關于規劃資源數字審批檔案在線歸檔的研究與實踐

張向群

摘要：隨著我國經濟和信息技術的快速發展，檔案管理工作是重要的工作。數字化技術的優勢在于能夠整體化地將檔案信息做好記錄，建設更加規范化和標準化的應用軟件管理模式，確保檔案的收集、整理、保管等各個環節都能維持科學的模式。在統籌規劃要求下，數字化運作模式能夠幫助檔案管理部門更新現有的工作模式，強化業務監督和信息預測，確保各項流程的操作符合工作要求。

關鍵詞：檔案管理;檔案數字化;數字化發展對策

引言

隨著計算機技術和網絡通信技術的發展，檔案管理工作迎來了新的發展機遇，借助大數據技術可以大大提升檔案信息管理的現代化和信息化。就數字檔案的優勢來說，其可以簡化和改變傳統檔案信息記錄的方式，借助錄音、視頻等新型手段將文字信息轉換為數字信息，直接存儲于計算機中，不僅提升了檔案信息的獲取速度，也保證了信息的安全性。但在取得良好成效的同時，數字檔案管理也面臨著一些亟需解決的問題，比如數字檔案管理缺乏安全性和科學性，未能充分發揮數字化技術的優勢。為進一步推動數字檔案管理工作的高效開展，必須針對現存問題制定可行性的應對策略，以此強化數字檔案管理質量。

1數字化技術應用的必要性

1.1保障經濟效益

現代社會經濟發展速度明顯加快，傳統的檔案管理方式和龐大的信息量之間明顯形成了比較尖銳的矛盾，而信息化管理檔案模式和數字化技術的應用則給矛盾解決提供了比較穩定的發展方案，以傳統紙質載體為基礎的檔案信息可以直接被轉換為機讀檔案，且即便是紙質檔案，在經過數字化管理之后也可以進行統一整合，在經濟角度而言大幅降低了檔案管理的成本，也延長了檔案的使用壽命。現代檔案數字化工作的原則本身也體現在投入和產出的規劃方面。在數字化技術應用之后，可以大幅節約管理維護費用，將更多的人力、物力、財力投入到其他方面，始終秉承經濟性原則，避免資源浪費或是重復投資等現象。

1.2檔案信息管理安全性增強

紙質檔案往往數量巨大，占地面積較廣，且需要工作人員定期整理，若檔案室基礎設施不到位，極易導致紙質檔案發生變質問題，導致重要的檔案信息丟失，對單位自身利益產生較大的影響。另外，紙質檔案管理過程中若存在責任制度不明確的問題，則勢必會導致重要檔案信息外泄、紙質檔案丟失與缺損現象的發生，影響整個檔案管理工作的質量。而數字檔案管理模式下，工作人員可以借助計算機技術來構建電子檔案管理系統，按照檔案信息的重要性分類管理，執行不同的安全保護措施，比如可以通過設置密碼、指紋識別、面部識別等方式來確保檔案信息的安全性。

2數字審批檔案在線歸檔流程研究與實踐

2.1業務電子文件收集

在收集與整理之前，局業務部門先制定業務電子文件及其元數據的收集、歸檔范圍和標準;保管期限、分類、排序、命名、利用范圍和權限等工作標準。在行政審批和業務管理過程中，局業務部門根據已制定的電子文件及其元數據的收集、歸檔范圍和整理標準，通過業務系統電子文件在線歸檔模塊，自動完成業務電子文件及其元數據的完整收集，并進行分類、排序、命名、利用范圍和權限確定及保管期限確定。遇有特例情況，由人工整理。值得關注的是，應對電子文件、紙質文件進行同步整理，保證兩者之間內容信息一致。

2.2檔案采集與處理

檔案的采集和處理是進行數字化管理的實際操作環節，也是進行檔案轉化的核心技術組成部分。以當前的檔案類型來說，一方面是以文書類檔案為主，另一方面是以圖紙類檔案為主，檔案的采集處理過程中也需要采取不同的掃描模式。對于數量龐大且可以拆分的文書類檔案而言，可以借助高速掃描儀進行文件的處理，并且避免遺漏現象的產生，在后期也可以利用軟件來完成掃描的成像工作。對于圖紙檔案而言，可以通過高速掃描模塊完成檔案的歸類、整合等，也便于開展后期的掃描校對、圖像處理。

2.3業務電子文件封裝與固化

電子文件整理組卷后應采用規范的信息包組織架構，應用數字簽名（簽章）等技術手段生成歸檔格式包，格式包包括“項目基本信息”、“案卷目錄”、“卷內目錄”、“元數據信息”及電子文件夾等。（1）項目基本信息：描述此項歸檔事項的基本要素數據;（2）案卷目錄：描述此項歸檔事項所有案卷目錄數據;（3）文件目錄：描述此項歸檔事項所有卷內文件目錄數據;（4）文件元數據：描述此項歸檔事項主體信息、辦理流程及其他相關數據信息;（5）電子檔案文件夾：存放此項歸檔事項中全部電子全文，并以多級文件夾方式組織;（6）文件校驗碼.md5：歸檔格式包中所有文件及子目錄生成的校驗碼，保存到電子歸檔登記表，保證對應的電子檔案的真實性。

2.4打造專業的檔案數字化管理隊伍

掌握管理知識和信息技術的人才是建立檔案數字化管理團隊的關鍵，要想打造專業化的、高素質的檔案數字化管理隊伍，首先，要做的就是加強人才引進，為檔案管理工作引入優秀的人才，為人才提供福利，吸引人才加入檔案數字化管理工作中，為檔案的數字化建設貢獻力量，構建和優化檔案數字化管理系統。其次，高水平的檔案管理隊伍還需要對現有的檔案管理人員進行信息技術方面的專業培訓，充分利用現有的人員資源，通過專業培訓提高檔案管理人員的管理水平和技術水平，讓檔案管理人員熟悉數字化管理的方式，熟練使用數字化管理系統，切實提高檔案數字化管理團隊的整體水平。最后，可以根據檔案數字化管理工作制定科學的績效評估方式，使檔案管理人員明確自身發展的目標和規劃，將時間和精力全部投入到檔案的數字化建設中，積極主動地推進檔案數字化建設。

結語

為了進一步順應時代發展要求改進檔案工作方式，我國的檔案行業已經將數字化檔案應用與運作視為今后的主流工作方向，具有關鍵的歷史價值和社會價值。數字化應用是社會發展的必然趨勢，具有動態化和真實性特征，切實提升工作效率做好技術支持，實現檔案工作的規范化、科學化，增強檔案的生命力和活力也是今后工作的關鍵點。檔案管理人員需要在工作實踐當中不斷摸索信息技術的應用方式，將發展成果進行有效應用，推動數字化工作的進步。

參考文獻：

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