基于“雙套制”模式的高職院校檔案信息化建設策略研究

姜 波

瀘州職業技術學院

一、檔案管理“雙套制”模式發展概述

在當今網絡時代，信息技術的突飛猛進對檔案事業的影響也日益明顯，現代化、多元化的趨勢逐漸貫穿于檔案的收集、整理、保管和利用各個環節，傳統檔案管理模式亟待改進。

2008年8月，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，第十五條要求“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”；2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于進一步加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》，對紙質檔案和電子檔案的同步雙線管理作出明確要求，指出“各檔案館(室)要大力開展傳統載體檔案數字化工作，及時以數字化檔案代替原件提供利用，對已實現數字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。采取措施嚴防數字化過程中信息丟失、外泄和秘密泄露，對涉密檔案進行數字化要嚴格遵守保密規定。”2020年6月，全國人大審議通過了新的《中華人民共和國檔案法》，第五章“檔案信息化建設”部分中要求“將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用”。本文將這種“紙質化+數字化”相結合的檔案管理模式稱為“雙套制”，即對同一份檔案資料實行紙質、電子兩種載體形式同步保管的模式，這是新形勢下檔案管理模式的新發展、新要求。可見，對于高職院校來說，檔案管理“雙套制”解決了檔案保管與利用之間的矛盾，必將帶來工作效率的提高。但在實現傳統檔案紙質化保管向“雙套制”模式轉變的過程中，也面臨著經費、流程、安全、真實性等方面的挑戰，因此“雙套制”模式既是大勢所趨也是自身發展需要，既是機遇也是挑戰。

二、高職院校檔案信息化建設面臨的問題

1.檔案信息化建設發展滯后。

由于各高校對于檔案“雙套制”的理解還不透徹，沒有達到切實有效的檔案“雙套制”同步管理要求，缺乏對檔案數字化的前端控制手段，數字化檔案信息的格式和流程尚未規范統一，只能對檔案資料采取先歸檔后數字化的處理方式，但大多數情況下同步數字化程度較低，既未同步、何談共贏？這種滯后的建設現狀在很大程度上限制了檔案信息化成效的發揮，使得檔案信息化建設流于形式而失去意義。

2.檔案管理信息孤島嚴重。

由于檔案材料中包含有某些涉及個人隱私、國家安全、科研秘密等信息，因此各高校幾乎都自開發或定制獨立的檔案管理軟件系統，各辦公軟件的數據庫語言環境和流程設計不能兼容，這些軟件系統不僅與校內其他辦公系統相互獨立，更不與其他外部業務管理系統相互對接。這種各自為政的狀況，使得檔案信息未能實現統一管理、有效對接和數據共享，勢必造成數據信息的重復提交，大大降低工作效率。

3.數字化檔案信息的憑證價值遭受質疑。

由于檔案數字化進程滯后，造成高職院校檔案管理部門所提供的數字化檔案信息的真實性、及時性不能受到普遍認可，不能有效滿足利用者的需求，難以直接發揮檔案的憑證價值，反而在一定程度上造成了資源浪費和工作效率低下。

4.電子檔案保管不當。

與紙質載體相比較，電子檔案載體的壽命相對較短，比如，磁盤的使用壽命在6年左右，U盤、移動硬盤等在10年左右，光盤在30年左右，即便是目前比較高端的藍光光盤也只有50年左右的有效期。此外，還受到硬件載體、數據格式、網絡帶寬等限制，不同類型、格式、體量的檔案資料對傳播途徑提出了更高的要求。因此，電子檔案的保管條件比紙質檔案更為苛刻，成本投入也更高。目前很多高校雖然還保存了數十年前的唱片、錄像帶、磁盤、磁帶等形式的電子檔案，但目前缺乏相應的使用運行設備，使得檔案失去利用價值，僅僅成為歷史紀念品。

三、“雙套制”模式下高職院校檔案信息化建設策略

1.加大保障投入力度。

檔案“雙套制”工作是一個較為龐雜的系統性工程，不僅僅涉及到檔案工作本身，還涉及公文制作與收發、辦公系統的優化和整合、數字校園的信息傳輸與數據安全、音像制品的載體轉換等諸多方面。整個工作規模大、投入高、耗時長，如果僅靠檔案館（室）進行管理必定獨木難支，因此必須建立以校（院）長為組長、分管領導為副組長、各部門負責人為成員的專項工作領導組，統籌整體規劃布局，將有關部門納入檔案“雙套制”工作中共同推進，同時，加大資金、人力、政策投入，讓高校檔案管理工作與其他業務活動一樣成為支撐科研事務的重要力量。

2.健全完善管理機制。

高校檔案管理機構要努力在檔案存量數字化的基礎上，逐步實現增量電子化，要深入調研各個部門對各類檔案數字化的實際需求，形成相應的調研報告和工作方案，提前預設問題并提出解決措施，積極向有關領導匯報并爭取支持，參考借鑒其他單位的先進經驗，建立起相應的檔案信息化管理體系、規章制度、標準規范、業務流程和目標管理等體制機制。

3.建立電子檔案收集制度。

按照《電子檔案移交與接收辦法》（檔發〔2012〕7號）中的有關規定和要求，在堅持紙質檔案歸檔的基礎上，建立起與之匹配的電子檔案收集制度，解決收集的范圍、標準、流程、載體、格式等問題，讓學校在各項工作中形成的電子文檔，從產生之初就明確去向，實現隨時歸檔。

4.完善電子檔案保管制度。

前文已述，與傳統紙質檔案相比，電子檔案的保管難度更大。因此，必須因勢利導，不斷完善電子檔案保管制度，根據電子檔案的不同載體、不同來源、不同用途進行分類保管，明確檔案元數據的檢查和載體轉換周期。同時，還要加強和學校網絡信息管理中心的合作，對檔案數據庫進行必要的維護和升級，確保數據存儲安全穩定。

5.加強電子檔案安全保護。

在網絡環境中，必須建立和完善電子檔案利用制度，制訂嚴謹的電子檔案利用流程，采取物理隔離、防火墻、身份認證、權限設置等方式，嚴防電子檔案信息在利用過程中遭到泄露或篡改。同時，樹立和維護電子檔案的權威與效力，盡力解決電子檔案的憑證價值問題，遵循“一站式服務”宗旨，讓用戶僅通過一次檢索即可滿足檔案利用需求。

6.挖掘電子檔案內涵價值。

高校檔案管理部門要轉變觀念、主動出擊，在實現電子資源保管和利用的基礎上，深入研究電子檔案價值，充分整合和挖掘檔案信息資源，利用多種媒體平臺和校園文化活動，積極開展線上線下專題展覽、展示、講座、論壇等宣傳活動，提升檔案工作影響力、關注度和認可度。

7.積極引入新興技術。

當前，區塊鏈、機器學習、大數據分析等技術已經在數據管理中開始應用，檔案管理機構可以積極將這些新技術引入到檔案信息管理中。以區塊鏈技術為例，可以利用塊鏈結構、加密算法等特性解決檔案數據隱私安全問題，借助其智能合約技術解決檔案管理標準不統一問題，利用其去中心化、共識機制等解決共享動力不足問題。

8.著力提升業務素質。

高校檔案工作者要與時俱進，及時轉變工作思路，加強對《高等學校檔案管理辦法》、《檔案法》等政策法規的理解，加強對檔案管理收集與鑒定技能、檔案登記與統計技能、檔案檢索技能、檔案保管與利用技能、檔案編研技能等的提升培訓，了解圖書館學、情報學、管理學、計算機科學等學科的理論知識，通過對新知識、新技術的學習與掌握，滿足新形勢下檔案工作的需要。