當代檔案工作中個人信息的合理保護

王利邦

摘 要：在群眾的印象中，檔案無非是一些關乎國家大事的重要文件，最起碼也是一些事業單位中的數據信息，與個人之間的關系并不大，其實事實并不是這樣。從檔案工作不斷完善發展的過程中不難看出，最早的黨和國家行政機關的檔案資料逐漸分出“財會檔案”、“干部檔案”、“公共事業檔案”、“民生檔案”等，服務對象越來越大眾化，檔案中的信息也拓展到了普通群眾中。隨著十三屆全國人大常委會第三十次會議20日表決通過《中華人民共和國個人信息法》，個人信息的合理保護成為了人民群眾重點關注的話題。本文主要分析了檔案工作中存在的個人信息泄漏因素，并提出幾點有效的保護措施。

關鍵詞：檔案工作;個人信息;合理保護;策略

隨著社會經濟不斷發展，互聯網時代正式到來，個人信息作為人民群眾日常生活最具有影響力的數據，經常被各方主體因利益從多方途徑所獲取。隨著電子檔案登記備份制度徹底落實，檔案工作中備份著非常多的個人信息，因此做好個人信息的合理保護具有非常重要的現實意義。

一、檔案工作中存在的個人信息風險因素

（一）檔案立法工作相對滯后

隨著人們逐漸重視與關注個人信息的保護問題，我國不斷完善相關的刑事與民事法律體系，但與其相關的法律法規卻變動較少，與法律體系完善產生脫節現象。雖然部分檔案法律條款中提到過個人信息保護問題，但由于所提甚少導致人們的個人信息保護意識仍存在一個萌芽的狀態。同時，其中所涉及的個人信息保護法律條款不夠健全，過于零散和抽象，相關體系也沒有完善，經常使用一些模糊的概念表述與個人信息保護相關的法律內容，為司法人員工作增加了許多困難[1]。現階段，在檔案法中不存在個人信息保護與公開的界限、機構使用個人信息的權利、他人檔案信息利用原則等內容，甚至還存在著個人信息保護范圍不明確、管理人員工作義務不清晰、惡意利用他人信息的處罰措施不合理等問題。由于檔案立法工作相對滯后，檔案部門在執法過程中沒有可衡量的工作標準，執法力度明顯不足。現如今，檔案工作已經逐漸轉向了人民群眾的個人信息服務，因此必須要加快檔案工作立法的進程，跟上時代社會發展的腳步。

（二）缺乏個人信息保護意識

個人信息保護意識包括檔案工作人員的保護意識與信息主人的自我保護意識。信息主人自我保護意識缺乏主要體現在不重視個人信息保護受到侵犯與個人信息安全，將個人信息隨意透露給其他人，或為了一些蠅頭小利利用個人信息換取其他有價值的東西，甚至將個人信息移交到檔案館時也沒有提出一些隱私內容的限制利用要求。檔案工作人員信息保護意識薄弱，沒有維護好信息主人的個人權益，在實際工作中經常出現違規操作利用他人信息，甚至將自身的職業道德拋之腦后，將他人信息售賣換取利益[2]。在互聯網時代中，個人信息逐漸呈現出大規模電子檔案的趨勢，并通過網絡實現備份、存檔，如何合理保護個人信息將會面臨更大的挑戰。若是檔案工作人員缺乏信息保護意識與職業道德，那么人民群眾日常生活中移交到檔案館的個人信息將有可能遭到泄露。

（三）檔案信息安全體系不完善

隨著我國互聯網技術逐漸趨于成熟，個人信息的處理和傳遞變得更加便捷、高效，但也呈現出安全性不足的弊端，沒有完善的檔案信息安全體系，相關保護技術的應用不夠深入，因此會經常發生個人信息遭到惡意使用或篡改的問題。現階段，檔案部門越來越重視網絡技術的應用，并構建相關網站，通過網絡技術改變檔案工作的管理模式，但網絡技術在為檔案工作提供便利的同時，也相應的增加了信息泄露的風險。隨著電子檔案登記備份制度的實施，檔案館必然會成為公眾個人信息的聚集地，所以檔案信息的安全體系的可靠性將會直接影響個人信息的安全。但從現階段實際情況來看，我國大多數檔案部門都沒有建立完善的檔案信息安全體系，尤其是在一些如防火墻技術、數據加密技術或殺毒軟件的應用等方面，需要進一步的加強與提高，從而合理、有效的保護個人檔案信息[3]。

二、檔案工作中個人信息保護措施

（一）加快個人信息保護檔案立法工作進程

由于目前我國還沒有建立與個人檔案信息保護的法律法規，人民群眾亟待檔案部門出臺與個人信息保護相關的法律法規，在實際工作中，除了要將《中華人民共和國個人信息保護法》作為主要的依據外，還應專門制定法律法規保障個人信息的使用與管理。但是制定法律并不是一蹴而就的，而是一項周期較長的過程，因此檔案部門應在出臺相關法律法規時制定個人信息保護相關的細則，確保其涵蓋個人信息收集與利用的一系列問題，如個人信息公開與保護的界限、個人信息保護的方式、檔案工作人員對他人信息的權利和義務、當個人信息受到侵犯時應通過什么樣的渠道追究哪些責任等。同時，檔案部門在制定行業法規時，還應保證與國家法律相兼容，能夠與其他法規相對接，深入了解并合理應用國家頒布的與個人信息保護相關的規章制度[4]。通過加快個人信息保護檔案立法工作進程，制定健全的法律法規，為檔案工作中合理保護個人信息提供基礎保障。

（二）加強宣傳，提高個人信息保護意識

提高個人信息保護意識包括信息主人與檔案工作人員。在信息主人方面，可以通過加強宣傳教育，引發廣大人民群眾對個人信息保護的關注度，如通過網絡、電視、報紙、手機短信等方式讓人民群眾了解保護個人信息的重要性，若是個人信息遭到非法利用時可以通過哪些方法及時挽回或可采取的賠償方法，知道個人信息保護不僅是檔案部門負責的事，更是關乎自身利益的大事。此外，人民群眾在移交個人信息時，可以向檔案部門提出限制利用的要求，并定期檢查個人檔案信息，對于一些不正當的地方要及時修改。在檔案工作人員方面，機構應對人員進行培訓考核與業務指導，如在步入工作崗位前要進行相關法律的考核，成績合格者將予以聘用，并定期開展培訓活動、研討班等，提高檔案人員的工作積極性與專業能力，不斷提高檔案工作人員的信息安全意識[5]。現階段，檔案工作不僅僅只是收集、整理和保管等，它要求檔案工作人員必須要具備現代化的管理知識與較高的職業道德，所以檔案工作人員要注重自我教育，避免被時代所拋棄。

（三）完善檔案信息安全體系

在完善檔案信息安全體系工作中，要從硬件和軟件兩個方面保證檔案信息的安全性。在硬件上，要確保計算機、U盤等一些數據信息載體不受到損害，并合理存放，避免無法使用導致個人檔案信息的缺失。在軟件上要使用一些安全性較強的軟件，并做好殺毒、更新等工作。在個人信息安全保護工作中，可以適當引進項目管理，將信息化建設內容詳細分化，建立以儲存系統、操作系統、應用軟件等保障信息安全的管理制度，并與個人信息保護工作緊密結合。

結束語：

總而言之，在檔案工作不斷更新改革的背景下，做好個人信息保護工作很有必要。在實際工作中，可以通過加快個人信息保護檔案立法工作進程、提高個人信息保護意識和完善檔案信息安全體系等方式，實現檔案工作中個人信息合理保護，保證公民合法權益不會受到侵害。

參考文獻：

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[3]鄒洪偉.大數據時代檔案用戶信息隱私權保護的思考[J].黑龍江檔案，2021（01）：192-193.

[4]李彩麗，張強.網絡環境下個人信息被存檔的影響研究[J].北京檔案，2020（11）：34-36.

[5]陳紅艷.檔案利用中的個人信息保護研究[J].辦公室業務，2020（20）：104-105.