在醫(yī)改中醫(yī)院檔案管理存在的問題及意義

沈琪

摘 要：醫(yī)院檔案能夠?qū)︶t(yī)院的不斷發(fā)展產(chǎn)生積極的歷史價值及參考作用，為醫(yī)院所不可丟失的重要財(cái)富，所以強(qiáng)化管理醫(yī)院檔案是十分重要的，特別是在新醫(yī)改中，對于醫(yī)院檔案管理工作的開展也有了更為具體的要求，要求現(xiàn)代醫(yī)院重視完善檔案管理的各項(xiàng)制度及方式，以便解決醫(yī)院檔案管理之中所存在的問題，提高醫(yī)院檔案管理工作的開展質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：醫(yī)改;醫(yī)院;檔案管理;問題;意義

在新醫(yī)改背景之下，務(wù)必要積極開展好醫(yī)院的檔案管理工作，而唯有運(yùn)用良好的開展方式，才可推動醫(yī)院檔案管理工作能夠和新醫(yī)改一同展開。基于此，本文以新醫(yī)改中醫(yī)院檔案管理存在的問題分析為出發(fā)點(diǎn)，探討了新醫(yī)改中醫(yī)院檔案管理的意義，并對新醫(yī)改中醫(yī)院檔案管理的策略進(jìn)行了分析。

一、在醫(yī)改中醫(yī)院檔案管理存在的問題

醫(yī)院履行教學(xué)研究的使命，更擔(dān)負(fù)著救死扶傷的天職。在黨和國家的帶領(lǐng)下，醫(yī)院積極對各項(xiàng)醫(yī)療政策進(jìn)行落實(shí)，并在全體醫(yī)護(hù)人員的努力下，進(jìn)一步的發(fā)展壯大。而醫(yī)院若想取得更進(jìn)一步的發(fā)展，應(yīng)構(gòu)建成熟完善的醫(yī)療體系，并秉承科學(xué)發(fā)展理念開展工作。醫(yī)院在開展救治服務(wù)的過程中，相應(yīng)會產(chǎn)生不同的文書檔案，包括學(xué)術(shù)報(bào)告、會議記錄、患者病歷、影音資料等，受傳統(tǒng)檔案管理理念影響，工作人員對檔案管理存在被動現(xiàn)象，且對醫(yī)療檔案的利用率也較低，在檔案管理工作開展的過程中，并沒有對檔案管理工作的重要性進(jìn)行深刻體會，更沒有對檔案管理制度進(jìn)行積極完善。但在新醫(yī)改背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足新時期醫(yī)院的發(fā)展，檔案管理工作人員需要端正工作態(tài)度，克服工作中的困難，對傳統(tǒng)的檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新、改進(jìn)，以此確保能夠更加高效地開展檔案管理工作。在開展檔案管理工作過程中，其中的不足主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

其一，管理制度較為缺失。當(dāng)前，醫(yī)院已針對自身的特征，構(gòu)建了相應(yīng)的管理制度，在實(shí)施過程中卻發(fā)現(xiàn)所制定的檔案管理制度存在著較大的主觀性、隨意性，各項(xiàng)規(guī)定也缺失細(xì)化，因而其中的問題較多，不能保證醫(yī)院檔案管理制度的貫徹效果。再者，管理制度較為缺少的情況，也未能獲得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者的高度關(guān)注，未能采取切實(shí)可行的方式來實(shí)施應(yīng)對，所以會導(dǎo)致檔案管理工作并未發(fā)生實(shí)質(zhì)性的變化，與新醫(yī)改之下對此的各項(xiàng)要求之間存在著不相符合的狀況。

其二，檔案管理意識較為薄弱。因醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者不夠重視此項(xiàng)管理工作，所以導(dǎo)致不少檔案管理人員也缺少對于此項(xiàng)工作的重視，致使其管理意識較為薄弱，未能認(rèn)真開展檔案的搜集及歸檔等工作，致使此項(xiàng)工作的開展處在混亂的狀態(tài)，會導(dǎo)致檔案內(nèi)容的丟失或是受損等，最終就會產(chǎn)生難以挽回的后果。

其三，培訓(xùn)力度有待提高。現(xiàn)階段，不少醫(yī)院更為注重提升醫(yī)療工作者的綜合素質(zhì)及能力，卻未能注重提高檔案管理人員的素質(zhì)及能力，因而未能重視開展相關(guān)的培訓(xùn)工作，也未能夠提供給檔案管理人員學(xué)習(xí)及進(jìn)修的重要機(jī)會，致使此方面人員的業(yè)務(wù)能力以及思想認(rèn)識等方面未能獲得提升，在開展檔案管理工作時就會遇到較多的困難。

其四，缺乏信息化檔案管理意識。傳統(tǒng)檔案管理工作的開展缺乏與時俱進(jìn)，尤其在新醫(yī)改機(jī)制下，在對檔案工作開展管理的過程中，單純的依靠紙質(zhì)檔案管理模式開展檔案管理，會降低檔案管理工作的效率和質(zhì)量，也不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的共享。

二、在醫(yī)改中醫(yī)院檔案管理的意義

在新醫(yī)改背景下，檔案管理人員應(yīng)更加高效地完善檔案管理工作，這不僅是落實(shí)新醫(yī)改機(jī)制，更是完成醫(yī)院的本質(zhì)工作。從醫(yī)院管理層面進(jìn)行分析，對醫(yī)療檔案進(jìn)行管理，也是對醫(yī)院財(cái)產(chǎn)和患者重要信息進(jìn)行保護(hù)的體現(xiàn)。同時，醫(yī)改大背景下，醫(yī)院檔案管理也是對醫(yī)院管理程度進(jìn)行促進(jìn)的一種手段，更可以體現(xiàn)出醫(yī)院的管理價值。此外，由于醫(yī)療體系的不斷完善，醫(yī)療檔案管理工作也取得了與時俱進(jìn)的發(fā)展，隨著醫(yī)療改革力度的進(jìn)一步提升，對于醫(yī)院的處方病例、衛(wèi)生系統(tǒng)卷宗等檔案的保護(hù)力度也逐步提升，確保了檔案管理工作的進(jìn)一步完善和成熟。雖然醫(yī)療改革政策已經(jīng)在我國實(shí)行了十幾年，在當(dāng)前開展院檔案管理工作的過程之中，仍舊存在較多的問題，這主要體現(xiàn)在更為注重于保管案卷，在利用醫(yī)院檔案時易于產(chǎn)生被動的情況，會影響到檔案內(nèi)容的開發(fā)和利用，也會制約到檔案事業(yè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展。而針對上述情況，在醫(yī)改中檔案管理工作的有效性開展就顯得至關(guān)重要，若能夠保證管理質(zhì)量，那么也能夠?yàn)楫?dāng)前醫(yī)改提供更好的信息服務(wù)。在開發(fā)醫(yī)院檔案信息的過程之中，是由收集、鑒定以及編研等諸多內(nèi)容一同構(gòu)成的，若未能落實(shí)上述內(nèi)容，則不可能做到挖掘出隱藏的一些信息內(nèi)容，而若想保障檔案資源的開發(fā)效果，那么則應(yīng)注重在新醫(yī)改背景下保障醫(yī)院檔案管理工作的有效性開展，將此作為必要的前提。

三、新醫(yī)改模式下檔案管理方針

1.開展檔案管理工作的準(zhǔn)則依據(jù)

在新醫(yī)改模式下，醫(yī)療從業(yè)人員應(yīng)具有高度的責(zé)任心及思想覺悟，對檔案管理工作進(jìn)行充分重視，并以醫(yī)院相關(guān)的管理制度和法律條款對自身進(jìn)行約束。此外，也應(yīng)高度保證患者的資料信息，不得對外泄露，也不應(yīng)將醫(yī)院內(nèi)部的檔案資料進(jìn)行泄露，更不可將資料當(dāng)作信息進(jìn)行販賣，或者假公濟(jì)私、中飽私囊。再者，也應(yīng)對患者的個人隱私及原作者的權(quán)益進(jìn)行維護(hù)。

2.新醫(yī)改背景下檔案工作要求

在醫(yī)院開展檔案工作管理過程中，應(yīng)全面、仔細(xì)地對檔案信息工作開展管理，應(yīng)確保檔案工作開展的真實(shí)性和完善性，即需要對醫(yī)院的真實(shí)形象進(jìn)行體現(xiàn)，也應(yīng)為查找相關(guān)資料提供依據(jù)。再者，也應(yīng)確保將檔案管理的書寫記錄進(jìn)行真實(shí)體現(xiàn)，以此將醫(yī)院的形象進(jìn)行展現(xiàn)和反饋。

3.領(lǐng)會新醫(yī)改思想

新醫(yī)改的需求模式下，應(yīng)以正確的思路對檔案工作進(jìn)行管理，確保醫(yī)療工作者的高尚品質(zhì)，秉承嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的態(tài)度，對醫(yī)療檔案資料進(jìn)行管理，并應(yīng)注意檔案的真實(shí)性，做到尊重檔案知識管理技術(shù)，不破壞、不涂抹、不篡改。

4.認(rèn)知新醫(yī)改理念下檔案管理工作的緊迫性

在醫(yī)院發(fā)展過程中，作為醫(yī)院管理的重要組成部分，對檔案進(jìn)行管理的環(huán)節(jié)，也就是對醫(yī)院工作過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)報(bào)告和資料文件進(jìn)行管理的過程，更是醫(yī)院在開展管理過程中的主要依據(jù)。其中會涉及醫(yī)院內(nèi)部的決策性文件、黨委發(fā)文、院內(nèi)文件、醫(yī)護(hù)人員工作記錄及醫(yī)院的會議記錄。由于上述內(nèi)容在處理過程中會存在一定問題，也具有一定的煩瑣性，但這些資料對于患者和醫(yī)院具有較高的價值，與判斷醫(yī)療質(zhì)量、處理醫(yī)患關(guān)系具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性。因此，在處理這一問題的情況時，需要具有正確的態(tài)度。同時，在新醫(yī)改背景下，也應(yīng)秉承人本理念對醫(yī)療檔案進(jìn)行管理，并以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，對在醫(yī)療工作中產(chǎn)生的檔案進(jìn)行處理。在醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，對于完善檔案管理工作的需求性也更加迫切。

四、在醫(yī)改中醫(yī)院檔案管理的策略

1.完善檔案管理制度

在新醫(yī)改背景下，在開展醫(yī)院檔案管理工作的過程中，管理人員應(yīng)對檔案管理工作的質(zhì)量和效率進(jìn)行提升，并對檔案管理機(jī)制進(jìn)行構(gòu)建，還應(yīng)理解領(lǐng)悟檔案管理工作在新醫(yī)改背景下的管理效用，重視檔案的價值，應(yīng)以新醫(yī)改機(jī)制為主要管理方向，以醫(yī)院管理的大局利益為重，并對工作的流程進(jìn)行重新審視，從源頭出發(fā)對醫(yī)療檔案管理效率低的原因進(jìn)行尋找，并且，還應(yīng)循序漸進(jìn)地以醫(yī)院規(guī)劃和管理規(guī)范開展檔案管理工作，秉承客觀原則，對檔案管理工作進(jìn)行實(shí)施，以此確保檔案管理工作能夠有序開展。同時，完善檔案管理制度是尤為關(guān)鍵的，良好的檔案管理制度，能夠推動檔案管理工作的高效開展，醫(yī)院應(yīng)切實(shí)掌握管理期間的各項(xiàng)要求，結(jié)合我國的法律法規(guī)及檔案管理的真實(shí)情況，積極完善《本院檔案保管期限》《檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)》等，從而為檔案管理工作的開展予以制度層面上的保證，確保各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)均能夠有制度可依。還需將醫(yī)院的檔案管理和業(yè)務(wù)工作一同考核，將醫(yī)院檔案管理以及相關(guān)科室的績效考核與獎懲等方面加以掛鉤，這樣則可切實(shí)提高檔案管理的高水平。

2.提高檔案管理意識

若想保障檔案管理工作開展質(zhì)量，那么對醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者來說，則應(yīng)提高自身的檔案管理意識，唯有管理者提高對此的重視，才可引起醫(yī)院上下對此項(xiàng)工作的重視程度。對此，利用大力宣傳、學(xué)習(xí)等許多方式來切實(shí)提升相關(guān)工作人員對醫(yī)院檔案管理工作開展的重視性，以便實(shí)現(xiàn)提高人員管理意識的重要目標(biāo)。對于醫(yī)院檔案管理部門來說，也應(yīng)切實(shí)提升自身的工作開展成效，確保檔案可對于醫(yī)院的不斷發(fā)展產(chǎn)生積極的推動作用，這樣也可顯著提高檔案管理在醫(yī)院各項(xiàng)管理工作之中的地位，轉(zhuǎn)變?nèi)藛T對于檔案管理的片面認(rèn)識及忽視的態(tài)度，使相關(guān)人員更為配合檔案管理工作的開展，這樣則可顯著保障此項(xiàng)工作的開展質(zhì)量。此外，還應(yīng)確保檔案管理工作的完整性，對于專業(yè)化檔案管理人員而言，應(yīng)以檔案專業(yè)理論知識為依據(jù)，在實(shí)踐工作中將專業(yè)檔案管理技能進(jìn)行有效落實(shí)，并在專業(yè)化理論的支持下，盡量對檔案工作的完整性及檔案內(nèi)容的完整性進(jìn)行確保。此外，還應(yīng)避免檔案管理出現(xiàn)安全隱患問題，避免由于工作失職而引起的檔案管理問題。再者，還應(yīng)做好檔案管理工作的硬件及軟件服務(wù)，為檔案管理人員設(shè)置獨(dú)立性較強(qiáng)的管理部門，將相關(guān)的檔案清潔用品進(jìn)行配置，以此確保優(yōu)化檔案工作的管理環(huán)境，提高檔案工作管理質(zhì)量。

3.培養(yǎng)檔案管理人才

在新醫(yī)改大背景下，對醫(yī)院的檔案管理工作的開展，應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，確保檔案工作人員能夠利用信息技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行開展，以此對檔案工作的管理效率進(jìn)行提升，最終形成以信息化的方式對檔案進(jìn)行管理的目的。在對檔案信息化管理模式開展的過程中，由于檔案管理人才素質(zhì)及能力的高與低，會直接影響到此項(xiàng)工作的開展成效，所以務(wù)必要重視人才培養(yǎng)，提高人才的業(yè)務(wù)能力及綜合素質(zhì)，與此同時也可進(jìn)一步推動醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格把控人才任用環(huán)節(jié)，要積極吸納綜合素質(zhì)高、具備極強(qiáng)工作責(zé)任感的現(xiàn)代人才，保障檔案管理工作的開展具備可靠性以及規(guī)范性。另外，還應(yīng)以定期培養(yǎng)的方式來持續(xù)提升檔案管理人員的知識水平及專業(yè)能力，使醫(yī)院檔案管理工作人員的素質(zhì)和技能等方面能夠符合醫(yī)院檔案管理工作開展的各項(xiàng)要求以及標(biāo)準(zhǔn)。再者，也能夠通過為人員提供良好學(xué)習(xí)和進(jìn)修的重要機(jī)會，開闊人員的視野，也可組織開展知識競賽或是技能競賽，從而切實(shí)提升人員的專業(yè)能力及素質(zhì)，為醫(yī)院檔案管理工作的開展提供人才方面的重要保障。同時，還應(yīng)有效挖掘檔案管理人員的自身價值，能夠從多元維度對檔案工作進(jìn)行管理，使檔案信息的利用率得到有效提升，也可以凸顯檔案管理工作的價值，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展做好鋪墊工作。在開展信息化檔案管理工作的過程中，檔案管理人員不僅要掌握醫(yī)院運(yùn)行過程中信息數(shù)據(jù)整理能力，也應(yīng)確保其能夠利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理、利用、查閱。以此提高檔案信息化管理的工作能力，確保檔案工作管理的高效性、完善性，以此達(dá)到通過提高檔案管理工作人員工作素養(yǎng)的方式，實(shí)現(xiàn)提高檔案工作管理力度的目的。

4.結(jié)合信息技術(shù)開展檔案管理

在新醫(yī)改背景下，應(yīng)對檔案管理工作保持不斷學(xué)習(xí)的態(tài)度，在對檔案工作進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)樹立全新的管理理念，在與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有機(jī)融合的情況下，應(yīng)進(jìn)行電子化檔案管理模式，完善紙質(zhì)檔案向電子檔案的有機(jī)轉(zhuǎn)換。這不僅可以將紙質(zhì)檔案翻閱過程中產(chǎn)生的損壞進(jìn)行減少，同時也有效提高了檔案查詢的效率。而且，對醫(yī)院開展檔案信息化管理還能夠?yàn)闄n案提供更大的儲存空間，提高檔案管理工作的開展效率。首先，需要對檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)施意義和價值進(jìn)行體會，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院的“思維系統(tǒng)”，其中保存著醫(yī)院的備用資料，更是醫(yī)院信息的存儲備忘錄，因此，應(yīng)對檔案管理工作者的自身法律意識和政治覺悟進(jìn)行提升，還應(yīng)對自身的醫(yī)療專業(yè)知識進(jìn)行完善，提高管理者的檔案專業(yè)管理能力。其次，還應(yīng)將全新的管理模式在檔案管理過程中進(jìn)行引入，通過圖書管理模式對醫(yī)療檔案進(jìn)行管理，將不同檔案按照一定的規(guī)則進(jìn)行分類歸納。再次，還應(yīng)將檔案的內(nèi)容在信息系統(tǒng)中進(jìn)行輸入，方便工作人員對檔案進(jìn)行查詢，還可以利用信息平臺進(jìn)行檔案資源共享。檔案管理人員可以將檔案的序號和編碼進(jìn)行整理，這就會有效提升檔案的查詢效率，也可以確保查找模式的健全性，也能對檔案質(zhì)量進(jìn)行直觀和形象的呈現(xiàn)。最后，在對檔案進(jìn)行存放的過程中，也應(yīng)確保信息的安全性，并要求檔案管理工作人員嚴(yán)格保護(hù)檔案資料，執(zhí)行檔案查詢制度，以法律的條例對自身進(jìn)行約束。

五、總結(jié)

總而言之，對于現(xiàn)代醫(yī)院而言，若想謀求更好的進(jìn)步及發(fā)展，那么務(wù)必要將提升檔案管理水平作為一項(xiàng)重要的方法，在管理措施、人才以及手段等諸多方面，均需緊緊追隨時代發(fā)展的腳步更好地進(jìn)行完善和提升，善于解決在醫(yī)院檔案管理之中所存在的問題，彰顯出檔案管理工作開展的重要意義，從而積極促進(jìn)醫(yī)院的不斷發(fā)展，使醫(yī)院檔案管理工作的開展能夠符合新醫(yī)改背景之下對于此項(xiàng)工作的各項(xiàng)要求，與此同時也能夠推動我國醫(yī)療事業(yè)獲得更為顯著的進(jìn)步。

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（作者單位：德州市中醫(yī)院）