基層醫療服務檔案信息管理的問題與對策

賈春富

【摘 要】社區衛生服務中心檔案管理作為其管理的重要組成部分，在社區衛生服務的建設和發展中是不可或缺的。醫療服務檔案更是社區衛生服務中心檔案管理的主體，準確把握新時期社區衛生服務中心發展的特點，加強社區衛生服務中心的醫療服務檔案管理，是社區衛生服務中心檔案實現現代化管理的根本任務。

【關鍵詞】社區衛生服務中心；檔案管理；問題；對策

【中圖分類號】R271

【文獻標志碼】B 【文章編號】1005-0019（2018）08-272-01

一、社區醫療服務檔案

社區醫療服務檔案，是國家檔案的重要組成部分，是發展醫療衛生事業及其他各項工作的必要條件和依據，是重要的信息資源，是國家的寶貴財富。基層社區衛生服務中心應明確一名領導分管檔案工作，把檔案工作納入領導議事日程，切實解決檔案工作中存在的實際問題。尤其是社區衛生服務中心的檔案室，更應在注重收集好病歷檔案的同時，將居民健康檔案等信息納入檔案管理范圍，并進一步搞好檔案現代化管理與開發利用。

二、醫療服務檔案信息管理的問題

病歷檔案、居民健康檔案等健康信息，是醫務工作者在給患者進行診斷、治療以及護理、服務管理中不斷形成的各種圖表、文字與聲像資料的歷史記錄，是醫療機構最有價值、最具特色的文字資料。但在現實的生活中，基層社區衛生機構的檔案管理存在著一些問題。

（一）檔案管理意識問題

有不少同志，尤其是領導干部，對檔案管理意識還較淡薄，同時由于受人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作受到冷遇。正是因為存在這些問題，導致個別同志為了方便自己利用，任意扣壓或丟棄使用完畢的文件材料。另外，由于基層醫療機構的人員和醫療水平、設備有限，導致在建檔、收集病歷、健康信息等的初期，存在為完成指標，倉促應付，缺乏檔案的規范性和真實性。在管理上，一些社區中心未將檔案管理作為日常管理的重點。居民健康檔案等健康信息等未納入檔案管理工作，由于思想認識的錯位導致了管理上的不規范。具體而言，主要體現在面：檔案收集不全，檔案管理意識薄弱。

（二）檔案保管設施問題

在檔案保管設施上，多數基層社區衛生服務機構缺少投入，隨意將檔案存放頂樓等閑置房間內，缺少專用檔案柜等存放設施，隨意捆扎放在一邊，且無空調、溫濕度計等溫控設施，加上多數存放在頂樓等房間內，容易受漏雨等影響而出現霉變等現象。簡言之，庫房檔案保管設備缺乏，質量差；防護措施欠安全。

（三）利用開發問題

在利用開發上，手段單一，缺乏強有力的舉措。目前基層社區社區衛生服務中心檔案檢索呈現的比較困惑的是缺乏行之有效的檢索工具，而且手段過于單一，這就限制了檢索效率。加上專業人員相對較少、工作復雜等原因，編研工作很難跟上發展的需要，這些都影響了相關檔案的利用頻率，也促使稀有的檔案資源難以發揮本身的價值。

三、醫療服務檔案信息管理的對策

（一）加強領導，重視宣傳，增強全員檔案管理意識

領導重視和支持是做好社區衛生中心檔案工作的前提條件和重要保證。社區衛生服務中心應切實加強對檔案工作的領導。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為社區衛生服務中心發展的重要內容來抓，與社區衛生服務中心業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳檔案工作，使社區衛生服務中心領導、管理者、職工都能充分認識檔案工作的重要性，認識檔案與日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

另外，重視社區衛生服務中心檔案規劃，促進檔案建設與業務建設同步發展。社區衛生服務中心在制定中長期規劃中，應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據社區衛生服務中心發展規模和需要，不斷增加投入，加大檔案管理的建設力度，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業務培訓、管理水平等綜合實力與社區衛生服務中心的業務發展相適應。

（二）社區衛生服務中心應理順檔案管理體制

主要是建立綜合檔案工作機構，負責本單位的檔案工作和統一管理本部門形成的各種載體的全部檔案。應根據工作實際配備1-2名專兼職檔案工作人員。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。要結合本單位檔案工作實際，建立健全檔案接收、整理、保管、鑒定、統計、利用等一系列的規章制度和檔案管理人員崗位責任制，使檔案工作各環節的運行有章可循，使各部門按照各自的職責和歸檔范圍進行收集、積累和整理。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，增加檔案管理的綜合性和獨立性，編制統一的分類大綱，把各門類的檔案作為一個有機整體，用統一的標準和規范系統地進行整理，統一分類編號。完善的制度與職責，將使檔案管理有法可依、有章可循，使檔案人員管理檔案更加規范，對檔案管理水平的提高有著十分重要的保障作用。另外，社區衛生服務中心要建立健全文件材料的形成、積累和歸檔制度，并納入各類專業技術人員和管理人員的職責范圍，確保每項重要的醫療、防疫、科研、教學、藥品管理、行政管理等工作都有完整、準確、系統的文件材料歸檔。

（三）醫療服務檔案整理、編目規范化，敢于創新

檔案管理人員的作用在于能夠為有需要的人員提供必要的檔案資料，所以必須要具備基本的檔案管理知識，同時還要對醫療、歷史、文秘以及行政管理、目錄等相關的專業知識有所了解，以保證檔案管理的有效性和科學性。建議：①必須對醫療服務檔案進行科學系統的整理，病歷、居民健康檔案等均要綜合科學管理，建立既有聯系又相對獨立的管理體系；②要編制科學合理的檢索工具體系，充分揭示病歷檔案的內容；③通過借閱、計算機檢索、編研等多種方式，提供優質服務，使檔案的管理朝著規范化的方向發展。此外，檔案工作雖然比較瑣碎，簡單，看起來沒有什么技術性可言，但是要使檔案的管理能夠在社區衛生中心的建設服務中發揮應有的作用，檔案管理人員也應該要具備敢于創新的精神，不斷創新管理方式、管理思維，使得檔案的管理更加科學，更好的服務于醫護人員。

（四）其他對策

筆者還建議：①加強投入，提高配備，實現檔案管理的現代化。重視檔案的基礎設施建設，不斷改善檔案安全保管條件。有條件的單位還應配備計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機及檔案管理軟件等，提高檔案信息的基礎質量，擴充檔案的種類，使社區衛生服務中心發生的重大事件，不僅有文字、照片、錄像甚至光盤等電子檔案，而且利用方便，逐漸實現檔案管理的現代化。②重視人才培養，提高人員素質。社區衛生服務中心的專職檔案人員及兼職檔案人員都應做到持證上崗，學歷層次應在大專以上，有條件的應參加檔案管理專業的職稱考試，取得檔案管理專業的職稱，全面提高檔案管理人員素質，推動檔案管理水平的提高。總之，我們應該加快對病歷檔案管理存在問題的研究并提出相應的解決對策，是當前擺在人們面前的一項重大而有緊迫的任務。