供電企業電力客戶檔案的電子化管理

羅仁杰

摘要：以往供電企業電力客戶檔案的管理一般都是以紙質形式為主，并且以紙質進行相關的歸檔和保存工作，但是在時代的不斷發展過程中，傳統紙質檔案的電力客戶檔案管理方式已經無法滿足客戶和供電企業的發展需求，同時這種傳統的管理模式具有較大的局限性，有很多問題和弊端無法克服。在互聯網時代當中，電子化管理模式已經應用到了各行各業，并取得了比較理想的應用效果，因此，供電企業要及時轉變思想觀念，認識到客戶檔案電子化管理對企業發展的重要意義，同時認識到檔案管理模式改革對企業市場競爭力的意義，以此來實現客戶檔案的電子化管理，使電子化管理具有紙質檔案管理無法比擬的優勢。

關鍵詞：供電企業;電力客戶檔案;電子化管理

引言

近年來，隨著我國經濟的不斷發展以及經濟體制改革的不斷變化，供電企業的內部、外部環境均發生了變化，為了進一步提升供電企業的客戶服務質量，保證企業在市場中的競爭力以及可持續發展，那么供電企業需要為全社會用電客戶提供相關的憑證和依據，也就是文章即將展開討論的電力客戶檔案，供電企業需要完善標準化、規范化的管理機制，實現電力客戶檔案的電子化管理，不斷提升員工的工作水平，對供電企業有著極為重要的意義。

1供電企業電力客戶檔案的主要內容

供電企業客戶檔案是企業與客戶在業務合作中形成的，是一些具有保存價值的圖表、數據、文字等包括變更用電、用電檢查、客戶服務信息等資料。由于多種因素的原因，供電企業電力客戶檔案一直沒有被歸納到企業檔案管理的范疇中去，很多供電企業對客戶檔案資料管理缺少相關的制度和標準，檔案編號、保存方法、保管期限都不夠統一，檢索手段也較為落后，保管環境不能符合當前檔案管理的要求。另外，供電企業的電力客戶分為兩種，分別是高壓客戶和低壓客戶，高壓客戶的供電電壓一般都是10KV以上，低電壓客戶的額定電壓為220/380KV的客戶。然而，無論是高壓客戶還是低壓客戶，相關的客戶檔案內容都會包括業務擴充環節，例如抄寫、核對、驗收環節、電能計量管理環節;用電檢查環節還會涉及很多相關的信息數據和文件資料，例如客戶的用電申請表，客戶的土地使用證明、產權人、法人身份復印件、供電合同、銀行繳費委托書、擔保協議、驗收送電資料、安全用電檢查記錄、違章用電記錄、出發記錄、客戶確認信息變更單等等的內容。

2供電企業傳統紙質檔案管理中存在的問題

供電企業傳統的檔案管理模式主要以就地、屬地化管理為主，把電力客戶的資料以紙質的形式存放在企業的檔案室中，雖然這種檔案管理模式也能完成一些工作，但是在時代的不斷發展中，逐漸暴露出了很多缺點。第一：紙質檔案對保存環境的要求是非常高的，在紙張方面不能選擇易變黃、粘連的紙張，同時對溫度濕度也有較高的要求，還需要注意防火、防水、防蟲、防發霉等，所以在供電企業當中經常會出現上述問題，導致檔案失效，給工作帶來很多不便。第二：紙質檔案容易受到人為的破壞，因為紙質檔案材料的脆弱性，所以容易受到磨損，丟失，甚至還可能受到人為的故意破壞，給企業的檔案安全性造成了極大程度的威脅，很多保密檔案無法保證安全性和完整性。第三：紙質檔案無法實現信息共享，因為紙質檔案數量繁多，在供電企業日常經營過程中涉及到調取檔案的工作是非常多的，經常需要多人同時查詢檔案、翻閱數據資料，然而紙質檔案一般都是分號類別存放在檔案室中的，只能供少數人翻閱。第四：檔案查閱的速度較慢，紙質檔案的查詢是非常繁瑣的，首先需要向上級部門報告，然后還要進行身份驗證、檔案檢索、檔案翻閱等流程，需要花費大量的人力和時間。另外，紙質檔案還會占據企業大量的空間，因為供電企業的客戶檔案是非常多的，紙質檔案只能放在櫥柜中存放，而且不同的櫥柜需要留出大量的空間，隨著客戶紙質檔案的不斷增多，占據企業的空間也就越來越大。第五：紙質檔案缺乏安全的備份，由于傳統檔案是以紙質的原件為主，然而紙質檔案原件會面臨很多影響和威脅，導致檔案備份的安全性和有效性極低。

3供電企業電力客戶檔案的電子化管理對策

3.1健全電子化客戶檔案管理制度

供電企業的電力客戶檔案要想實現電子化管理，那么相關的制度必須要建立健全，并堅決執行，按照當前供電企業客戶檔案管理的現狀，不斷構建相應的電子化管理辦法，約束檔案管理供作人員，使供作人員明確自身的工作職責以及電子化檔案管理方式。對已經收集到的文字信息、圖文信息、視頻信息等資料，應該根據電力客戶檔案形成規律，在科學保管到電子檔案的前提下，進行合理的分類整理，設置歸檔項目，例如相關電力客戶的基本資料，客戶配電的相關信息、投運資料、歷次用電安全檢查信息數據，以及已經由客戶簽字后的用電收據等資料。另外，供電企業需要按照自身企業的實際情況以及電子化檔案管理的要求，制定相關的客戶檔案管理方法和制度，辦法和制度中需要明確電子化客戶檔案的管理范圍，歸檔內容和要求，以及相關的共享、查詢要求。這樣不僅能在分類客戶檔案過程中給供作人員提供參考標準，還能提升電子化客戶檔案資料的可操作性和有效性。在電子化客戶檔案管理制度的制定過程中，要始終遵守著資料齊全、內容完整的原則，要想達到這一要求，那么就應該重視電子化的信息資料收集工作，始終把客戶資料的電子建檔工作按照相關的檔案管理制度或辦法的要求，在業務工作中收集客戶的真實、有效資料，對內部形成相應的資料進行整理，同時加強對檔案的審查工作。

3.2完善電子化客戶檔案管理

隨著時代的進步以及科學技術的發展，意味著傳統的檔案管理工作已經和時代脫軌，無法適應企業的可持續發展，因此檔案管理工作必須得到創新和改革，呈現出電子化、信息化、時代化的發展趨勢。所謂的電子化檔案管理工作就是運用新型的信息技術實行對檔案的數據、信息采集，以及整合、提取的全過程。傳統的供電企業檔案管理工作主要以紙質管理為主，上文闡述了紙質管理的一些弊端，所以在科技的發展下，電子檔案的管理形式逐漸普及在了企業的管理工作當中。電力客戶電子檔案就是以計算機為依據，利用計算機磁盤、磁帶等設備，進行對檔案的統計和存儲工作，電子化檔案管理不僅能進一步保證檔案的安全性，還能實現企業的資源共享。對于供電企業來說，要想全面構建獨立的、系統的客戶檔案信息管理電子平臺，就必須實現對所有檔案信息的有效管理，實現檔案的信息化和現代化。另外，對以往已經生成的紙質檔案，也要進行電子化的管理，企業需要派專人對以往的紙質檔案進行收集整理，將紙質檔案按類型、年限分好類別，然后存入到計算機系統當中，這樣在日后的使用中能更方便、快捷。總的來說，供電企業對電力客戶的檔案管理不能僅僅采用一種手段，需要加入電子化檔案管理模式雙管齊下。

結語

總之，供電企業的客戶檔案電子化管理是時代的產物，為了適應未來的檔案管理發展趨勢和工作需求，企業必須要對檔案的電子化管理問題進行深入研究，認識到傳統紙質檔案管理的弊端，盡快完成電子化檔案管理的制度體系，使企業在檔案管理的轉型、創新中，謀求更多的發展。

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