論如何有效提升煤炭企業人事檔案管理工作

樊江燕

摘要：對于處在轉型改革發展中的國有煤炭企業而言，人才是企業核心發展的動力，人事檔案管理工作是企業不可或缺的重要管理環節。人事檔案管理對企業人力資源發展需求進行科學預測，對人力資源進行合理分配，提供重要資料。科學創新的檔案管理方式有利于最大可能的發揮企業人才價值。然而在實際檔案管理工作中由于企業管理模式的落后、職工用工總量大、檔案管理人員的水平有限等因素在一定程度上影響了人事檔案的真實性和準確性，在新形勢數字化背景下，企業缺乏數字化檔案管理的建設，阻礙了企業人力資源管理的發展。文章針對煤炭企業人事檔案管理中的特征及問題進行分析，并提出有效管理策略，從而推動企業人力資源管理進一步升級發展。

關鍵詞：煤炭企業;人事檔案管理;人力資源管理;優化策略

一、煤炭企業人事檔案管理的特征和重要性

（一）人事檔案管理的內涵

人事檔案由組織集中保存以備考查的以文字、圖片、數據等形式記錄的紙質或電子數據資料。人事檔案如實的反應了員工的個人經歷、學歷學位、社會地位、思想品德、社會關系、業務能力等綜合方面信息。檔案管理是人力資源管理中的關鍵內容，也是企業進行人力資源開發的重要載體，為企業領導者進行人才選拔和人才培養提供可靠的依據。人事檔案管理過程包括資料的接收和收集、資料分類和統計、資料鑒定和保存以及資料的移交和傳遞，整個管理過程具有科學化、規范化和制度化。

（二）人事檔案管理的特征

1. 人事檔案管理具有一定的現實性和真實性

人事檔案對企業內部升職提干具有重要現實意義，單位根據檔案資料中的學習經歷、工作經歷和獎懲表現，更加方便對人員進行工作上的調動和人力資源上的配置。人事檔案必須是嚴謹真實的，在日常收集和維護利用檔案時要嚴格按照規章制度進行，保證其權威性和真實性。

2. 人事檔案管理具有一定的保密性和流動性

煤炭企業人事檔案信息具有保密性，涉及到員工的綜合方面信息，包括招工表、勞動合同信息、崗位變動信息、薪酬待遇、學歷信息、家庭成員信息、參軍資料、干部晉升、職稱、獎懲和社會關系等重要信息。檔案隨著員工的調動具有一定的流動性，原單位和新單位之間需要辦理檔案的接收和轉移工作。

（三）人事檔案管理對煤炭企業人力資源管理工作的重要意義

人才是企業發展的第一要求，煤炭企業人事檔案管理能更好的服務于企業人力資源管理。第一，人事檔案管理應用于企業的人才招聘過程中;人事檔案是人才的初始憑證，招聘部門通過收集人事檔案，詳細了解員工的興趣愛好和專業特長，做好評價鑒別，把人員配備到合適的崗位上。第二，人事檔案管理應用于企業人才開發過程中;在人才培養方面，人事檔案管理一方面可以協助領導者在人事調整、職稱評定等工作中獲取職工德行、才干和作風方面信息，另一方面有助于企業全面掌握職工綜合素質水平，制定出適應企業需求的人才培養計劃，打造一支精干高效的職工隊伍。第三，人事檔案管理應用于人才配置和薪酬管理階段;充分利用檔案做好人才信息管控工作，包括績效考核、科學測評員工的職位價值等，發揮人才專業實力和人力資源的最大潛能。

積極落實人事檔案改革創新工作，實現人事檔案科學化管理和信息化管理，管理利用好人事檔案，可以促使煤炭企業的人力資源管理更加科學化、規范化、高效化、為企業健康持續發展打下堅實的人才基礎。

二、煤炭企業人事檔案管理中的不足

（一）人事檔案管理制度不規范

目前在煤炭企業內部，各項管理制度逐步健全，取得了較好的管理效果，但是在制度建設方面仍然存在一些突出問題。對于人事檔案管理工作還沒有給予充分的重視，單位內部沒有形成一套完善的具有約束力的檔案管理制度。人事檔案管理沒有配備專業檔案管理人員，職責不明，常常出現多頭管理或者無具體人員管理。檔案管理流程不規范，尤其調入或調出職工時的檔案轉移交接工作不規范，沒有嚴格做好檔案信息的核實和移交對接工作，職工檔案信息如果中途出現缺失，容易產生矛盾糾紛。

（二）管理隊伍專業化不足

煤炭企業正處于轉型改革發展關鍵期，信息化技術占據行業競爭核心時代，人事檔案管理隊伍需要具有更加專業化、精細化的人才隊伍。目前煤炭企業人事檔案的管理人員大多非專業出身，人事檔案管理人員配置不足，大多數煤炭企業上千份檔案由一人兼職管理，甚至整理檔案時借用其他部門職工進行整理，管理人員對檔案管理的流程和細節沒有靈活掌握，尤其是檔案管理中的計算機技術應用知識匱乏，容易忽視檔案管理細節。

很容易造成檔案信息的錯漏和流失。對于新調入人員，檔案管理者甚至沒有及時與職工簽訂勞動合同書，辦理相應的用工備案表，填寫個人履歷表等信息，對檔案信息不能及時補充，甚至由于沒有簽訂勞動合同書而違反勞動合同法造成企業承擔一定的經濟損失。

（三）檔案更新不及時，信息記錄不全面

煤炭企業目前人事檔案管理工作中，存在檔案信息記錄缺失和信息記錄有誤現象。職工檔案的姓名出現錯別字、出生日期部分職工記錄公歷時間、部分又記錄了農歷時間、參加工作時間記錄不準確、學歷信息和職工技能證不全面等。部分職工勞動合同已過期，沒有及時續簽勞動合同，很容易造成不必要的糾紛。外單位調入人員檔案中缺少與原單位的解除合同表，或者缺少與單位簽訂的勞動合同書和用工表，檔案銜接不暢等問題。

（四）硬件管理缺乏，沒有建立數字化的軟件管理體系

多數煤炭企業在檔案管理上缺乏配套的硬件設施，沒有獨立的人事檔案管理資料儲藏室，將人事科辦公室當作檔案儲藏室，人事科辦公室人員進出密集，并且沒有注明禁止吸煙等提示語。檔案裝訂不規范，各類人員信息沒有排序，缺少檔案信息總目錄，很多檔案資料隨意裝在檔案袋中，檔案袋質量不高，甚至有破損，尤其是沒有做到防潮、防塵處理。