淺談企業檔案信息資源的開發和利用

勾文娟

摘要：企業檔案管理信息資源作為國家企業經營國有資產的一部分，在我國企業日常經營資產管理中一直發揮著重要主導作用。越來越多的檔案企業管理開始深刻意識到研究開發和合理利用各類檔案企業信息管理資源的日益重要性，并將從事檔案企業信息管理資源的研究開發和合理利用工作納入日常經營管理中。本文主要通過談談我國企業內部檔案管理信息數據資源項目開發合理利用的總體重要性、影響我國企業內部檔案管理信息數據資源項目開發合理利用的主要因素、提高我國企業內部檔案管理信息數據資源項目開發合理利用效率的政策措施等幾個方面的粗淺分析認識。

關鍵詞：企業檔案;信息資源;開發利用

引言

企業從事檔案管理業務工作的根本業務目的，除了在于保存企業檔案的齊全、完整、準確、安全外，主要目的是為了資源開發經濟利用。當前社會是一個信息化的社會，信息已發展成為現代人們組織從事各類各種社會實踐管理活動時所不可或缺少的重要條件，只有學會充分利用社會檔案中的信息，才能夠促使這種潛在的社會生產力盡快將它轉換成成為一種現實的社會生產力。

一、企業檔案信息資源開發利用的重要性

作為企業信息資源一部分的歸檔信息，只有通過開發和利用才能顯示出潛在價值。 企業為檔案管理配備專業人力和專項資金，收集檔案，不作為消耗品存放，從檔案信息資源中發現對企業生產經營管理有用的有用信息。企業檔案信息資源是反映企業各項經營活動的歷史記錄，與企業的生產、研發、經營密切相關，被企業用來預測經濟狀況、了解市場趨勢、改進和提供研究和信息。

二、企業檔案信息資源的開發與利用是企業檔案信息化的核心

企業檔案信息化與其他信息化項目一樣，由許多協同工作的子系統組成。包括企業協同辦公系統、合同管理信息系統等企業檔案管理部門信息系統。其中，企業進行檔案管理信息的收集開發整理利用工作是我國企業實現檔案管理信息化的重要目標和一項核心工作任務，是我國企業實現檔案管理信息化的重要衡量標準之一。

首先，現代企業基礎信息設施和現代信息網絡技術建設是現代企業個人檔案資源開發管理利用的堅實基礎和重要保障。當前，信息化發展浪潮已經席卷整個全球，我們正在行走在通向信息時代的這條高速公路上。人們越來越多地意識和看到現代信息處理技術給我們企業管理帶來的巨大變化，信息處理技術的不斷進步將直接影響我們企業信息檔案的不斷演進。企業級的檔案管理信息化必然需要涉及并受到檔案信息資源技術的廣泛應用，否則信息資源管理的檔案信息化就無從談起。在企業信息化建設進程中，企業利用檔案管理信息系統管理企業應以利用現代檔案信息管理技術和在現代信息網絡技術發展條件下重新建設的企業硬件基礎設施為提高生存力的基礎，將檔案信息管理技術廣泛應用于企業檔案管理信息的收集傳輸、處理、開發和接收利用。

其次是各企業實行檔案管理信息化與資源管理共建信息共享，這仍然是推進企業檔案信息化的重要組成部分和客觀現實要求。在我國企業檔案信息化建設進程中，企業檔案需要采集高質量、高度和可集成的企業檔案管理信息和進行科學有效的企業檔案管理信息采集管理。企業內部檔案管理信息化的建設最終目標也就是盡快實現我國檔案企業信息基礎資源的有序合理組織、開發和綜合利用，使我國企業檔案信息化體系建設能邁上一個大的新臺階，成為在國際市場經濟中尋求生存的更強大推動力。這不僅僅簡單是檔案信息管理技術的簡單綜合應用，而是將檔案信息管理技術廣泛融入應用到企業檔案資料收集、分類、開發、利用等管理活動中，規范先進大型企業內部檔案管理工作思路和完善檔案收集工作管理流程，提升先進企業核心競爭力的復雜基礎工程。

三、影響企業檔案信息資源開發利用的因素

1. 企業檔案管理人員檔案開發利用意識薄弱

受傳統文件管理模式的影響，一些檔案工作者已經落伍，認為文件保存好就不會丟失或損壞。他們的服務意識不強，有公司業務部門申請使用的情況，沒有上進心，不積極使用。一些檔案管理者對企業檔案采取“蓋章”政策，杜絕原件借閱、復制、完全關閉和半關閉文件操作。陷入這種思維模式，企業檔案信息資源的二次開發和利用就遙遙無期。

2. 檔案管理基礎設施不完善

企業用于管理其文件的“軟”和“硬”功能是不完整的。有些公司甚至沒有專門的檔案倉庫。檔案分類保管簡單，受空間和面積限制，部分檔案仍分散在各業務單位獨立管理，從檔案接收的資料收集不全，檔案信息資源的開發利用分散，嚴重影響開發使用效率。其次，一些企業的檔案管理任務也嚴重缺乏專業的檔案管理平臺。單獨設置檢索目錄（EXCEL表），無法識別檔案信息資源與檢索目錄的連接，大大降低了檔案信息資源的開發利用效率。

3. 檔案開發利用模式陳舊

對于許多企業來說，使用檔案仍然是傳統做法的一部分，檔案的使用還處于起步階段，僅提供文件出租服務和文件閱讀服務，形式單一，檔案信息資源的深度利用與展覽，編輯研究，信息技術搜索很少見。

四、企業檔案信息資源的開發與利用在現階段信息化條件下存在的問題

據目前有關統計資料分析顯示，企業法人檔案業務備案管理工作朝著總體保持向好發展方向加快發展，檔案管理相關部門認為可以積極探索開發整合利用企業檔案管理備案相關信息，取得較為明顯的社會經濟效益。當然，巨大的投資收益背后也可能存在一些困難和突出問題，需要進一步完善。

1.信息開發觀念陳舊落后

傳統意義上，企業信息檔案管理部門中心可以被簡稱為中國企業信息資源管理檔案中心。我們目前存儲的各種企業信息數據資源已經成為我們企業經營文化當中表現最全面、最系統、最完整的容器和樞紐。但是，在企業信息化的巨大背景下，部門將逐漸完全失去管理存儲和發布傳播企業檔案管理信息這種資源的原有先天技術優勢。隨著我國現代大型企業管理制度的逐步建立、企業組織改制的逐步完成和現代計算機以及互聯網信息網絡的逐步開通，傳統的大型企業信息檔案管理部門不再僅僅是現有企業內部信息管理資源的唯一直接擁有者和唯一提供者，而是逐漸呈現出更為多樣化的企業信息資源擁有者和走向信息化企業發展，信息資源傳輸走向智能化、網絡化的發展情況。這種特殊情況的不斷出現，對中小企業人事檔案管理業務部門的健康生存和企業發展利益構成了嚴重威脅。因此，現有的信息化開發理念（如后分析開發、實體化開發）成為新語境下企業檔案信息化發展的桎梏。

2.信息技術手段和管理設施現代化水平落后

在現代先進技術的影響下，許多企業進行了許多改進和改進，包括使用計算機系統進行收借管理，引入光盤檢索系統。但是，部分企業檔案操作是由于企業資金不足，資源建設不足，所以有的電腦陳舊，運行速度很慢，技術處理還是人工的，只能對文檔信息進行比較簡單的處理資源、整體服務水平低、信息化手段落后，成為企業檔案信息化發展的主要障礙。一些企業采購了計算機、檔案等現代化設備，但應用程度仍不高，仍局限于傳統的、封閉的管理方式，影響了檔案使用的及時性。企業要根據經濟實力和工作條件協調發展，按目標和計劃培養現代化檔案管理人才，力爭在幾年內深入運用現代裝備，以滿足企業生產發展的需要。

3.檔案人員的綜合素質不高

信息化建設強調以人為本，企業數據檔案的信息整體服務質量很大一定程度上直接影響著企業信息檔案服務的技術水平和服務質量。提高公司信息技術服務水平和產品質量的一個關鍵條件是公司擁有一支專業從事大型企業軟件檔案系統建設、精通應用計算機和移動網絡信息技術、能夠獨立維護企業軟件管理系統的專業人才隊伍。從目前的發展情況上來看，檔案咨詢專家職業素質不均衡，缺乏一批能夠長期從事檔案信息資源咨詢、網絡資源搜索、信息資源分析、市場調研的高技術素質檔案信息咨詢服務專業人員，影響了檔案信息化產業發展的產品質量和服務水平。

4.檔案的利用方式急需改革

一些國有企業正在采取多種有效措施深入推進國有企業信用檔案體系建設，積極開展企業檔案建設升級改造工作。但是，一些企業在升級后放松了檔案的標準化和標準化，讓升級過程中建立的業務基礎被奴役，各種檔案系統只是一種形式，檔案信息無法開發利用。檔案在企業中的比重逐漸下降，文件利用率低，服務范圍小，用戶構成與時代發展要求有很大差異。

五、提高檔案信息資源開發利用效率的措施

1. 樹立超前的服務意識

除了企業檔案的收集、分類、保管外，企業檔案的主要任務是解放思想，勇于創新，打破傳統“等客戶”的觀念，樹立先進的服務意識，主動出擊。企業記錄員可以建立信息使用預測和使用反饋統計系統，密切關注與公司生產、研發、銷售等相關的信息，研究各類用戶的需求和趨勢，并對其使用做出決策。檔案信息資源，通過預測和信息反饋，明確使用重點，有針對性地收集、匯總和輸出檔案信息，準確、快速地獲取檔案信息資源，當用戶提出使用要求時，全面呈現在用戶面前。

2. 提高檔案工作者業務素質

企業要加強檔案工作者的繼續教育和培訓，使他們不僅具備檔案管理方面的專業理論知識，而且還要具備較高的專業計算機應用技能和專業計算機圖像掃描、圖形處理、音視頻圖像處理等各種信息處理工作能力。懂檔案業務、懂檔案技術的高和中層次企業檔案管理專業人才為中小企業加強檔案相關信息管理資源的研究開發綜合利用管理提供了優質人才培養基礎。

3. 加強企業檔案基礎設施建設

檔案管理基礎設施的合理配置為做好檔案管理信息網絡資源的合理存儲、開發和合理利用工作提供了切實的安全保障。企業內部要不斷加大公司檔案管理相關基礎設施管理設備的研發投入，配備一批專業、新型的企業檔案管理技術設備和服務設施，以更好適應當前新形勢下企業檔案管理的發展特點。專業應用檔案館、檔案管理信息平臺（專業檔案管理信息系統和檔案信息公開數據檢索服務平臺）、各類專業檔案文件復印、掃描、縮微打印設備等專業檔案館，為專業檔案新技術業態的研究開發綜合利用經營提供了堅實物質基礎。

4. 創新檔案信息開發利用模式

企業內部檔案相關信息管理資源的整合開發以及利用則主要按照"企業發展深度化加工、多渠道信息檢索、提供先進服務"的理念進行。首先，檔案管理工作者首先需要深入了解目前企業各職能部門對企業檔案管理信息服務需求的發展趨勢，同時對目前現有企業檔案管理信息數據資源需要進行二次研究收集分析，分類收集匯總，形成檔案二次開發、編輯和應用研究成果，為各類檔案商家客戶提供具有針對性檔案服務，例如發明專利項目征集、科技成果項目征集等。二是對相關檔案分類信息采集實行專業數字化采集管理，專業人員掃描相關檔案分類信息，建立專業相關檔案數據庫，采用檔案關鍵詞自動檢索或全文檢索兩種方式，快速訪問相關檔案分類信息相關資源方便查找。

5.企業檔案部門應充分運用現代技術手段做好檔案信息的開發和利用工作

從近期企業檔案信息資源開發利用情況來看，企業檔案數字化必不可少，是提高企業檔案信息資源開發利用質量的重要手段和決定性因素。近年來不同單位的眾多實踐充分證明了這一點，檔案數字化為企業檔案信息資源的開發利用創造了有利條件，使企業檔案工作人員從繁重低效的體力勞動中解放出來。 為企業積極開發利用檔案信息資源奠定了基礎。

六、如何更好的開發利用企業檔案信息資源

在這個信息技術高度發達的新技術時代，信息智能技術廣泛應用滲透到許多現代信息生產者的生活中，充分利用延伸了現代人類的人工智能。企業正逐漸從現向勞動密集型、資源密集型、資本密集型向變為知識密集型、技術密集型、信息密集型企業轉變。為此，檔案管理部門認為迫切需要充分運用當今的現代高新技術和自主知識產權創新技術手段，加強我國企業財務檔案相關信息的收集開發綜合利用，為我國企業持續進步發展服務。

1.突出檔案部門工作的重要性

檔案管理部門人員要是真想在這個信息時代社會立于不敗之地，就必須充分發揮檔案主人的主導作用，積極為廣大企業員工提供真實可靠的檔案信息。這也正是作為信息時代企業檔案管理部門的"資本"，吸引著眾多用戶的最大魅力之處所在。另一方面，檔案管理部門們還要帶頭將其作為指導企業檔案發展的技術領先者和信息服務官，全方位研究開發先進、可用于預測的企業檔案管理信息，使企業檔案管理部門盡快成為指導企業組織開展各項檔案工作的重要信息服務基地。以這種無可不能替代的管理優勢快速完成各項工作并有效提高管理績效。同時，企業領導和決策者要從合作發展的角度認識檔案在企業改制、政治教育和經濟建設中的重要作用，把檔案信息化發展置于實現跨越式發展的戰略位置。給予足夠的關注和投入，為公司的漸進式發展充分發揮企業檔案館的作用創造良好的環境。

2.建立健全完善的檔案信息工作體系

一是打好基礎，做好信息資源的搜集，設置必要的搜索工具。不僅要采用各種傳統有效的清單、技巧和寫作形式，而且要創造新的形式。 注重檔案信息資源開發與圖書等信息資源開發的配合與協調。其次，要研究檔案信息的壓縮處理，做好檔案的二次開發，尋求具有實用價值的成果，檔案信息的使用與發展密切相關，發展是使用的前提。提供信息庫以供使用和傳輸信息術語。發展與使用密不可分，只有通過使用，才能達到目的，提高發展水平。

3.編發企業檔案利用的反饋信息

檔案如果被識別（借用）一般不會產生效益，只有通過實踐才能體現檔案的真正價值，才能創造一定的社會效益和經濟效益。 因此，為及時獲取和使用信息，請提前與檔案管理人員聯系在精益平臺提交檔案利用申請，日后填寫檔案利用信息反饋信息。檔案利用信息反饋主要包括使用單位、用戶、時間、文件名、獲得的社會經濟效益等。尤其是福利要寫得更具體，有時間、地點、人物、具體事例。

結束語

企業檔案與企業的生產經營、生存和發展息息相關，檔案工作者必須站在歷史的尖端，清楚地了解檔案管理的變化。堅決克服等待、依賴、觀察的制約，牢固確立檔案是一種信息資源和產生經濟效益和社會效益的資源，變有限的被動服務為無限的主動服務。 從封閉式管理到開放式管理，從單一服務到多種服務，再到動態、直接、高級的服務。

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