淺談圖書檔案一體化管理

趙國旗

濰坊職業學院濱海校區

隨著信息技術的不斷發展，圖書館與檔案管理的聯系愈加緊密，圖書館和檔案館難以將所有的資源進行整合。對此，可采用合理的技術實現資源的數字化以及云端化，構建聯動模式，將所有資源文件共享在平臺上，滿足不同地區的讀者需求。現實工作中，圖書檔案管理工作依舊存在較多缺陷，只有采取針對性的措施，才可規避潛在安全隱患，共同推進圖書檔案一體化進程。

一、圖書館檔案一體化效益

1.順應社會發展需求。

新時代背景下，社會相關信息撲面而來，知識信息的數量呈現出一種全新的增長趨勢，且信息的整體更新速度達到一種全新的局面。對圖書館和檔案館而言，其不可能將所有的信息資源全部收集在自己的數據庫內部，難免會受限于資金以及資源的限制，若想要實現圖書檔案資源的管理一體化，必定需要應用先進的管理技術將相關文獻資源以數字化的形式上傳到網絡上，對想要了解的圖書資源進行搜索和查詢，在短時間內獲取相應的文本信息。另外，將區域內部的圖書館和檔案館資源實現聯動，要構建起完善的文獻資源管理體系，以滿足時代發展需求，讓更多的讀者能夠足不出戶進行圖書閱讀，不至于受限于路程以及其他客觀因素的影響。

2.增強不同群體間優勢互補。

圖書館與檔案館在管理中依舊存在不足之處，但具有各自獨立的特征以及優勢，雙方之間可進行優勢互補，將某一些不足之處規避掉。對其進行資源一體化整合，是社會發展背景下對資源整合的一種重要外在表現，該種管理模式會嚴重降低管理效率，無法實現與網絡資源的合理對接，難以跟上時代發展的步伐。與此同時，將圖書館與檔案館分開處理，會導致資源的更新速度變慢，浪費一些重要資源，致使查詢工作的重復性次數增多。該這種情況的屢見不鮮，不僅僅會給予雙方帶來較大不便捷，甚至會影響讀者群體的滿意度，降低市場競爭力。

3.資源的合理共享。

圖書館與檔案館各具特色和優勢，但還存在部分問題。只有將二者內部存有的資源進行整合，構建起云端互聯網圖書檔案管理室，實現讀者資源查詢的便捷性，不斷迎合讀者需求，滿足讀者群體的知識獲取要求，才能夠留住客戶，發揮圖書檔案管理室的價值。為順應新時代信息發展需求，利用信息技術構建起專門的圖書館與檔案館的一體化管理數據庫，實現信息資源的全面共享，規避潛在的線下書籍檔案不全風險。

4.滿足受眾需求。

隨著信息技術的不斷進步，計算機網絡技術的應用效率得到提升，人們越來越重視利用計算機技術獲取信息。在該種時代背景下，圖書檔案管理的一體化可通過平臺進行資源整合，確保讀者以自身需求為依據進行圖書信息以及檔案信息查詢，利用閑暇時間獲取讀者想要的信息，使得讀者的需求被有效滿足，與讀者的多樣化要求同步。

二、圖書檔案一體化管理缺陷

圖書的按一體化管理不是簡單將二者統一在一起，雙方之間具有一定的并列關系，分別獨屬于各自的個體，但是將二者進行整合可實現信息資源的共享，利用雙方的優勢進行互補，快速打破圖書與檔案信息資源之間的壁壘，在信息化時代下給予用戶更加全面的服務。目前很多單位開始注重圖書檔案的一體化管理，但由于該項模式的發展時間較晚，發展體系尚且不成熟，并沒有統一的標準，故發展中依舊存在較多的不足之處需要改進。本文主要從以下幾個層面對其發展中存在的缺陷進行簡要分析，如下所示:

1.圖書檔案的一體化管理是以互聯網作為依托，增添一些信息化管理服務，但目前工作人員的圖書檔案管理意識有待提升。

部分單位雖然已經構建了專門的圖書檔案管理部門，制定符合要求的檔案管理規章制度，實現對各項工作的推進和協調，但由于該部門人員缺乏專業性的管理知識以及實踐經驗，具體工作中的圖書檔案信息化意識薄弱，難以達到預期要求，甚至對于提升圖書檔案管理的信息化水平具有重大負面影響。例如，日常的圖書檔案管理工作中，部分工作人員對圖書檔案的整理并未應用系統對其進行管理，而是采用人工管控的模式，存在一系列的人為疏漏以及管理不規范等情況，致使管理工作難以達到標準。

2.圖書檔案一體化管理體制不夠完善。

部分圖書檔案管理缺乏健全的管理體制以及監管標準，致使社會受眾對該項工作的發展認知缺乏，圖書檔案管理中二者的獨立性較強，存在分離現象，根本無法為單位查詢以及個人查詢提供充足的信息資料。圖書檔案管理制度的非規范性致使部分資料會出現缺失，信息的失真性嚴重。

三、圖書檔案一體化管控舉措

1.增強對圖書檔案管控認知。

在圖書檔案管理一體化過程中，要根據實際情況明確該項工作的重要性，增強工作人員對圖書檔案管控的正確認知，采用先進的管理手段和管理方式做好該項工作。在新時代背景下，做好圖書檔案管理模式的創新迫在眉睫，不僅需要改變傳統的管理理念，更需要引進先進的管理模式，實現對傳統圖書檔案管控方式的推陳出新，避免某些環節出錯而導致其他環節的連帶錯誤。信息化時代下，圖書檔案管理者應當摒棄原有的手工管理模式，充分利用信息技術以及計算機手段進行資源整合以及數據查詢，增強該種模式的實質性價值作用，致使圖書檔案管理與單位的發展目標保持一致，從而推動單位管理的持續性建設。部分單位在自身發展中，由于領導人員缺乏正確的圖書檔案管理理念，致使圖書管理與檔案管理之間相分離，單位內部成立了圖書管理部門和檔案管理部門，雙方之間的工作建設缺乏統一和協調，人們想要獲取更多的數據信息要分別在兩個部門的數據庫中進行查詢，該種方式存在著一定的不便捷性。對此，單位在具體發展中需要構建完善的信息化圖書檔案管理模式，增強領導人員以及工作人員對該項工作的理解和認知，將多部門的工作有機整合在一起，實現工作的統一化管理，對圖書檔案管理工作進行有效細分，確保工作具有較強的獨立性，是的工作人員的基本職責能夠得到合理落實，規避一些潛在的安全風險。

2.做好對專業管理者的培育。

圖書檔案管理一體化過程中，網絡時代背景下的圖書答案資源共享具有較強的優勢，則采用橫向聯系的方式明確圖書管理與檔案管理之間的重復性內容，篩選出某些重復性的內容并對其進行協調管理，真正實現信息資源的融合與共享。一般來說，叔叔檔案管理工作的一體化管理模式需要由專業的人士來開展和推動該項工作，故由于一支高素質的人才團隊十分重要。在人才團隊培養之外，可聘請一些具有豐富經驗的工作人員加入團隊中，以招聘的形式豐富團隊的人才資源，圖書的嗯管理的一體化工作開展提供前提條件。由于管理人員是圖書的一體化管理的核心，其綜合能力的提升在一定基礎上對單位的發展具有重要促進影響，選擇一批專業性的復合型人才對其進行綜合培訓，按其掌握更多的圖書與檔案學科知識，逐步適應圖書答案信息管理環境下的合理操作。在人才培養中，可定期或者不定期聘請國內外先進檔案管理團隊的工作人員對其進行培訓，學習一些工作中會遇到的具體知識內容以及實操經驗，結合本單位的具體情況開展圖書檔案資源管理工作，確保各項工作的正確開展，這也是新時代背景下培育優秀的圖書一體化管理人員的重要措施。

3.完善管理體制。

圖書檔案一體化管理工作中，要將檔案資源的信息進行全面整合，構建起完善圖書檔案管理制度，樹立正確的大局觀，從多個方面對部門之間的信息資源進行融合在一起，實現資源的合理搭配，使每一個部門所分配到的資源是根據某一個統一的標準進行劃分，為單位的正常運營提供數據支撐，確保圖書檔案管理決策的優化。檔案管理制度在構建時，要確保將實踐過程結合理論知識并貫穿于整個工作的始終，確保圖書館與檔案館管理工作與現實情況相適應，并設計和開發出綜合性的信息服務平臺，有效利用通訊網絡技術以及計算機技術確保平臺構建有著充足的圖書檔案管理資源，這樣才能夠提升圖書檔案管理工作的效率，為后期一體化圖書檔案管理奠定物質基礎，規避某些不正常的情況，能夠采用先進的技術確保一體化管理符合要求，為后期工作創造前提條件。

4.制定統一的圖書檔案管控標準。

圖書檔案一體化管理工作具有較強的重要性，可兼具唯一的圖書檔案管理標準，但由于受到整個行業的發展趨勢影響，前進步伐受到阻礙，與國際上的真正圖書檔案管理工作存在差距。與此同時，構建統一的檔案管理規范，實現資源的合理共享，才可真正做到圖書管理資源信息的合理調節，在規定的基礎上達到互聯網基礎信息的一體化，實現信息資源的全面共享，后續的統一圖書檔案管理工作奠定基礎。在標準制定完成之后，要以其作為核心，依托于專業的管理部門開展統一的圖書檔案管理工作，應用互聯網實現資源信息共享，切實開展統一的圖書檔案管理活動，確保各部門之間能夠有效配合，提升圖書檔案的實際管理效果。正是由于數字化信息技術的出現，新技術的合理運用致使圖書檔案管理資源得到新的改進，該項工作得到有效推動，雙方之間結合的優勢被有效發揮出來。

四、結束語

現階段國家相關部門逐步重視圖書館檔案一體化管理工作。為增強圖書管控效果，滿足社會受眾需求，要構建完善的管理體制，健全信息數據庫，培育合理、專業且優勢強的人才團隊，實現高標準的一體化資源整合，明確該項工作的優勢，確保其可取得新的成績，實現資源的整合與優化，從而達到預期效果。