探析事業單位檔案管理信息化建設中的問題及對策

辛向陽

（本溪日報社，遼寧 本溪 117000）

一、事業單位檔案管理信息化的意義

（一）提升信息資源的使用效率

事業單位在檔案管理方面加強對檔案信息管理工作的重視程度，隨著民生、文化、社會經濟的發展，事業單位需要處理的業務逐漸增多，會在工作中產生大量的資料，需要建立檔案，完成信息編輯與管理的任務。隨著時間的推移，事業單位檔案量逐漸增多，如果憑借現有的人力難以完成檔案信息管理任務，針對這種情況需要快速調整工作模式，增加信息技術在檔案管理中的應用程度，使用信息技術可以提高事業單位在檔案管理方面的水平，強化其在檔案收集、整理、分類、分析與導出等方面的能力，延長檔案的使用年限，還能最大程度的利用有限空間，在完成檔案管理各類任務同時，降低工作花費的成本。

在檔案信息化建設過程中，應該發現電子檔案具備諸多優勢，與傳統紙質檔案相比更易保存，可以長時間存放，不用擔心檔案出現破損的問題。電力檔案可以降低檔案后續管理工作花費的成本，紙質檔案不僅容易破損，同時在借閱過程中也容易出現遺失或損毀等情況。紙質檔案因為資源呈現方式的原因，使用率低下，難以滿足內部工作人員對檔案信息閱覽使用方面的需求。

電子檔案可以降低檔案管理在存放空間與維護方面的成本，延長檔案保存時間，比如報社在工作中出現大量的報道與相關素材，此類內容可能對日后工作的開展有巨大的價值，提高內部信息的保存時間，可以為工作人員調取信息提供便捷條件。

（二）提升事業單位的服務質量

事業單位過往采用紙質檔案管理方法，在檔案管理期間花費大量的財力、物力、人力，同時會占用不少的時間。然而，在查詢資料時不能圍繞查詢內容快速得到需要的資料，從紙質檔案中查詢關鍵信息存在較大的難題，經過大量繁瑣的操作才可以得到需要的信息。以往很多事業單位在檔案管理工作方面，安排大量的工作人員，負責檔案收集、整理、核查與后續維護等工作，一旦人為失誤會出現數據錯誤、內容失真或是檔案遺失等問題，難以為事業單位開展工作提供幫助。在信息化檔案管理建設過程中，使用技術手段可以實現電子化管理，建立電子檔案快速查詢信息，找到有用的內容。檔案編制期間，使用信息技術可以同步錄入數據，按照標準規范操作，引導檔案信息管理工作朝一體化、標準化的方向發展。

在檔案管理期間使用信息技術，按照檔案存檔需求建立信息管理平臺，操控計算機便可以快速完成檔案信息的整理任務。工作人員查詢數據，檔案管理人員只需要上機操作，便可以按照對方提供的關鍵信息快速找到文檔，提高文檔調取工作的便捷性。利用構建的信息化檔案管理平臺，可以實現信息資源共享，在得到單位領導同意后，便可以獲得授權，可以在權限范圍內使用檔案信息，利用檔案中的數據完成工作。事業單位在檔案信息電子化管理的過程中，還專門設置了打印機，工作需要紙質檔案時，便可以快速打印對方需要的資料，能夠快速完成交互動作，節約使用者與管理者的時間。

二、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理信息化人才匱乏

事業單位在發展中應該清楚信息化建設的必要性，在今后工作中會出現大量的工作信息，事業單位如果仍采用以往紙質管理的方法，直接增加檔案管理人員的工作量。文檔保存、管理與材料維護均需要花費不少的成本，隨著資料數量的增加，還會增加檔案管理工作的難度。事業單位應該快速調整工作觀念，積極推進檔案信息化管理工作，但是該項工作對檔案管理人員在上機操控方面有較高的要求。研究我國大部分事業單位，存在工作人員老齡化的問題，單位內部人員年齡普遍偏大，接受信息事物的能力孱弱，面對信息化系統建設與管理方面的工作，會出現手忙腳亂的情況，不能良好的應用現代設備與技術完成檔案管理任務。事業單位在發展中沒有積極的推進檔案管理信息化建設工作，出現業務能力偏低的情況。檔案信息化管理工作，在錄取標準與培訓活動設置方面的工作情況不佳。

事業單位應該隨著自身發展，不斷吸納青年才俊，優化自身的人力資源架構，但是由于其在人才聘用方面的制度不健全，沒有招收到企業需要的檔案管理人才。事業單位也沒有良好的推進專業培訓活動，檔案管理人員在自身惰性下，沒有積極的學習新出現的管理方法與信息控制技術，不能推動檔案管理信息化建設工作。檔案管理人員對信息化技術使用能力偏低，難以滿足工作實際需求，最終形成惡性循環，難以提高單位檔案資料的實用價值。

（二）沒有穩定的管理平臺

事業單位在檔案管理改革過程中，推動其朝信息化方向發展，需要為其建立信息化平臺，收集檔案管理數據，完成檔案資料整理與歸檔的工作。事業單位檔案管理信息平臺仍在建設初期，建設進程遲緩且沒有展現出信息化平臺在信息處理方面的優勢，難以推動高效的進行。我國大部分事業單位設置的平臺，在信息存儲量與安全性方面均存在一定的問題，在關鍵要素沒有達到規定指標的前提下，導致事業單位的系統不能相互銜接，降低檔案信息管理水平。在互聯網高速發展的過程中，事業單位沒有結合自身實際情況調整檔案管理信息化建設方向，抓住發展機會，所以在檔案信息管理方面不具備良好的抗風險能力。

（三）檔案信息保管方式不合理

檔案管理會間接的影響到事業單位各類工作，應該清楚檔案管理工作的執行情況，在電子檔案大范圍普及的過程中，需要快速調整紙質檔案管理模式，將信息化技術在檔案管理中的價值展現出來。事業單位使用電子檔案的同時，還會利用紙質檔案記錄重要的工作信息，將紙質檔案作為備份。結合調研得到的數據，事業單位推進檔案信息化建設，沒有找到合理的方式管理重要信息，對該類信息的安全造成不小威脅。事業單位沒有隨著檔案信息化建設同步打造健全的管理制度，所以才會出現紙質檔案管理與電子檔案管理制度不協同的現象，致使很多檔案損毀、遺失。檔案信息一旦遺失，會直接影響企業活動的開展，對事業單位發展造成不小的沖擊。

三、事業單位檔案管理信息化建設問題的解決對策

（一）開展檔案管理人員招聘與培訓活動

事業單位應該調整過往的人才聘用制度，招收檔案管理對口的專業人才。按照單位對檔案管理提出的各類要求，設置人才需要掌握的技能、擁有的職業品質，將各類聘用條件轉變為具備考核效用的指標。利用精確、全面的考察指標可以提高人才選拔與聘用工作的合理性，讓新員工擁有完成檔案管理工作的能力，壯大事業單位檔案管理人才隊伍，可以更好的完成單位內部在檔案管理的工作任務。

在事業單位中檔案管理人員全權負責檔案管理工作，也是推動單位檔案朝信息化發展的推動者，檔案管理人員專業能力會直接影響到單位檔案信息化建設效果。事業單位檔案管理工作為良好的進行，需要快速建立專業的人才隊伍，事業單位應該重視檔案管理人員招聘與培訓等工作，安排事業單位的檔案人員參與培訓活動，學習檔案信息化建設需要掌握的知識與技術，增加對該領域內容的掌握程度，可以在工作中利用專業技能知識，解決實際問題。檔案管理人員應該認識到工作的重要性，應該掌握檔案管理信息化建設在不同階段的工作要點，可以有針對的推進工作。

在人才培養過程中，應該提高工作人員參與培訓活動的積極性，在開展培訓活動的同時引入績效考核。檔案管理人員在培訓活動中的表現均會作為考核的指標，將其自身薪資和職稱與考核成績聯系在一起，增加檔案管理人員參與培訓活動的積極性。合理的設置培訓活動，加強培訓活動的管理力度，可以發揮培訓活動在培訓對象管理方面的教育效果。事業單位會定期開展培訓活動，主旨是提高檔案管理人員的專業能力，促使工作人員可以接觸到該領域出現的新技術、新知識，可以利用掌握的技術完成檔案信息化建設任務。

（二）在檔案信息管理方面引入新技術、新設備

事業單位檔案管理人員需要緊跟時代發展的腳步，為進一步提高自身在檔案管理方面的能力，必須加強對檔案信息收集、管理等工作的控制力度，在檔案信息庫中錄入信息，強化檔案信息庫在數據管理方面的能力，事業單位需要給予檔案管理部門一定的支持，滿足檔案管理部門更換設備的要求。檔案管理信息平臺的構建。需要軟件基礎設施與硬件基礎設施，在此基礎上才能挖掘信息技術的最大價值，確保檔案信息管理工作可以高效、安全的進行。事業單位管理層需要分析檔案管理部門反饋的信息，實際調查檔案管理平臺的運行情況，提供資金方面的支持。在充裕的資金下，按照檔案管理信息建設需求，購置新型設備，使用先進的管理技術，更好的開展檔案管理工作，為檔案信息化建設提供基石，確保事業單位信息收集與分析方面的能力，可以滿足內部人員工作需要，在檔案信息化建設過程中為事業單位工作提供支撐。

（三）完善檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度直接影響到檔案管理工作，應該按照事業單位在檔案管理方面的需求，發現檔案管理存在的漏洞，健全檔案信息管理制度，完成紙質檔案與電子檔案的協同工作。完善檔案管理制度內容后，應該保證管理制度可以落實到具體工作中，應該建立監管部門，監管檔案信息管理制度的執行情況。動態追蹤檔案部門在信息技術方面的使用情況，及時發現工作存在的問題并給出解決方案，可以快速處理管理制度漏洞。另外，還會使用一崗雙責制度加強監管力度，規范檔案管理人員的行為，將信息技術在檔案管理中的價值展現出來。

比如，事業單位離職交接制度不健全。檔案管理人員負責檔案采集、管理等工作，每個人員負責的工作存在一定的差異。如果出現人事變動或者人員離職的情況，需要保證離職交接工作可以良好的進行。出國深造、更換崗位、生病、懷孕等，均可能出現離職交接的情況，交接工作極為重要，關乎后續工作能否順利的開展。當下發現事業單位因為離職交接制度內容不健全，沒有按照完善的流程交接工作，可能出現重要檔案沒有備案的情況。事業單位應該在完善檔案信息化管理制度的過程中，解決相關問題，加強對內部檔案人員離職交接工作的關注度，制定健全、有效的制度，確保檔案交接工作可以有章可循，在制度保障下良好的進行，不會影響到檔案管理工作。事業單位可以學習先進單位的做法，本溪日報社檔案信息化建設期間，在檔案工作人員離職方面，制定詳細、健全的流程，離職人員離開崗位前需要說明原因，留下聯系方式，完成檔案交接工作。如果后續本溪日報社發現檔案內容不完整，可以聯系到離職人員，解決相關問題。

四、結語

綜上所述，事業單位在檔案信息化建設中仍然存在一些問題，致使檔案信息的價值不能良好的展現出來，為單位各類工作提供服務。事業單位決策、戰略方案設計均離不開檔案信息。因此，事業單位應該給予檔案管理信息化建設足夠的關注，應該隨著工作的開展完善管理制度與日常章程，確保檔案管理信息化建設可以良好的推進，為事業單位工作的開展提供助力。