事業單位辦公室人員能力調查與未來思考——以清華大學化學工程系為例

慕璘 丁立

（清華大學化工系 北京 100084）

行政事業單位的辦公室，作為后勤、文書、領導參謀等角色是非常重要和突出的，是組織機構中“職能制”最典型的體現。作為化工系的服務載體，化工系系機關的職員隊伍服務于全體師生。目前，根據所賦予職責不同，大致分為人事、黨務、教學、科研、行政等部門，而這些部門的正常運轉是支撐化工系“雙一流”建設的保障性力量。

作為窗口單位，能否對內對外做好各自工作，現有工作人員的專業化能力是否適應和匹配未來化工系的一流學科建設的實際需求，能否繼承化工系辦公室工作傳統的優良作風是我們從實際出發所考慮的問題；也為了之后崗位調整和修訂打下基礎，討論辦公室人員應具備的相關能力有其現實意義。此次能力需求的了解，通過問卷調研的形式獲得，從問卷設計和發放的對象都做了詳細的規劃，具體如下：

1 問卷的設計和發放

問卷設計的初衷是為了獲得化工系現有工作人員專業化能力的情況分析，了解化工系師生對機關工作狀態的評價和期望。通過評價和期望，匯總機關工作人員現有工作能力的描述。為了更好的結合當下的理解，問卷在設計時，其內容借鑒了智聯招聘、58同城招聘、前程無憂招聘等相關網站中，對辦公室行政工作招聘崗位的通用要求，通過整合這些要求，形成問卷。問卷共包括兩大部分20個題目。

考慮到收集的數據具有更良好的代表性，充分體現數據的意義和有效性，問卷的發放面向離退休教師、在職教師和學生隨機發放。

2 問卷數據分析

本次共發出問卷100份，收回有效問卷68份。在回收的68份有效問卷中，在職教師、離退休教師和學生的比例基本為1:1:1，如圖1。

圖1：問卷參與人員的比例

通過數據的采集，匯總分析不同的參與者對實際工作人員的評價，以及理想中的行政工作人員應具備的素質要求、應具有的能力和期望提高的部分等方面，獲取對現有人員工作能力信息匯總；以及通過數據基礎，初步思考辦公室人員未來職業發展的基礎數據。

通過統計相關職能辦公室的辦事頻率以及處理事務的能力反饋，可以看出，化工系辦公室人員的工作狀態、工作表現以及工作態度詳見圖2、圖3、圖4。

圖2：現有人員工作狀態

圖3：現有人員工作表現

圖4：現有人員工作態度

除選擇題外，還準備了問答題型，不同人群給出的反饋意見也是差別較大的。對于離退休教師而言，他們認為辦公室行政人員是“多面手，綜合能力強的人員！”。對于在職教師而言，他們認為辦公室人員的狀態是“整體表現良好，工作能力不均衡，應加強學習提高！”對于學生而言，他們希望辦公室人員能夠“時刻保持對工作的高漲的熱情！”

除了以上體現工作狀態的數據統計外，還有對工作能力的統計。結合數據分析和不同群體的反饋，我們可以得出目前化工系辦公室行政人員的基本素質情況如下，這也是保障工作順利開展的基本要求：

（1）不斷拓展學習的能力。辦公室工作的綜合性強，接觸人員繁雜，工作人員必須具有良好的學習能力，才能不斷開闊視野，面對工作游刃有余。學習能力不止體現在基礎知識的掌握上，比如計算機使用、公文寫作等。還要體現在專業知識的掌握和其他有利于工作開展的其他知識的學習。比如在化工系工作，身為化工專業的畢業生，在與學生、來訪企業、政府等交流時，會使交流更加深入。而其他知識的延展，對于與人打交道的崗位都是需要的，比如交流技巧、心理學等等。

（2）良好的綜合協調能力。一般來講，辦公室工作是相當繁雜的，而由于規模限制，行政事業單位的人員配置又不可能很多，因此“分工不分家”是辦公室工作的常態。每一位參與工作的人員，應該具備良好的綜合協調能力，不論是“主業”、還是“副業”，都能協調應對，在第一時間對工作做好預判、梳理和分流。同時心中做到輕重緩急、有主有次，才能保證業務順利開展和單位內部的團結。

（3）清晰的服務意識。服務意識是一種角色意識，是辦公室人員基于工作實踐而形成的對自我的職能地位和由此規定的職責的直覺、理解和體驗。但是，服務意識也要隨著工作方式的改變而不斷更新。要學會與現代化技術共生，不能出現工作“上線”，意識“下線”問題。在科技手段不斷引進的當下，服務意識不能因為屏幕而變得疏遠。

（4）應對信息化的能力。隨著技術的發展，辦公自動化的趨勢日益深化，積極應對辦公自動化的不斷發展已成為現代辦公室人員工作的重要組成部分。這種變化對辦公室人員工作方式產生了深刻的影響。每位工作人員都要不斷適應新形勢的發展，轉變工作觀念，提升個人工作效能。

（5）保密觀念的養成。保密是辦公室必需的工作觀念。保密意識的樹立，不只是面向從事該項專職工作的人員，而是全體人員的素質養成。任何一個職能辦公室，都是信息匯總和交流的場所，每一位工作人員必須要認識到保密的重要性。要本著不打聽、不傳播的工作態度，服務好工作本身。當然，保密也涉及到個人隱私，不能出現對他人信息不予重視，隨意泄露的問題。

目前，清華大學已經完成了職工改革，即將進入3年調整期，如何在調整期中，更好的發揮現有人員的能力，在適合自己的崗位上發揮重要作用，還有很多工作要做。我們需要進一步了解、探索職業發展的軌跡；學習職業規劃的知識；為機關現有工作人員提出各種發展的可能。

當然，以上素質能力的探索匯總，只是最基本能力的體現。而未來，作為從事機關工作的年輕人員，如何更好的接受培訓和傳承這些工作傳統，是現在需要思考的問題。年青一代的信息化接受能力是超強的，但如何傳承工作傳統，如何在工作中清晰定位，如何更好的進行“人崗匹配”，為現行的工作制度提出了挑戰。