新形勢下機關事業單位檔案管理工作創新路徑分析

趙彪

摘 要：新時期，面對檔案工作轉型發展、高質量發展的目標任務，機關事業單位必須更加注重改革動力，通過改革的辦法破解發展中的難題，把改革創新貫穿檔案事業發展全過程。當前，機關事業單位檔案管理工作的改革創新要以充分發揮檔案資源的基礎性、支撐性作用為著眼點，通過重新審視檔案管理模式、研究檔案信息化建設方法、開展檔案工作獨立性思考，探索分析新形勢下機關事業單位檔案管理工作的創新路徑，助力機關事業單位更快更好的發展。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;檔案工作創新

機關事業單位檔案是其運營保障工作中的重要一環，伴隨著機關事業單位的發展。在新的歷史起點上，機關事業單位的檔案管理工作被賦予了新的要求，只有進一步解放思想，以創新引領檔案工作發展，才能真正肩負起新時代檔案管理工作的歷史使命，切實推動檔案工作創新發展。

一、樹立科學發展理念，堅持推動理念創新

經過了幾十年的發展，機關事業單位的檔案已經完成了從“有沒有”到“好不好”的轉變，在新時期推動檔案管理工作創新，需要對檔案工作理念、工作思路進行創新，梳理科學發展的檔案管理理念，推動檔案管理重點工作積極落實。

1.強化創新理念，形成創新意識

理念創新是持續推動檔案工作改革創新的先決條件，沒有正確的思想戰略，就無法真正發揮改革創新的作用。當前，機關事業單位檔案管理工作面臨許多的新情況、新問題，如檔案管理范圍的變化、檔案管理內容的調整、檔案管理重點的轉移以及檔案管理手段的更新，上述問題迫切需要檔案管理人員樹立強烈的創新意識，用科學的立場、觀點、方法，研究和把握檔案管理工作的內在規律，堅持以創新的精神研究新情況、解決新問題。

2.強化全局理念，全面推進管理

機關事業單位檔案管理工作擔負著為各條戰線工作提供檔案資源支持的任務，為機關事業單位的職能發揮提供保障。作為機關事業單位的檔案管理人員，要增強政治意識和責任意識，圍繞機關事業單位的總體任務目標，找準檔案管理工作與機關事業單位中心工作的結合點，確定創新的方向，挖掘創新的亮點，全局性地做好檔案管理工作的創新。

3.強化服務理念，堅持全面發展

科學發展觀的核心和本質是以人為本的理念，機關事業單位的檔案管理工作也應堅持這一價值取向，強化檔案管理工作為黨的中心工作服務，為社會經濟發展服務，為廣大人民群眾服務的意識，搭建檔案的服務平臺，服務于內部管理需要，服務于對外工作的延伸，進一步發揮檔案工作的價值。

二、夯實檔案管理基礎，勇于推進制度創新

夯實檔案管理基礎工作是檔案事業發展的必要條件，在新時期強化檔案基礎管理工作，首要任務就是進行檔案管理制度的創新。

第一，補充完善基礎制度，用創新的思路和方法，重新梳理現有制度體系中不符合檔案管理工作需要的內容，參照借鑒檔案管理的先進經驗，通過制度規范的形式引導檔案管理工作高質量開展。

第二，管理標準是最基礎的管理要素，也是檔案管理工作得以高效開展的根本。作為制度建設的深化與延伸，機關事業單位檔案標準化建設工作的重要性不言而喻，探索、積累并不斷完善標準化制度是新時期機關事業單位檔案工作創新的重點之一。一方面要研究機關事業單位檔案管理特點，編制符合管理實際的《檔案管理標準》，以制度支撐檔案規范化管理。另一方面在檔案實體、硬件設施方面加大投入力度，建設現代化檔案室，提高檔案管理效率。

第三，以活動為載體，加速檔案基礎完善。多思路、多角度研究有助于檔案基礎工作完善的方式方法，嘗試通過開展檔案創標評比活動，促進制度化和標準化管理落實，推動基礎標準拔高與管理實踐共同開展，以檔案為紐帶促進機關事業單位高質量發展。

三、建設科學培養體系，促進團隊管理創新

檔案管理人員素質以及對檔案團隊的管理能力都關系著檔案工作的水平，只有積極發揮人才管理創新作用，才能深層次解決人員管理機制的問題，實現管理團隊的協同高效。因此，實現團隊管理創新必須要以建設科學的人才培養體系為依托。

1.加大對于新入職檔案人員的培養

通過業務能力測試、綜合能力考核等方式，嚴格把控人員入口關，補充業務基礎好、政治素質強、崗位責任意識強的專業人才到機關事業單位的檔案管理工作崗位。建立完整、科學的人才培養體系，從理論知識到實操訓練，通過新人培訓、實地觀摩、介入幫扶三種途徑全方位提升新入職檔案管理人員的專業水平和管理水平，使新入職人員能夠盡快進入工作狀態，并適應工作環境。

2.組織開展形式多樣的培訓交流活動

檔案培訓和交流活動是檔案管理工作者取長補短、提高業務水平的重要渠道。近年來，機關事業單位對檔案培訓交流活動的重視程度有所提升，但從培訓活動的總體數量和開展形式來看，還有待加強。一方面要結合實際工作需要及檔案事業發展目標，增加培訓交流活動開展的頻次，以年度為單位制定培訓交流計劃，并跟蹤落實情況。另一方面組織開展檔案交流分享會、到業內優秀單位觀摩、單位間交流等活動，促進專兼職檔案管理人員能夠總結經驗，彌補不足。

3.加大對于檔案人員的激勵

提高激勵手段在人才培養和團隊建設過程中的應用，設置檔案管理人員專項獎勵，對于業務能力好、工作成績突出以及在檔案管理工作中有突出創新行為的團隊或個人進行獎勵。

4.強化系統內人才的優化配置

機關事業單位檔案具有一定的特殊性，不同機關事業單位檔案工作之間既有區別又有聯系，要通過系統內人才的優化配置來實現檔案隊伍人員素質提升。一是專業化業務由專業化人員進行管理，如人事檔案、會計檔案等專業檔案要配置具有檔案管理經驗的專業人員，缺少人員的崗位可以通過系統內調劑的方式予以解決。二是采用系統內輪訓的方式，促進機關事業單位檔案人員的綜合培養，提升檔案人員的崗位勝任度。

四、加強檔案文化建設，持續開展文化創新

檔案不僅是歷史脈搏的記憶，也是機關事業單位的精神家園。檔案事業的發展離不開檔案文化的建設，新形勢下的檔案管理不僅是對于歷史資料的保存、記錄和應用，更是一個組織發展文化和管理文化的體現，可以說，檔案是文化的載體，通過建立檔案文化，進一步加強了管理工作的使命感，提高了管理工作的目的性和發展性。新形勢下，加強檔案文化建設可以從以下幾個方面入手。一是通過加強機關事業單位檔案部門或自有檔案館的建設，開發專業的檔案文化資源;二是提高機關事業單位職工或人民群眾對于檔案文化建設的參與，通過加強檔案文化宣傳，讓相關人員了解檔案文化、感受檔案文化，進而應用檔案文化;三是開發檔案文化產品，機關事業單位結合本單位特點，編輯檔案文史圖冊，選擇恰當的范圍進行公開展示，形成系統的宣傳路徑;四是加強檔案學術交流，特別是檔案創新理論和技術的交流，提升檔案文化建設的有效性，優化檔案管理方式，促進檔案管理工作全面創新;五是優化檔案傳播路徑，既要重管理，也要重應用，最大化實現檔案應用的價值，更好的滿足機關事業單位檔案使用需要。

五、加速檔案信息化建設，著力做好手段創新

機關事業單位的檔案信息化建設工作早在20世紀末就已經開展，伴隨著信息技術的快速發展，檔案信息化建設也呈現了持續改進、不斷創新的趨勢，結合機關事業單位檔案工作特點及管理現狀，在新時期加快檔案信息化建設，可以從以下幾個方面入手：

一是加強機關事業單位領導層對于檔案信息化工作的重視，將信息化建設工作納入到單位總體規劃，出臺相關的支持政策，推進檔案信息化建設有序開展。成立檔案信息化工作委員會，加大人員及經費支持，為信息化建設提供有力保障。

二是加快檔案數字化建設進度，機關事業單位應建立符合自身實際的數字化模式，從長遠發展角度來看，還應以自主數字化為主，外包服務為輔。根據檔案保管和利用的需求，優先對于利用頻繁的檔案進行數字化建設，確保在建設周期較長的情況下，能夠優化信息化建設的內容結構，使其更貼合實際需要。

三是制定信息化建設規劃，細化信息化建設工作計劃，從信息化建設目標、責任分工、實施階段、成果驗收、資金投入等方面進行統籌，有組織地做好檔案信息化建設工作。

四是嚴格落實上級檔案管理部門對于專項檔案信息化建設的具體要求，如干部人事檔案已經實現了集中管理，那么不具備專項管理權限的檔案管理部門，只需要按照上級部門的要求配合做好輔助工作，無需建設專業信息系統。

五是做好信息化終端設備及端口的配置，購進觸摸式檔案查詢一體機，用于檔案管理人員和用戶進行使用，在機關事業單位網站可以開發檔案模塊，為用戶提供“檔案工作動態”“資料下載”以及“在線查詢”等服務，推動檔案網絡化進程。

六、深度挖掘檔案價值，助力業務不斷創新

機關事業單位的檔案管理工作具有獨立性的特點，但這種獨立性是相對的，并非絕對的。在強調機構、管理人員獨立性的同時，必須要重視檔案工作與其他工作的融合點，深度挖掘檔案的使用價值，全面助力機關事業單位業務不斷創新。

1.加強檔案數據研究，為檔案價值挖掘奠定基礎

新的《檔案法》充分體現了對于信息技術、安全等方面內容的考量，但是沒有提及數據相關內容，南京大學信息學院的吳建華認為，對于檔案數據的研究不能因為法律的慎重而忽略，應繼續做好對于檔案數據的研究。基于這樣的觀念，檔案數據論在機關事業單位檔案研究中的應用還需進一步深入。

2.改變檔案管理方式，為檔案價值開發提供更多可能

傳統的檔案管理方法是先對檔案的價值進行分析、評判，再決定檔案是保留還是銷毀，這種方式是基于對檔案價值的最初判斷而形成的。然而，隨著時間的發展以及機關事業單位所面臨的社會經濟環境的變化，檔案價值的判斷標準也隨之變化。因此，打破傳統方法，利用現代技術將所有活動形成的檔案保留下來，是具有必要性和可行性的。

3.拓寬檔案開發維度，為檔案的多范圍應用提供支持

檔案的資源利用主體就是檔案的使用用戶，機關事業單位據其職能特點，可以將檔案用戶分為內部用戶和外部用戶兩類，其中內部用戶主要是指機關事業單位職工或機關事業單位上級部門具有管理權限的管理人員;外部用戶主要指機關事業單位提供服務的個人或者集體，具備應用部分權限檔案資格的個人或企業。當前機關事業單位的檔案開發利用多采用專有檔案室管理模式，檔案資源的查閱、分析、利用還沒有集成化，對于檔案用戶而言，在使用效率方面還存在一定的阻礙，因此建設集成檔案館對于部分機關事業單位而言是可行且必要的。

七、建立科學評價體系，積極推動評價創新

科學的評價體系能夠有效檢驗檔案工作的開展情況，為檔案工作的完善提供指導，并促進檔案工作更加規范、高效的開展。以評價創新推動檔案工作創新發展主要從以下幾個方面著手：

1.找準檔案評價兩大主體

檔案評價工作離不開評價方和被評價方兩類主體，開展檔案評價體系的建設，先要解決誰來評價、對誰進行評價這兩個問題。檔案工作的評價考核根據層級不同可以分為上級檔案部門的專項考核和機關事業單位內部管理考核，上級檔案部門考核由上級管理部門指派工作人員進行考核，機關事業單位內部考核則需要根據內部組織機構來確定對應的考核管理部門，開展考核工作，這兩類考核既有聯系又有區別，要分類做好考核的組織工作。檔案的被評價人不僅包括檔案管理工作人員，還包括各部門對接檔案管理工作的相關信息提供人員，只有從檔案基礎環節進行考核，才能確保檔案管理工作的完整性，這是在檔案評價主體上的思想解放，滿足了當前形勢下檔案評價工作的需要。

2.制定檔案工作專項測評評價指標

檔案工作專項測評評價指標是開展檔案工作測評的基礎，也是最重要的要素，機關事業單位要確保檔案工作專項測評評價指標的全面性，所考核的項目須涵蓋檔案機構設置，檔案收集、整理、鑒定、檔案保管與保護、檔案信息化建設、檔案開發與利用、檔案統計等內容，根據各個項目的工作量及重要程度，合理劃分項目所占權重，細化考核點，形成操作性強、科學合理的專項評價指標。

3.創新評價方式并注重對于評價結果的應用

辦公方式的更新為檔案評價工作提供了更多的便利，機關事業單位可以利用信息技術制作所需要的評價程序，通過“線下考核+線上評分”的方式來實現檔案評價工作。通過線上評價方式，可以避免人為因素對檔案評價評分的影響，其結果的統計和分析也更為準確。評價結果的應用是檔案工作評價的最終目標，一方面，要針對評價中存在的問題進行積極改進，完善檔案管理工作。另一方面，要以評價結果為績效考核的依據，適度進行獎懲，調動檔案工作的積極性，提高檔案工作人員的工作熱情。

八、結語

機關事業單位檔案工作要取得長足發展，必須把握好新時代的脈動，適應新時代的新要求。面對機關事業單位改革帶來的新情況以及高質量發展的新要求，必須要有新的舉措，從管理理念、制度建設、團隊管理、文化培育、信息化建設、檔案價值挖掘、評價體系建設等方面入手進行改革創新，著力解決深層次管理問題，更好地呼應機關事業單位檔案工作高質量發展的新要求。

參考文獻：

[1]石海英.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新探索[J].文化創新比較研究，2020

（作者單位：山東菏澤單縣人力資源和社會保障局）