智慧校園背景下高校智慧檔案館建設路徑分析

文/邵婧 王旭州 孫可佳

高校智慧檔案館建設路徑分析，基于CNKI數據庫，調研高校智慧檔案館的理論探索情況；基于國內十七所高校智慧檔案館的建設現狀，分析高校智慧檔案館建設存在的問題。在此基礎上，探討高校檔案工作實現資源信息化、館藏智能化、業務感知化、服務智慧化的途徑，從而應用諾蘭模型討論高校智慧檔案館的建設路徑，以期為高校教學、科研、管理及師生與社會提供更加高效、便捷、精準的檔案服務，推動檔案工作的深入發展

一、引言

檔案信息化是利用信息技術將檔案管理模式從以檔案實體資源為重心轉變為以檔案信息資源為重心的過程。[1]2008年IBM公司提出“智慧地球”構想之后，2010年又提出構建“智慧城市”愿景。隨著“智慧政府”“智慧城市”“智慧校園”的出現，“智慧檔案館”也已成為檔案界關注的熱點。2010年浙江大學提出“智慧校園”理念。2013年“智慧檔案館”概念雛形引發討論。2015年上海交通大學、西南大學開始高校智慧檔案館的探索實踐。2016年《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出采用云計算、物聯網、大數據、人工智能、移動互聯網等信息技術深入推進“三個體系”建設。[2]2018年國家發布《智慧校園總體框架》標準，確定了高校智慧檔案館建設的基本規范。[3]目前，在傳統檔案館基礎上構建的高校數字檔案館，已經開始向智能檔案館、智慧檔案館發展過渡。在智慧校園建設背景下，如何借助智慧校園建設的契機提升高校檔案工作的能力和水平，使其選擇最佳路徑加快向智慧檔案館發展的速度，這是高校檔案工作面臨的迫切問題。

二、高校智慧檔案館研究現狀

1.理論研究現狀

吳軍在《智能時代——大數據與智能革命重新定義未來》一書中提出“數據是文明的基石，人類對它的認識反映了文明的程度。”[4]數據承載現實，數據戰略是推動社會進步的重要抓手，我們要創造從數據出發、讓數據說話、用數據管理、用數據決策、用數據創新[5]的學術氛圍。基于CNKI數據庫，智慧檔案館從概念雛形提出開始，直到2021年9月25日，業界對其進行了廣泛的研究，形成了豐碩的理論成果，給予我們許多有益的啟迪。其發文數量（見表1）和研究情況如下。

表1：CNKI中外文數據庫研究發文情況

上述數據是直接從CNKI數據庫中獲得的，未經任何人工修改，比較客觀地反映了數字檔案館、智慧檔案館、高校智慧檔案館研究發文對比情況。奠定了高校智慧檔案館理論探索的基礎。

從發文數量來看，在CNKI數據庫中，中外文數據庫總共發文7334篇。其中研究數字檔案館的論文數量較多，中外文數據庫合計發文6864篇，占發文數量的93.59%；研究智慧檔案館的論文數量較少，中外文數據庫合計發文436篇，占發文數量的5.94%；研究高校智慧檔案館的論文數量更少，中外文數據庫合計發文34篇，占發文數量的0.46%。

從研究內容來看，學者大多從宏觀層面進行整體設計研究，較少從具體層面進行技術架構研究，匱乏從微觀層面進行實施方式研究；[6]研究運用模型比較陳舊，體系框架流于抽象，功能設計存在堆砌現象，語義分析演化功能研究不足，研究智能管理平臺與檔案業務管理功能銜接不夠深入。[7]由于公共智慧檔案館和高校智慧檔案館的數據架構基礎不同，用戶需求存在差異，所以，針對高校智慧檔案館而言，不僅研究論文數量較少，而且研究內容不夠深入，研究重點不夠突出，不能有效指導高校智慧檔案館建設工作。牛力、裴佳勇認為檔案部門只有把握智慧城市建設的發展契機，積極主動融入智慧城市建設，力求成為智慧城市的“神經中樞”，才能避免處于被邊緣化或者無人問津的尷尬境地。[8]高校智慧檔案館建設只有符合《智慧校園總體框架》標準，結合高校檔案業務需求，融入智慧校園整體建設之中，才能步入良性循環的發展軌道。

2.實際調研情況

從2020年9月截至2021年3月，課題組采用問卷調查、走訪交流、電話咨詢等方式，調研了西南大學、哈爾濱工業大學、中南大學、重慶大學、河南工業大學、寧波大學、西安電子科技大學、浙江財經大學、山西醫科大學、蘇州大學、溫州醫科大學、河南大學、蘭州大學、蘭州理工大學、青島大學、貴州大學、濟南大學等17所高校檔案館。了解高校智慧檔案館的建設情況，梳理高校智慧檔案館的建設進程、建設特色、存在問題及相關建議。其調研結果如下。

（1）檔案信息管理系統

表2:檔案信息管理系統使用情況

17所高校均采用檔案信息管理系統管理檔案，其中有些早期開發的檔案信息管理系統性能較差，軟件陳舊，更新緩慢，不能適應當前檔案工作的需要，急待升級完善。

（2）檔案實體數字化程度

表3:檔案實體數字化程度

17所高校檔案實體數字化遷移進度不一，除財會憑單和研究生論文之外，部分高校完成或者基本完成檔案數字化遷移，部分高校正在進行檔案數字化遷移，部分高校剛剛開始進行檔案數字化遷移，極少數高校組織檔案人員進行了很少一部分檔案數字化掃描工作。

（3）數字化檔案的OCR識別率

表4：數字化檔案的OCR雙層PDF識別率

17所高校的數字化檔案OCR雙層PDF識別進度差異較大，其中10所高校完成或者基本完成數字化檔案的OCR雙層PDF識別，4所高校正在進行數字化檔案的OCR雙層PDF識別，3所高校還未進行數字化檔案的OCR雙層PDF識別。

（4）檔案庫房管理情況

表5：檔案庫房管理情況

17所高校檔案庫房管理情況不容樂觀，其中2所高校利用RFID（射頻識別）和智能樓宇技術初步實現檔案庫房智能管理。1所高校采用檔案庫房管理系統管理庫房。14所高校采用人工模式管理庫房。總體而言，17所高校檔案庫房管理都或多或少地存在非標現象。

根據調研情況，經過各個項目的綜合評估，在17所高校中，2所高校初步建成了智能檔案館，約占調研高校的11.76%。6所高校基本建成了數字檔案館，約占調研高校的35.29%。9所高校正在建設數字檔案館，約占調研高校的52.94%。就調研整體情況而言，目前高校智慧檔案館建設只是部分開始進行檔案數字化遷移，部分完成或者基本完成檔案數字化遷移、并實現或者基本實現數字化檔案的OCR雙層PDF識別，為數不多的高校檔案館初步嘗試進行檔案智能管理，但還遠未達到檔案智慧管理的程度。檔案智慧化建設基礎不夠牢固，建設技術還需成熟，建設路徑不夠清晰，建設架構不夠完善，建設成本過高，這些問題急需在智慧校園建設背景下，通過提升以“云、物、大、智、移”為代表的信息技術、結合檔案業務實際工作需要探索解決。

三、高校智慧檔案館建設路徑

楊桂明提出數字檔案館、智能檔案館、智慧檔案館是檔案館在不同歷史時期的不同發展階段。[9]高校智慧檔案館的發展是圍繞著對數據的讀取、理解、整理、挖掘、應用的演化進程。高校智慧檔案館建設需要與國家整體信息化建設水平相適應。以智慧校園平臺建設為基礎，依托智慧校園的技術背景，根據便于數據傳輸和跨館庫交流的需要，自上而下地確立數據結構和數據標準，按照數據檔案業務規范構建檔案“收集、存儲、管理、利用”及安全保密操作系統，逐步完成智慧檔案平臺建設，實現檔案資源建設有序，檔案資產管理科學，檔案信息利用便捷，檔案平臺安全可靠。就目前的科技發展情況和檔案工作實際來看，基于諾蘭模型智慧校園背景下的高校智慧檔案館建設需要經歷“一基三段”，其具體過程見圖1。

圖1：高校智慧檔案館建設路徑

1.檔案實體資源建設有序

檔案實體資源建設有序是指在人工操作的模式下，做好檔案全面收集、規范管理、安全存儲、便捷利用工作。檔案實體資源建設有序是檔案業務工作的基礎，其要求檔案收集系統、檔案存儲系統、檔案管理系統、檔案利用系統、檔案安全系統規范有效。實現檔案實體資源建設有序需要做好以下工作：一是做好檔案宣傳工作，提高學校領導對檔案工作的重視程度；爭取內設機構對檔案工作及檔案經費供給的適度傾斜，規范設置檔案部門，合理配置檔案場館，按需保障檔案經費；增強群眾組織和師生員工的檔案意識，獲得他們對檔案工作的認可、理解和支持，通過檔案宣傳爭取各種有效資源服務檔案工作。二是貫徹檔案法規，落實檔案規章，嚴格檔案日常管理，豐富檔案館藏內容，優化檔案館藏結構，保障檔案資料“應歸盡歸、應收盡收”。三是做好檔案實體的編目、著錄、上架工作，保障檔案實體編目準確，著錄詳盡，庫位合理，分布清晰，為檔案數字化建設奠定堅實的基礎。夯實檔案實體資源根基，完善檔案實體資源體系，保障檔案實體資源建設有序進行。這是高校智慧檔案館建設的基礎。

2.檔案信息資源建設有序

檔案信息資源建設有序是在檔案實體資源建設的基礎上，運用信息技術構建一個數字空間，實現傳統檔案數字化，增量檔案電子化的管理方式。檔案信息資源建設有序是在檔案信息科學管理的基礎上逐步完成的。實現檔案信息資源建設有序需要做好以下工作：一是構建檔案信息管理服務系統，規范檔案信息管理服務制度。高校檔案信息管理服務系統以校園網絡信息技術為基礎，以檔案工作需求為根據，從檔案業務實際出發，在保證檔案信息真實可靠、長期可用、安全保密的前提下，統籌規劃，精心設計，按步有序進行；檔案信息管理服務系統必須能夠與學校各個業務部門的工作系統進行數據對接，將館藏檔案目錄檢索數字化，建立檔案資源科學收集、規范存儲、嚴格管理、閱權分級、靈活利用的智能信息工作平臺，方便檔案利用者遠程利用檔案。二是進行檔案數字化遷移。檔案數字化遷移是檔案信息資源建設的重要環節，檔案數字化遷移是將檔案實體資料遷移到檔案數字空間，升級檔案管理，優化檔案檢索、方便檔案查閱、拓展檔案利用的過程。目前，高校應該加快館藏存量檔案數字化遷移，拓展館藏增量檔案電子化應用。三是進行檔案數據化躍遷。檔案數據化躍遷是指把圖片檔案、聲像檔案、或者經過OCR雙層PDF識別的數字檔案進行數據化處理。檔案數據化躍遷不僅是把紙質檔案掃描成圖像、或者是把磁帶、光盤、照片等檔案轉換成數字格式存儲，而且需要進行檔案著錄、分類、標記、識別，只有經過客觀詳實著錄的檔案資料（即進行影像和圖片格式數據化加工的檔案資料）才能稱之為有利用價值的數據和信息，為檔案永久存儲和智能利用提供必要條件。這是高校智慧檔案館建設的初級階段。

3.檔案智能管理工作有序

檔案智能管理工作有序是指在檔案信息資源有序的基礎上，運用物聯網、智能樓宇和可視化技術等現代科技成果，搭建檔案數字空間和檔案實體空間的橋梁，使檔案數字管理系統和檔案庫房管理系統有效聯動，方便檔案日常管理，提高檔案利用水平。這一階段的主要特征呈現為智能技術顯性化，系統通過“采、存、取、用”數據產生智能，讓機器代替人員從事重復性勞動。隨著信息技術的指數型發展，大數據、物聯網、智能樓宇建設技術日趨成熟，高校檔案館不僅應該滿足數字空間的檔案信息智能管理，而且應在檔案實體資源的智能管理方面進行探索。此時的檔案智能管理需要做好以下工作：一是在檔案數據化躍遷的基礎上，轉換整合數據類型，精準細化數據顆粒度，有效搭建數據交換平臺，從而突破檔案信息壁壘，消除檔案信息“孤島”現象。二是基于物聯網技術，制作相關人員RFID識別卡片，運用RFID標簽貼注檔案實體及檔案設備，實現萬物互聯、智能盤點、自動排架功能。三是基于智能樓宇技術實現館庫環境智能管理、查閱利用智能服務、檔案安全智能保障功能。四是構建智能控制中心，使檔案信息智能管理系統和檔案庫房智能管理系統不僅能夠有效聯動、一一對應，而且能夠逐步細化、不斷升級，實現檔案數字空間和檔案實體空間的智能操作，滿足日益增長的檔案智能管理工作的需要。這是高校智慧檔案館建設的中級階段。

4.檔案智慧利用服務有序

檔案智慧利用服務是指在成熟可靠的基礎設施上，運用云計算、大數據、語義分析、機器學習等信息技術，綜合人員、技術、資源、環境等要素，通過感知系統識別檔案位置、分析檔案內容、選擇檔案資料，為檔案形成者、檔案工作者、檔案利用者提供具有決策價值的信息服務。這一階段的特征主要呈現為智能技術隱性化，實現人機交流。檔案智慧利用服務離不開人的參與，人機交互界面涉及復雜的技術問題，隨著智能技術的進步，人機交互會更加友好融洽，能夠利用系統決策功能提供更加科學的決策建議，給出合理高效的選擇方案。這一時期高校智慧檔案館建設的主要工作是培訓現有人員，引進高端人才，升級智能設備，構建數據模型，利用大數據、人工智能等信息技術使機器賦能“智慧”化，從而感知檔案內容、解析關聯數據、結合用戶查閱意向、分析用戶利用需求、提供便捷利用途徑，協助開展檔案編研、檔案文化產品開發利用研究，挖掘深層次的檔案資源，實現檔案育人。使高校智慧檔案館成為智慧校園的文化服務中心、信息共享中心和資源利用中心。這是高校智慧檔案館建設的高級階段。

高校智慧檔案館建設的“一基三段”是檔案工作進化的有機組成部分，它們具有漸進性、共存性、互補性、促進性，共同推進高校檔案工作的發展。

四、結語

高校智慧檔案館建設是分步漸進的過程，不能不重視信息技術的發展，也不能單純唯技術論，同時還需提高人員素質、保障制度建設，依托智慧校園建設平臺，通過提升以“云、物、大、智、移”為代表的信息技術，結合檔案業務實際需要探索解決遇到的問題。我們要立足智慧校園建設，利用智慧校園建設的基礎設施和豐富資源，促進智慧檔案館建設的加速發展，不斷提升高校檔案工作服務水平。由于信息技術發展的成熟程度和成本效應的影響，建設高校智慧檔案館是一項長期而復雜的工作。因此，建設高校智慧檔案館任重而道遠。