就業服務視角下的檔案管理信息化探究

摘要：就業服務是公共服務中重要組成部分，主要是學生求學之路結束后將檔案遷回到戶口所在地進行保存，同時也涉及入職后檔案遷出到企業的業務，在就業服務視角下，檔案管理工作越來越繁忙，檔案遷入遷出業務辦理較為繁瑣，紙質檔案的遷入遷出存在諸多問題，因此，積極探索檔案管理信息化建設，能夠有效提升檔案管理的有效性，具有積極意義。

關鍵詞：就業服務視角;檔案管理信息化

引言：

檔案管理是地區公共服務中非常重要的組成部分，檔案代表著對具有自然屬性、社會屬性的人的生涯詳細記錄，是人們不可缺少的一部分，見證了人的發展過程，是一種寶貴的資料財富，做好檔案管理，能更好地服務于人民，也因此，還需要加強檔案管理才行，信息化建設就是不錯的突破方向，能有效提升檔案管理的效率和質量。

一、檔案管理工作簡單說明

檔案是對具有自然屬性、社會屬性的人的生涯詳細記錄，對于一個人的檔案管理，從求學開始，檔案在學校中管理，在學校之間轉檔;當求學之路結束后，檔案有去第三方所在人才市場、托管回生源地人才與就業中心、去簽約單位等多種檔案管理途徑，如簽署三方協議，檔案可以派發到各地的人才市場，如未簽三方協議或選擇托管，檔案大多回生源地人才與就業中心;當簽約正式單位，且正式單位需要檔案時，檔案要歸入單位，則從檔案所在地遷入單位。

可以看出，個人檔案是個人過往求學、求職、工作等多個過程的見證，是寶貴的資料財富，對檔案進行精確化的管理，能夠有效了解個人求學就業情況，其蘊含有很多價值，讀取檔案資料中的價值，為就業服務工作提供數據支持，幫助社會更好、更快發展。同時，隨著社會發展，檔案形式變得越來越多樣，檔案總量變得越來越多，對于劃分、存取和調用，都帶來更多的挑戰，落后的管理方法勢必影響檔案管理的質量，因此來重視檔案信息化建設才行[1]。

二、檔案信息化建設的意義和建設難點

（一）檔案管理信息化的意義

1.提高管理效率：如果以紙質檔案為載體，工作量較大，管理起來比較麻煩，如果以電子檔案為載體，各類型數據的劃分、歸整、調取會較為簡單，同時檔案的遷出遷入等都會變得方便，舉個簡單的例子，在就職某一單位后，需要將檔案轉入，紙質檔案的遷出遷入會比較麻煩，而依靠電子檔案，可一鍵申請，一鍵遷出遷入，管理更加方便[2]。

2.減少損耗：紙質檔案必將面臨各種形式的損耗，蟲叮鼠咬、災害情況等都會導致紙質檔案出現問題，甚至失效，而檔案所在就業與人才服務中心，需要花費大量人力物力進行檔案防治、檔案備份、檔案修復等工作，而信息化檔案就沒有這方面的煩惱。

（二）檔案管理信息化建設難點

1.缺乏創新動力：就業與人才服務中心現有的檔案管理機制仍然適用，只是檔案管理的質量和效率不高，而創新檔案管理信息化建設也并不輕松，檔案信息化系統前期投入較大、檔案管理人員不適應，電子檔案安全性問題，檔案信息化建設規劃費時費力等，可以說檔案信息化建設是對傳統檔案管理的一種顛覆，這也就導致很多時候缺乏創新動力，檔案管理信息化建設總是雷聲大雨點小。

2.配置與機制滯后：想要實現信息化檔案管理系統，需要精良的硬軟件信息軟件系統，需要信息化技術的支持，需要保證檔案的安全性，多方面都要做好，而很多情況下，檔案管理信息化技術與配置較為滯后，多停滯在基礎層面未曾深入，這導致檔案信息化建設有華無實。另外，在構建了檔案信息化系統之后，使用機制也需要隨之完善，比如調取權限，比如信息安全防護等，這些機制還未完善。

3.缺乏專業人才：檔案信息化建設需要專業的信息化人才來推動落實，目前我國在全面推動檔案管理信息化建設，各地就業和人才服務中心也在推動監理信息化的電子檔案平臺，但檔案信息化建設中，多為檔案管理專業方面的人才，卻缺乏信息化技術方面的人才，人才配置不夠全面，導致檔案信息化建設并未完善。

三、推動檔案管理信息化建設的策略和建議

（一）搞好檔案管理信息化建設，領導重視是關鍵

服務中心領導對檔案管理工作的重視程度，對信息化檔案價值的認知程度，很大程度上決定了檔案管理工作的改革創新，上文提到，檔案管理信息化建設創新動力不足，就這一點，還需要領導階層重視檔案信息化建設才行，將檔案管理信息化建設大事要事來辦，引入信息化系統，選聘人才，組建框架。

（二）切實提高檔案工作人員信息化素養

切實提高檔案工作人員信息化素養需要從選聘以及培養兩方面入手。首先在選聘的時候，注重對信息化人才的選聘，放寬視野，抬高門檻，從實際需求出發，對服務中心的人才結構進行調整，讓專業的人完成專業的工作。其次要加強檔案人員信息化素養培養，及時和相關檔案管理人員進行溝通，積極組織信息化培養，加強總體規劃，不斷進行信息化系統的應用、檢查、維護各方面能力培養，保證檔案信息化建設能夠順利開展[3]。

（三）管理制度的完善

檔案管理信息化建設需要隨之建設完善的電子檔案管理制度，服務中心需要建立完善的規章制度，相關工作人員必須按照標準化、具體化、規范化的工作流程開展，在檔案的遷入遷出管理上規范化作業，讓工作人員在檔案管理時有法可依、有理可循。同時也要加強電子檔案管理工作的監督審查，實行追責制，誰管理誰負責，提高檔案管理工作人員的警惕心與責任心，以更好地完成電子檔案管理工作，更好地推動傳統檔案管理向信息化檔案管理轉型[4]。

（四）信息化系統安全防護

重視信息化檔案系統的安全防護，如發生檔案泄露問題，容易引發社會不信任。具體來說，規劃網絡IP地址，制定網絡IP地址分配策略，對線路和區域安全提供線路備份和硬件冗余，降低系統風險，設置專業級防火墻，進行檔案加密管理，設置訪問規則，多方面提升檔案信息化系統的安全防護能力。

四、結束語

總的來說，本文首先對檔案管理工作進行了簡單說明，其次分析了在就業服務視角下，公共就業和人才服務中心檔案管理信息化信息化的意義以及建設的難點所在，最后從領導重視、人員選聘培養、制度完善、安全防護四點來分析了推動檔案管理信息化建設的策略，希望上文分析能有幫助。

參考文獻

[1]劉仁江.基于信息化條件下的檔案管理與服務創新研究[J].自然科學：全文版，2016（7）：00214-00215.

[2]孫凈.信息化時代下檔案管理的創新與發展探究[J].新絲路：上旬，2019，000（007）：P.1-1.

[3]張忠良.信息化時代創新檔案管理服務模式探究[J].檔案管理，2019，237（02）：96-97.

[4]白幸.信息化視角下的檔案管理探究[J].卷宗，2017，000（010）：80-80.

作者簡介：

包文虎， 1976.12，男，漢族，安徽池州人，學歷：本科，研究方向：公共就業人力資源信息管理。