基于服務就業視角下中職學生檔案管理的思考

文/何榮財

中職學校學生檔案是對學生在學學習情況、社會實踐情況等相關內容的總體反映，主要由各類原始數據、歷史證件構成。學生檔案非常關鍵，對于學生而言必不可少。用人單位在招聘工作人員時，可結合中職學生檔案記載的各項信息進行分析研判，以便更加全面地了解畢業生綜合表現情況。因此，做好中職學校學生檔案管理工作，對服務學生高質量就業有重要影響，對中職學校學生成長與職業發展也有著重要作用。

一、中職學校學生檔案對于服務就業的作用

服務就業是中職學校的教育職能之一，學生檔案管理工作作為中職學校的重要工作，需積極配合學校服務就業工作，充分發揮應有的作用。

（一）能夠構建雙向選擇的聯絡渠道

各用人單位與中職學校畢業生通過供需見面會等形式進行雙向選擇，已成為中職學校學生就業的關鍵方法[1]。在這項工作中，中職學校所建立的完整、規范的學生檔案，以及出具的就業推薦書，都能發揮積極的橋梁紐帶作用。用人單位可在參加供需見面會時根據學生檔案進一步了解學生的思想狀況、興趣特長、學習情況、家庭情況、社會關系等信息，為充分發揮畢業生專業能力、為畢業生崗位安排提供科學依據。

（二）能夠為用人單位聘用人才提供參考

牢記“為黨育人，為國育才”使命，發揮辦學特色優勢，為社會培養更多高素質技能型人才，是中職學校的辦學宗旨。在中職學校中，學生檔案是學生全方位、動態化、立體化的反饋，能體現出學生在政治素養、專業理論、專業技能等方面的水平，是學校評估教學效果與質量、各個單位選人用人最為基礎的參照[2]。完整規范的檔案可為各個單位提供聘用人才方面的信息，幫助企業知悉學生的在學經歷，對畢業生加入工作、定崗定職及晉升等都有幫助。

（三）能夠反映學校育人水平和辦學特色

在中職學校辦學水平評估中，畢業生就業率和專業對口率一直是衡量學校辦學質量的重要指標。一份完整、規范的學生檔案，能全方位反映出中職學校專業課程設置、教學管理的高效性與科學性，以及中職學校各專業人才培養方案的可行性，也反映出增強學生各項能力的過程、結果等。中職學校學生檔案是否得到科學、高效的管理，是否已經收集完善、健全的資料，是否記錄詳盡，均可側面反映出學校對學生管理方面的質量和水平[3]。在學?？偨Y辦學經驗、提煉教學成果和人才培養案例、申報重點項目、創建高水平中職學校等工作中，一份完整、規范的學生檔案也能發揮積極的作用。

（四）能夠有效提高中職學校學生的綜合素質

中職學校的關鍵目標是培養、教育出更多適應社會需要的高素質技能型人才。在學生檔案中，記錄下所有學生在學校中的生活、學習等信息，是企事業單位掌握、選取、聘用人才十分關鍵的參照。學生檔案管理對培養技術技能型人才、提升學生總體素養等發揮重要作用[4]。學校想要做好學生檔案管理，前提是要強化學生日常行為習慣，通過養成教育實施精細化管理。學校應運用現代化信息技術手段，完善學生評價制度改革，積極構建全員育人、全方位育人、全過程育人的“三全育人”新模式。通過實施管理育人、文化育人、課程育人、活動育人、實踐育人、協同育人等舉措，貫徹落實習近平總書記“把思想政治工作貫穿教育教學全過程”的要求，有效提高學生思想政治教育水平以及學生的綜合素質。

二、服務就業視角下中職學生檔案管理現狀

中職學校檔案管理直接影響中職學生的發展和利益，應引起中職學校的高度重視。從當前服務就業視角觀察，中職學校對學生檔案管理仍存在諸多問題，中職學校服務就業水平、管理工作效能也受到了不少影響。

（一）檔案管理意識、信息化管理思維薄弱

目前，服務就業視角下的中職學生檔案管理意識較為薄弱，歸檔、檔案管理模式單一，學生檔案資源管理沒有得到有效利用。部分中職學校檔案管理部門認為檔案工作不是學校的工作重心，部分院校領導認為學生檔案只在學校保存三年，只要做好常規保管工作即可。尤其是在辦學經費不足的情況下，中職學校在檔案信息建設方面顯得力不從心，甚至直接忽略。

學生檔案在中職階段一般集中在行政部門，班主任工作繁忙，沒有多余的精力學習檔案管理相關知識，導致學生檔案歸檔出現遺漏、錯記等問題。檔案是記錄學生學校成長過程的文件，由學校組織保管，學生自身對其重視度不夠，家長、教師各方面也沒有對學生強調檔案的重要性，在現實生活中常看到部分學生在應聘事業單位時，因檔案不完整等原因被拒絕入職，這些現狀足以說明學生缺少對檔案重要性的認識。

（二）檔案管理的不規范不利于學生就業

中職學生學籍檔案包括學籍表、學業成績單及實習鑒定表等相關信息。若這些材料不能如實反映學生的個人能力和業務素質，會使用人單位很難通過學生檔案了解學生的真實情況。另外，中職學生檔案管理還存在不規范、遺漏等問題。班主任大多只在學生入學初期對其收集、歸檔，其余時間一般由行政部門管理。由于行政部門流動性強，導致諸多原始材料沒有及時收集，造成學生在應聘求職中被拒或需要回校補交證明材料。

（三）中職學校學生檔案管理設備陳舊

由于中職學校的資金被大量投入到科研、實訓中，導致學生檔案管理還處于人工管理的狀態，軟硬件設備較為陳舊，仍實行手工操作，沒有借助計算機技術對檔案進行管理、搜索，也沒有將服務就業需要以及服務職能的需求歸入檔案管理項目的拓展中，在一定程度上限制了學生檔案管理提供就業服務、科研服務，影響學生檔案管理的功能性與服務效能。造成這種情況的原因有兩個方面：一方面，由于中職學校對檔案管理信息化建設重視不夠，沒有意識到信息技術在檔案工作中的意義，也沒有結合檔案工作需要引進信息化設備；另一方面，諸多檔案管理人員計算機應用水平較低，無法勝任新型技術的管理要求，使檔案信息化建設無法順利開展。

（四）檔案管理制度不完善

制度是工作規范化發展的必要依據，只有完整、規范的管理制度才能確保檔案管理的標準性、有效性，降低檔案工作出現的遺漏幾率。在實際情況中，我國中職學校普遍存在檔案管理制度不規范的情況，較為突出的有以下幾點：1.尚未明確各項檔案管理工作，時常出現一人兼顧多項檔案管理的情況，極易造成管理人員混淆、雜亂等問題；2.尚未有明確的績效考核制度，通過研究各大中職學校的檔案管理流失現象可知，大部分是缺失績效考核制度所致，管理人員工作態度不積極、責任感較弱，只追求工作表面的程序，管理質量難以提高，無法實現學生檔案資源的應用價值。

（五）部分檔案管理出現虛假情況

在就業競爭的壓力下，部分學校為了提高就業率，在學生檔案管理上弄虛作假。一方面提高學生成績合格率，以此提高畢業生的整體成績，另一方面，隱瞞部分畢業生在校期間受到的處分。上述情況嚴重違反了就業過程中公平競爭的原則，不利于教育的良性發展。

三、基于服務就業視角下中職學生檔案管理的對策

針對上述學生檔案管理的現狀，結合教育服務就業與檔案管理的關聯，中職學校檔案管理部門需更新管理理念，基于服務就業視角來不斷創新檔案管理模式，構建就業服務主導的檔案管理制度。

（一）加強宣傳與推廣，提高做好學生檔案管理工作的認識

現階段，我國人事檔案、社會福利體制、戶籍體制等密切相連，對人們日常工作和生活產生諸多影響。為此，中職學校應針對師生開展針對學生檔案提升意識的宣傳教育，引導師生重視并做好學生檔案收集、整理、歸檔工作。同時，中職學校還可利用學校官網、微信公眾號、校園廣播、宣傳欄等相關媒介，全方位宣傳和推廣，提升學生的檔案觀念、意識，讓其認知到檔案的關鍵性并出于個人的未來發展重視檔案管理[5]。另外，中職學校中從事檔案管理工作的相關人員也需要持續進行學習，自主加入到各類培訓、教育中，盡力提升自己的工作素養、水平、能力，在學習、掌握現代化的檔案管理方法后，提升中職學校學生檔案管理服務學生就業的能力，緊依社會的步伐，改良、優化較為滯后的學生檔案管理方法，為學生就業提供更多優質服務，提高工作效率。

（二）明確歸檔總范圍，反映學生的綜合素質

為便于開發利用，真正發揮學生檔案在服務就業中的作用，學校應科學制定歸檔的范圍和相關標準，學生錄取花名冊、學籍卡、操行評語、畢業生登記表、畢業生鑒定表、黨團材料等，作為直觀反映學生在校綜合情況的材料，應收集完整并確保真實。負責學生檔案管理的相關人員，也需要主動分析、研究學生檔案管理的特點和要求，持續地開拓檔案內容，使其可全方位地體現出學生在學校中的各類情況，以供各個單位、學校參照。在檔案管理中，除以往的各類基礎性內容外，還需體現出學生在學校中的個人信用、專業技能與水平、社會實踐、身心狀態、專業素養、藝術素養等相關內容，從本質上改善學生檔案情況。

（三）嚴格做好檔案管理，保證檔案的健全性、完善性和真實性

其一，學校要為學生檔案管理提供人員保障、資金保障、制度保障，分管領導督促相關部門做好學生檔案的收集、整理、歸檔、開發利用等工作。要把學生檔案管理工作納入工作人員年度考核、績效管理工作中，科學制定學生檔案收集、整理、歸檔、借閱、轉遞、開發利用等環節制度，將學生檔案管理與學校綜合檔案管理、干部人事檔案管理同等對待。對學生檔案管理較為混亂的部門相關人員，需要給予相應的懲罰、教育。對學生檔案管理情況良好的相關人員，需要給予相應表揚、獎勵。其二，對學生檔案進行定時審核。規范學生檔案專項審核程序，定期做好學生檔案專項審核，提高學生檔案質量，確保學生檔案更安全、真實，進而為學生在就業方面給予更多有效的服務。其三，針對部分中職生學籍檔案存在虛構、瞞報等情況，學校需建立公正、透明、科學的管理制度。對檔案的歸檔格式、歸檔方式、查閱人員、檔案記錄等方面做好規范，并建立檔案管理責任制度。

（四）發掘更多信息，對檔案進行信息化管理

信息化高速發展，給檔案管理迎來了較大的發展機遇，這就要求中職學校中的學生檔案管理緊跟信息化發展步伐，進行數字化管理，進一步提高檔案管理和利用效率。要將學生檔案管理和學校網絡彼此連接，在對各類信息進行保密的前提下，完善學生檔案管理各類資源，促進學生檔案管理體系、學生人才服務中心之間密切相連，讓學生檔案能隨時得以共享。在學生檔案管理體系中，一般都包括學生檔案方面的收集、歸整、判定、搜索、打印等。其中，收集是把全部學生的各類檔案完全錄入至體系中；歸整是對學生的各類改動數據進行修改，對部分學生信息、批量信息進行歸整；判定是辨別學生檔案管理體系中各類信息的完善性、健全性、真實性；搜索是方便學生檔案管理中的各個主體、客體處于指定的條件下搜索、查閱各類檔案；打印是對搜索、選取、查閱的相關檔案進行打印，方便檔案管理中的各個主體、客體對各類信息進行利用。在做好這些方面檔案整理的基礎上，才能發掘更多有效信息，實現對檔案的信息化管理。

四、結語

檔案管理工作屬于一項復雜且系統化的工程，離不開中職學校、檔案管理部門及學生的共同合作，需要從各種視角去創新改革。在就業服務視角下推動中職學校學生檔案管理發展，應做好中職學校學生檔案管理和利用工作，這樣既能為學校加強畢業生互動交流、為優秀畢業生典型提供更多翔實素材，又能為學校高質量發展、畢業生成長成才提供更多典型案例。中職學校應提高對學生檔案管理工作重要性的認識，制訂出切實可行的管理方案，規范學生檔案管理流程，構建學生檔案管理團隊，增強管理人員的總體素養和業務能力。同時，還需利用信息化手段，助推學生檔案的數字化進程，讓檔案管理的質量、效率得以提升，為服務就業、推動中職學校高質量發展提供有力保障。