淺談文書檔案數字化管理

王香珍

摘要：文書檔案數字化管理模式建設能夠更好地為單位各項工作與決策提供參考資料，尤其是新形勢下傳統文書檔案管理模式開始無法滿足實際工作需求，文化檔案管理效率低下是很多單位管理工作中面臨的一大問題，伴隨信息技術發展與應用，數字化管理模式能夠支撐文書檔案管理工作智能化、標準化發展。本文淺談文書檔案數字化管理工作的開展思路，旨在提高文書檔案利用率。

關鍵詞：文書檔案;數字化管理;思路

引言：

伴隨信息技術發展以及其在社會生活、生產各領域中的深入應用，我們開始重視對數字技術的應用和數字平臺的構建，傳統紙質檔案管理模式確實存在很多缺陷，檔案資料管理難度大，安全性不足，耗費大量人力和時間，管理工作效率低下，面對轉變文書檔案管理模式的需求，建立數字化管理平臺可以借助計算機網絡技術形成歸檔文件的目錄和全文的數據庫，提升文書檔案資源的管理和調用效率，全面提升文書檔案管理工作水平。

1.培養高素質的文書檔案人員

在建設和應用文書檔案數字化管理模式過程中，檔案管理工作者發揮著關鍵性作用，然而，我國基層檔案管理工作者普遍素質能力偏低，部分基層文書檔案管理工作者并非檔案管理專業人員，在年齡結構上也普遍偏大，因此在建立和運用數字化檔案管理模式的過程中他們無法發揮相應的支持作用。基于此，各單位應該引入更加專業的檔案管理人才，加強對現有崗位工作者的培訓，建立起高素質、懂技術的新型檔案管理人才隊伍。在數字化檔案管理培訓工作中，依照崗位采用分類輪訓模式，提高在職人員的工作能力，定期邀請專家開展專題講座活動，滲透最新的文書檔案管理知識、思想理論以及數字化技術方法，提高在職人員參與數字化檔案管理工作的能力。另外，建立全新人才管理制度，提高崗位工作者參與專業學習活動和管理工作改革活動的積極性，建立科學的薪酬管理制度，把檔案管理工作者的數字化管理能力納入績效評估指標中去，激發他們投入數字化建設工作的積極性。

2.完善文書檔案信息存儲標準

為保證文書檔案數字化管理建設工作有序進行，各單位還需制定出詳細的檔案數字化建設規劃和標準，構建合理的信息數據庫，標準化文書檔案數字化著錄。

（1）構建合理的信息數據庫

構建文書檔案信息數據庫需建立全文數據庫和目錄數據庫，且需保證兩者之間的數據信息兼容性良好，才能實現檔案信息的高效利用[1]。這兩種數據庫的建設模式是不同的，一般來說，可采用綜合檔案管理軟件系統建設文書檔案目錄數據庫，其能實現信息的條目級直接著錄，不僅易于管理，且能提高信息應用便捷程度。構建全文數據庫則需采用A C D see等共享應用軟件或專業的檔案數字化管理軟件進行，通過對著錄格式進行統一和及時將文書檔案信息存儲在數據庫中，再對數據信息進行結構化處理，便能有效提高檔案信息的管理和利用效率[2]。另外，我國《紙質檔案數字化技術規范》為文書檔案數字化管理提供了良好的制度保障和技術支持，各單位在構建文書檔案數據庫時，也可結合自身實際和參照該技術規范完成文書檔案數字化管理操作，亦能促進其文書檔案數字化管理水平提升。

（2）標準化文書檔案數字化著錄

文書檔案數字化著錄工作需要從標準化和字段內容兩個方面來做好，在標準化方面，應采用統一的著錄標準進行文書檔案數字化管理，不僅要使用規范的著錄符號，還需保證著錄項內容的完整性。比如，采用“？”作為無法識別的標識或文字，用“[]”作為自擬文件標題，錄入多文號、多責任者的文書檔案時，還需先對選錄標準進行確定，確保責任者和文件編號對應。

3.進行文書檔案數字化掃描

掃描、語音識別、鍵盤錄入均是實現文書檔案數字化管理的重要方法，其中，使用作為廣泛和效率最高的方法為掃描，而要進行文書檔案數字化掃描，首先，需配置掃描設備，配置幅面、分辨率、顏色等均符合的掃描儀。其次，還需按照嚴格的掃描流程和方法進行文書檔案掃描，掃描流程為準備掃描儀，并對掃描儀設置值進行檢查，然后對文書檔案進行定位和選擇文書檔案類型，再選定掃描方式進行預掃描，通過預掃描對預覽文檔進行調整，并設置掃描儀分辨率和對其色調進行調整，再開始正式掃描。最后，保存文檔和進行文字識別、校對等。具體的掃描方法為將原始文書檔案放置在掃描儀平板上，通過掃描設備將文書檔案轉換為數字圖形，并輸入到計算機中，通過計算機的文字識別、校對后，便能使文書檔案變成可編輯的數字化檔案，因計算機文字識別轉換的信息無法保證100% 的準確率，因此，轉換后還需進行人工校對、修改。

4.積極構建文書檔案管理數字化平臺

為全面提升文書檔案數字化管理效率，還需積極構建文書檔案管理數字化、網絡化平臺，對文書檔案數字化工作模式進行優化調整，對文書檔案管理工作的內部環節進行細化，才能促進文書檔案管理工作得到高效的開展[3]。另外，還需相關管理部門之間加強溝通和交流，對文書檔案的使用和閱讀方式進行優化，優化配置與合理利用檔案管理部門內部資源，積極構建相對可靠且完善的網絡信息化系統。一方面，能確保文書檔案數字化管理的有效性;另一方面，還需努力實現信息的共享，實現雨文書檔案遠程檢索與傳播，才能促進文書檔案數字化管理模式的應用效果全面提升[4]。

結 語：

面對信息時代到來，建立全新的文書檔案管理工作模式需要依托信息技術，使檔案管理工作理念和方法能夠適應社會需求，全面提升檔案資源利用率。新的文書檔案管理工作環境中，信息化文書檔案管理平臺、模式的建立是我們面臨的巨大挑戰，在檔案管理工作制度、體系、模式轉型的過程中，還要注意對檔案資料的安全管理問題，同時強化人員培訓，真正發揮檔案管理工作的服務功能，盡可能地降低人為因素造成的影響，確保文書檔案的安全性和保密性，提高文書檔案的應用率。

參考文獻：

[1]張丹青.新形勢下科研單位檔案數字化管理存在的問題與對策[J].江蘇科技信息，2018，35（16）：12-14.

[2]孫巍.文書檔案數字化管理策略分析[J].檔案時空，2018，（10）：46-47.

[3]王小媚.如何通過信息化技術提高企業文書檔案的管理質量[J].陜西檔案，2019，（06）：54-55.

[4]安楚.地勘單位文書檔案數字化建設探究[J].辦公室業務，2018，（18）：187-189.