基層綜治信訪檔案管理創新策略淺析

楊杰

摘 ?要：信訪檔案是由信訪部門在處理人民群眾反饋的意見、接待群眾訪問工作過程中直接形成的，具有一定的參考利用價值，而且結合具體檔案制度統一整理保存的圖像文字、虛聲源、表格、電子信息等如實反映信訪工作中的歷史記錄，在所有社會管理過程中占有重大地位，它是社會信息系統的中堅力量，對處理基層綜治信訪突出的問題發揮了不可忽略的作用。而信訪檔案管理是一項最基礎的工作，它跟其他檔案相同，都具有真憑實據，具備自身的特殊性，是進行信訪工作的參考根據以及重要媒介，對信訪部門起到一個保護作用。所以，加強基層綜治信訪檔案管理，加快檔案管理的進程以及信訪檔案管理創新，意義重大。

關鍵詞：基層綜治、信訪、檔案管理、創新策略

今年，筆者主要負責本局辦公室工作及文書檔案管理，重點是綜治信訪材料收集歸檔、局辦公室文書檔案的整理等工作。一段時間以來，本人通過對本地主要單位綜治信訪檔案管理情況進行調研，發現大部分基層單位信訪檔案管理方面依然存在沒有完善性、沒有規范性、沒有科學性的問題，主要體現在：有些單位即使做了很多工作，也沒能認真收集材料，資料殘缺，或在整理資料過程中出現分類錯誤，歸檔錯誤，案卷分類非常混亂檔案沒有按照相關要求實施管理，標簽、卷盒、卷冊、目錄等等都沒有融合，電子檔案以及實檔管理不符合要求，沒有更好地采用具有現代化、科學化的方式去管理檔案。而科學的管理檔案是提高工作質量及效率的重要條件，是維護歷史面貌的重要工作。為此，本文基于個人調研情況，結合對信訪檔案的分類、特征及其重要性探討，進一步分析了信訪檔案管理中所存在的問題，并對基層綜治信訪檔案管理提出創新策略及可行性路徑。

一、信訪檔案的分類和特征

信訪檔案和信訪工作有著密切的聯系，在檔案分類當中具有獨立性，按照屬性進行劃分，可把它歸類到民生檔案。信訪檔案是信訪活動的實際記錄，在檔案當中具有很多特點，比如特殊性、記錄性、信息化、憑證性、價值化、公正性等等。

信訪檔案，它把信訪活動的整個過程給如實記錄下來了，是群眾信訪案件得到合理處理的有力證據，信訪檔案是信訪工作管理及處理事務中形成記錄性、信息性等特點的重要資源。一份健全的信訪檔案，如實記錄了信訪活動的時間、地點、事情經過和有關聯的人和物，不但有信訪人及機關的圖章，而且還有機關調查處理的經過以及結果，上級機關的審批以及當事人對處理結果的反應，具有真實性、正確性以及價值性。

二、基層綜治信訪檔案管理工作的重要性

基層綜治信訪檔案管理工作是信訪工作過程中的重要環節，它不但能夠如實反映出某個時期企業或組織的政策行為及結果，讓基層領導掌握相關資料，對信訪工作規律具有充分了解，對實際問題做出正確的判斷，而且還可以為執行政策規定、工作指引提供重要根據及歷史案例。

基層綜治信訪信訪與機關團體及企事業單位在某個時期、某個階段引導和展開信訪活動的具體情況，當中記錄著成功的經驗和失敗的教訓，對信訪檔案資料進行充分借鑒及使用，結合歷史經驗教訓揚長避短，便于順利開展工作，為以后在工作室作出科學決策和社會經濟協調發展提供足夠條件。

除此之外，基層綜治信訪檔案可以開口說話，可以道出真相。信訪檔案里面記錄著信訪者提供的依據、看法、言論，還有一些調查、處理的過程及結論。所以，對實際同類問題具有一定的借鑒作用。隨著機構的更換和人事的變遷，把完善的基層綜治信訪檔案作為有效依據，才可以避免隨意性造成不必要的失誤，從而從根本上讓問題得到妥善處理。

三、基層綜治信訪檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理沒有規范性。當前，有不少基層綜治信訪管理機構在檔案管理過程中，制定了檔案管理組織以及操作流程，但是事實上卻沒能建立專門的檔案管理制度，管理人員對分內職責不夠明確，檔案管理沒有規范性，同時還經常出現沒能按時歸檔、檔案管理比較分散的現象，對基層綜治信訪檔案管理工作的順利開展帶來很大影響。

（二）受到傳統觀念的影響。很多從事檔案管理的工作人員觀念還很落后，對現代信息技術及公共事務的服務性要求沒有深刻了解，未能認識到檔案管理的價值性，甚至只是片面覺得把各種檔案資料進行整理歸納即可。

（三）管理人員的綜合素質很低。很多基層綜治信訪檔案管理工作人員的專業性不夠強，他們都是從其他工作崗位上面調配過來或者是一些將要退休的員工，對檔案開發及檔案信息化不能開展建設和管理。還有一些做兼職的檔案管理人員，即便他們的工作時間不短，不過其中還有一些工作人員存在調換的現象，對檔案管理的質量帶來重大影響。

四、基層綜治信訪檔案管理策略創新提出幾點建議

（一）材料收集。信訪工作當中把信訪案件處理以后，應該要及時收集與之相關的文件。比如來信來訪的登記、筆錄和申訴、舉報等材料上級領導交代的重要事項;案件處理過程中相關人員提供的有關合同、數據等材料;要及時整理有關會議記錄、調查報告以及國家有關法規性政策和文件等材料，以保證案件材料的完整性，案情詳情記錄。

（二）材料整理。要結合在信訪工作過程中的現實情況，對有關辦結的信訪案件堅持“一案一卷”的原則去進行歸納和整理。如：對于正在辦理的信訪案件，應該由承辦人臨時保存，等待辦完之后再進行歸檔處理;對其整理要結合檔案形成的特征及規律，確保檔案文件、資料、報告、處理態度等材料的完善性，并對具有參考價值的信訪材料進行選擇性立卷，整理成冊;等等。

（三）歸檔工作。信訪部門在管理工作過程中形成的資料比較多，結合歷史參考價值分永久及定期，到年底一起進行歸檔。不但要對整理完畢的檔案以及辦結的信訪案件進行歸檔，而且還要對CD光盤、U盤等為媒介的信訪檔案做統一歸檔，并著力構建和運用數字信訪檔案，提升檔案利用效率和檔案服務質量。

（四）檔案信息化建設

新時代的背景下，綜治信訪檔案要嚴格堅持“統一領導、分層管理”的原則，確保檔案的完整性和安全性，以獲得社會各界的廣泛運用。同時，要以電子文件作為主體，而以紙質文件備份為輔，通過健全信訪日志，深入抓緊基層綜治信訪檔案管理，全方位落實“一案一檔”的動態管理，對各種信訪案件按照類別進行整理存檔，全面提升綜治信訪檔案服務效能。

（五）構建電子信息管理系統

有條件的區域可以根據當地實際情況研發出一套電子信息管理軟件，方便相關工作人員對檔案進行科學化電子管理，落實辦公自動化，從而提高檔案管理工作效率以及工作質量。

結語

總而言之，我單位通過加強基層綜治信訪檔案管理工作，使其社會價值得到落實，有利于信訪工作趨于規范性以及科學性，提高基層綜治信訪檔案管理工作中的整體水平，維護社會穩定和諧發展。

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