建檔案保密管理制度

事業單位執行檔案保密管理工作時，科學完善的管理制度是有效參考，只有保障涉密檔案管理制度完整全面，才能做實、做好涉密檔案收集、整理、保管工作。例如檔案管理制度中對檔案分類作出明確規定，涉密檔案需要單獨整理，禁止與其他檔案混淆。同時為了提升檔案保密性，需制定高效的意外情況預防及應對預案，在出現意外情況時，應急處理預案可快速發揮作用。另外需要定期開展涉密檔案檢查活動，針對所有儲存的涉密檔案進行核實，避免泄密、竊密情況出現。

1.3不同保密程度檔案分類管理

檔案工作管理過程中，工作人員需要結合實際及國家相關規定，對檔案的保密期限及保密程度等做出明確劃分，在實際開展工作時，需要嚴格遵循分類管理原則。同時檔案處于保密期限內時，應按照保密工作規范落實檔案管理工作。對于機密檔案需要堅持授權原則，只有得到相關機關的授權才能查看，同時在保存期間需要一直按照保密工作要求進行管理。另外隨著政治環境及政策調整等變化情況會導致部分檔案的保密等級發生變化，因此事業單位需要構建動態的保密檔案管理模式，且相關管理人員需要加強對國家政策及環境因素的關注度，及時接收涉密檔案管理的發展情況，從而針對性地調整實際執行細節。

2新時期事業單位檔案保密管理工作中存在的不足

2.1檔案保密管理工作認識不足，保密意識淡薄

很多人沒有正確認識檔案管理工作的重要性，缺乏檔案保密管理意識，這導致在實際執行時由于人員主觀因素而出現的泄密等問題難以根除。之所以出現此種情況主要原因是很多人員自身意識不到位，思想上缺乏重視，日常工作時忽視保密制度，并沒有嚴格貫徹執行規范流程，這導致事業單位的檔案在管理過程中存在漏洞，這為檔案管理安全性及保密性帶來風險隱患。

2.2檔案管理保密制度不全，部分制度落實乏力

很多檔案保密制度建設過于籠統，在管理細節方面存在漏洞，導致很多事業單位檔案保密工作參照不完整，部分細節缺乏可行性參考。由于事業單位的性質，檔案的保密等級及保密期限等存在差異，所以難以用一套制度覆蓋所有的事業單位檔案保密工作，為了保證檔案保密工作順利完成，應結合實際情況構建更為切實可行、符合時代特點的檔案保密管理制度。

2.3監督管理機制不完善難以充分發揮監督作用

監督機制的有效實施，可更為全面的約束檔案管理工作行為，并間接督促檔案保密管理工作人員切實遵守相關制度落實檔案保密程序。另外通過監督機制可有效發現檔案管理工作執行過程中存在的不足，從而及時提出補救措施，持續性高檔案保密工作水平。結合實際來看，我國很多事業單位在監督機制建設方面存在不足，這導致檔案管理工作缺乏掌控，一定程度上增加了問題出現的概率。

3新時期背景下，事業單位加強檔案保密管理工作的有效策略

3.1加強檔案保密工作宣傳力度

想要提高事業單位檔案管理人員的保密意識，應充分結合日?；顒訌V泛開展宣傳教育活動，同時組織檔案管理人員參與檔案保密相關法律的宣講會，學習完成后組織工作人員交流心得體會。另外定期開展以檔案保密工作為主題的研討會，會上重點強調檔案保密工作的作用和重要性，結合相關案例闡明檔案泄密造成的危害，從而提高員工的重視程度。事業單位可為檔案管理人員編制員工工作手冊，手冊中詳細列舉各種情況的應對對策及突發情況處理方法。通過上述方式，徹底貫徹執行檔案保密管理工作相關要求。

3.2加強檔案保密管理制度建設

首先，應根據崗位情況，明確劃分職責權限，事業單位應充分參照檔案保密管理工作規定和實際開展具體情況科學劃分工作人員的崗位職責，同時制定高效、科學的管理制度，通過制度措施促進相關人員提升責任感和使命感，自覺加強對檔案管理工作的關注度。其次應確保制度體系完善科學，在實際開展工作時，會有意外情況發生，因此需要保證事業單位的檔案保密管理制度動態發展，可結合情況變化實現靈活變通，也需要相關人員做好完善工作，進一步結合發現的漏洞和存在問題，提高檔案保密工作的規范化程度。最后合理配置監督人員，負責對各項保密工作環節進行監督審核，及時發現不合理現象，對違規行為作出嚴肅處理。通過上述策略，確保有完善的檔案保密管理制度指導工作順利實施[2]。

3.3切實建立健全保密監督機制

想要進一步提高事業單位檔案保密工作質量，完善監督機制至關重要。首先因組建一支專業、規范的監督隊伍，從工作人員中選出政治素養高、業務能力強、思維活躍性良好的人員組成監督隊伍，從而為監督工作夯實基礎。其次加強對機密檔案和特殊載體檔案的監督力度，明確檔案保密管理具體要求，并將檔案保密監督工作列入日常工作議程，對于重點檔案，需要定期由專人負責盤查和整理，從而確保檔案安全。最后事業單位將檔案保密工作執行效果和目標完成度等內容，與工作人員績效考核相結合，通過實際獎勵促進工作人員工作積極性。

3.4提高檔案信息化管理安全性

隨著時代發展，信息技術、計算機技術、網絡技術等得到廣泛應用。如今事業單位的檔案管理工作也通過技術手段實行智能化管理，這些技術為管理工作帶來極大地便利，但同時也帶來新的安全隱患。為了提高檔案信息化管理的安全性，事業單位應加強基礎設施建設，增大檔案室設施采購資金份額，引入現代的電子門禁、溫濕度調節器等系統強化管理體系。另外加強檔案信息化系統建設，完善各類輔助設備配置情況。同事家結合信息技術應用情況，構建完善的信息化檔案管理操作流程，從而信息化系統中有效規避風險。

4結語

結合上文內容可知，事業單位檔案保密工作有重要價值，其開展質量不僅與事業單位切實利益信息相關，也與社會發展有緊密聯系。因此需要結合實際情況，探究當前檔案保密工作中存在的不足，并針對性的提出些許應對策略，從而有效提升檔案保密管理工作水平。

參考文獻

[1]成麗娟.如何加強機關事業單位檔案保密工作[J].辦公室業務，2019（14）：90+150.

[2]邵山.加強事業單位檔案管理工作的若干思考[J].辦公室業務，2019（06）：52.