城建檔案數字化風險及應對之策探析

孟淙

城建檔案數字化作為檔案信息化工作中的關鍵一環，其重要性不言而喻。現今，城建檔案數字化過程中存在著幾類風險因子，對數字化加工進度及成果質量產生不利影響。因此，筆者以本人從事的檔案數字化工作實踐中總結的幾項城建檔案數字化加工風險因素為切入點，闡述其產生原因，進而提出相應風險點應對策略，以達到提升城建檔案管理部門從事檔案數字化工作的風險防范意識、夯實城建檔案數字化風險防范能力以及保障順利、高效、高質開展城建檔案數字化工作的目的。

一、開展城建檔案數字化工作的意義

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》文件指出，“十四五”時期的重要發展目標之一為檔案信息化建設再上新臺階，提升檔案管理數字化、智能化水平。作為檔案信息化的關鍵組成，城建檔案數字化工作的開展顯得尤為重要。城建檔案，指的是在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種形式的歷史記錄。其專業性強，利用價值較高。對城建檔案進行數字化加工后，會形成對應的數字化信息和檔案影像，可在有效提升城建檔案利用率的同時減少調卷次數，實現人力、物力等諸多資源的節約。由此可知，此項工作的開展，對實現城建檔案實體安全保管、滿足檔案利用者對城建檔案資源的迫切利用需求、助力城建檔案管理部門城建檔案數字資源建設有著至關重要的意義。

二、城建檔案數字化工作現狀及風險因子探析

（一）制度建設、宣貫、執行亟需完善

為保障城建檔案數字化成果的完整性與真實性、使其作用價值得以充分發揮，制定、宣貫、執行城建檔案數字化加工相應管理制度、標準規范的工作就顯得尤為重要。然而，筆者發現，一些城建檔案管理部門在開展數字化加工工作過程中，“重視業務而輕視管理”的現象屢見不鮮，即將主要的精力用來抓業務、對城建檔案數字化加工工作相關管理制度、標準規范的制定及宣貫工作重視程度不高、執行力度也不甚到位。例如，沒有針對性地制定出臺數字化場所管理、安全管理及加工設備管理和崗位職責說明等制度;工作場所未張貼城建檔案數字化加工相關規章制度;未對加工人員定期舉辦相關制度培訓等。一方面，諸如此類的狀況致使加工人員不甚了解各項管理制度、標準規范，另一方面也導致加工人員對所在崗位需貫徹執行的相關制度、標準規范內容以及職責的明晰度存在較大差距。制度建設的不完備，會給加工工作帶來較多隱患，不利于對城建檔案數字化加工工作的規范化、標準化管理。

（二）加工流程中存在的典型風險點梳理

1.實體檔案缺乏原始狀態記錄

一些城建檔案管理部門未對檔案原始實體狀態的記錄工作予以重視，這導致一些仍處于破損狀態或檔案信息殘缺不全等存疑的問題檔案直接進入數字化加工環節。這些檔案中不乏包含對城建業務工作的開展有重大參考價值的信息，例如建筑、結構、電氣專業施工圖設計圖紙以及建設工程規劃許可證、建設項目規劃許可及其他事項申報表等。可以想見，缺乏必要的檔案原始狀態記錄，數字化加工工作人員就無法知悉在加工操作以前的檔案實體有無損壞、信息是否缺失……更無從考證檔案缺損的具體緣由：檔案形成不規范、接收工作不嚴謹，還是數字化加工方式不當致使的檔案折損？缺乏原始狀態記錄的城建檔案，一旦出現圖紙信息殘損（如圖紙比例尺缺失等）、涉及關鍵信息的原檔案清晰度較差等問題，會使城建檔案喪失部分或全部利用價值，制約日常城建業務工作的高效開展。

2.檔案預處理欠規范

城建檔案數字化加工前期，一方面，需完成城建檔案實體內容信息的梳理核實、整理規范工作[1]，包括拆除裝訂物、文件排列、編制頁碼或重編頁碼，目錄及備考表的更換等多項工作;另一方面，也需在檔案管理系統完成檔案機讀目錄數據庫的構建，即項目級、案卷級、文件級三級著錄及修改等工作[2]。作為數字化加工工作的“打頭陣”環節，預處理工作不到位，會使返工率陡增，阻礙后序加工工作的推進。目前，城建檔案預處理欠規范的現象較為常見。例如，筆者發現，一些建設單位移交工程檔案時，編制頁碼質量不一，頁碼漏編、錯編、多編、隨意編、編寫不規范等現象較為突出。又如，由于卷內文件核對條目多、信息較為細碎，且加工人員工作標準不一，通常會引發城建檔案的案卷內文件與著錄目錄信息不相匹配的謬誤和著錄質量參差不齊的狀況。再如，加工工作人員在核查著錄信息時，存在抽檢的情況[3]。這種做法雖然降低了人力、時間成本，但極易使錯誤著錄信息蒙混過關，完整性、規范性及準確性得不到保障。

3.加工方式的擇選失當

城建檔案數量繁多、種類龐雜，且形成年份不一。因此，城建檔案的制成材料、色彩、幅面、質量各不相同，繼而不同類別的城建檔案，對掃描模式、分辨率、存儲格式等方面有不同的要求。在此情況下，倘若選擇非適宜的加工方式完成數字化的加工工作，會令城建檔案數字化成果大打折扣[4]。例如，筆者在工作中發現，在對城建檔案進行掃描時易出現掃描儀參數設置、調整不當的問題：在對實體字體偏小、圖紙內容較為密集、清晰度低的這類城建檔案進行加工時，僅采用200dpi的分辨率對其進行掃描，會使影像還原度、清晰度、細節表現力差，與檔案原貌差異明顯，質量大打折扣。再如，對含有紅頭文件、照片、彩色插圖的城建檔案用灰度模式進行掃描，會使檔案喪失原真性。

4.檔案圖像處理加工質量欠佳

檔案圖像處理工序完成的質量高低對城建檔案數字化加工成果的好壞有直接的影響。筆者發現，圖像處理的工作一般由幾個加工人員共同完成，但是完成效果卻良莠不齊;此外，在這個加工環節，操作不規范的現象時有發生，一個比較有代表性的例子是，經過分幅掃描形成的多幅城建檔案數字圖像，需完成圖像拼接處理。而在對其影像進行拼接操作的過程中，極易出現操作失誤，使影像有較為明顯的拼接痕跡、且丟失拼接處關鍵性的檔案信息。

（三）系統設計、操作和運維不當

一些城建檔案管理部門在進行數字化加工時，多使用的是采購而來的數字化加工系統，系統的開發設計并無統一的標準規范，包含的加工功能并不完備，不能滿足城建檔案部門日常全部的工作需要，致使“重復加工”“無效加工”“低效加工”現象頻發。例如，有的城建檔案數字化加工系統任務選擇、接收方式單一，造成任務數據抓取不便或出現多人重復接收任務的情況，工作效率繼而受到不良影響，滯后工作進度。此外，參與數字化加工人員若無法充分了解加工系統的操作方式，亦或加工系統更新換代不及時，都會導致系統無法滿足實際工作的需求，對城建檔案數字化成果帶來質量風險。

（四）外包風險因素

將人力資本的投入、工作效率的高低、利用需求的攀升等因素納入綜合考慮，城建檔案管理部門多采用外包的形式，將城建檔案數字化工作交付檔案社會服務機構完成。選取這種方式開展工作，在降低成本、增加效率的同時，也附帶著項目承包方所派加工人員對城建檔案數字化加工的專業知識掌握程度不一等弊端。承包數字化加工項目的團隊不組織員工進行系統的崗前培訓，會導致準入門檻過低。員工通常在對城建檔案數字化加工應遵照的各級標準規范了解甚少、未充分熟悉本崗位操作流程的狀況下開展工作，導致高返工率、項目進展緩慢、加工成果質量堪憂。

三、城建檔案數字化風險應對策略

（一）制定、完善并落實城建檔案數字化制度規范

工作制度規范的建立，能使日常工作有章法可循的同時，提升工作的規范化、標準化水平。目前，城建檔案數字化工作主要依照國際標準《信息與文獻——檔案數字化實施指南》、國家標準《文獻檔案資料數字化工作導則》、行業標準《檔案著錄規則》《紙質檔案數字化規范》《檔案服務外包工作規范》《城建檔案業務管理規范》等各級標準規范來開展加工工作。這些標準規范的實施，為檔案數字化成果的真實可靠性提供堅實的理論支撐。而城建檔案內容富有專業性，相較于文書檔案，城建檔案包含大量工程圖紙，對加工模式的選取、加工設備的選定也不盡相同。筆者認為，承擔城建檔案數字化項目任務的各單位，應充分結合城建檔案特點及自身實際工作情況，在充分領會以上各級發布的標準基礎上，加強對城建檔案數字化工作標準規范制定工作的重視程度，著力制定更為詳實且針對性、適用性更強的城建檔案數字化工作規范及工作細則[5]，內容涵蓋城建檔案數字化工作崗位職責、加工標準規范、城建檔案安全管理制度、城建檔案數字化加工設備的管理制度等。并為更好適應城建檔案工作的新要求新形勢的基礎上，及時對標準規范進行完善，強化工作制度規范的落實，提升制度的執行力。最后，面向城建檔案管理部門工作人員、外聘單位人員，定期舉辦相關制度及標準規范宣講會，加大對標準規范的宣貫力度。

（二）形成詳實的城建檔案數字化加工流程記錄

數字化加工環節環環相扣，對每個具體操作環節的加工人員予以明確、對每一項環節的工作要求加以明晰至關重要。只有將加工任務分解細化，責任落實到人，才能抓住成果質量的“牛鼻子”。開始進行城建檔案交接時，就應做好紙質城建檔案實體原始狀態記錄，注明檔案實體及信息的保存狀況、完整度等;檔案預處理工作乃至后序每一項加工任務完成的同時，應及時在城建檔案管理系統或數字化加工系統中形成詳實的加工記錄，注明工序名稱、加工人員、加工時間、加工問題、備注等信息，既實現個人主體責任的落實，又為問題的可追溯提供堅實保障，形成“明責、履責、問責”的良好態勢。譬如，在對檔案掃描處理時，若發現影像信息內容模糊、識圖困難、且無原始檔案受損標識，通過核查加工信息，可明確上一環節具體加工人員加工責任，實現問題溯源高效化。

（三）強化城建檔案數字化加工人員的“三個意識”

問題意識，即經常發現并提出檔案工作中可能存在的問題，預先對其進行梳理，進而探求、分析，尋找解決問題的方法。城建檔案數字化加工流程涉及多個業務操作環節，每一個環節出現問題都會影響工作的效率和進度，這就要求城建檔案數字化加工工作人員具有較強的問題意識，提升檔案整理、掃描、圖像處理等各項環節步驟的問題預判能力，達到高效推進工作開展的目的。

責任意識，城建檔案數字化加工人員應秉持責任擔當，認真履職盡責，以提供高質量的檔案管理服務為己任。城建檔案的內容極富專業性，而對其進行數字化處理的檔案工作人員，如果對城建檔案內容所涉及的業務領域缺乏深入了解，可能會出現將數字化加工對象加以“區別對待”的現象：即嚴格管控圖紙和重要文件的質量，對其它檔案文件影像完成度加以忽視。所以，進行城建檔案數字化工作時，應摒棄主觀隨意性以及個人認識的局限性、片面性，以反映檔案的真實歷史面貌為工作的根本歸宿。

學習意識，伴隨城建檔案利用率的提升及檔案資源開發的更深層次需要，“被動式”的學習狀態、“機械式”的工作方式早已無法滿足城建檔案數字化工作的高質量需求。城建檔案數字化加工工作人員應該增強主動學習業務知識的意識，以自學、集中培訓、職工傳幫帶等方式，提升崗位履職能力。

（四）及時優化加工操作系統功能

伴隨著加工工作的開展，可能會致使加工系統功能無法完全滿足加工人員工作需要，城建檔案管理部門工作人員應及時與軟件設計方進行討論溝通，共同商定軟件的階段性修改需求，完成城建檔案數字化加工系統的優化工作。

（五）加強對外包公司人員的培訓和溝通

城建檔案數字化工作，經常面對海量的待加工任務，是一項消耗量較大的工作。因此，城建檔案管理部門多采用外包的方式完成數字化加工工作。從事城建檔案數字化工作的外包公司員工，一般并不具備城建檔案專業知識，外包公司通常只進行簡要的流程操作步驟培訓后，便安排員工上崗實際操作，在這種情況下，極易出現大批量返工的狀況。因此，筆者認為應該將業務培訓“常態化”[6]，及時開展城建檔案數字化相關國家、行業標準的學習，并針對加工工作中易出現的各類問題加以整合總結并研討解決辦法，以保障城建檔案數字化的成果質量。