信息化背景下高校電子文件管理的前端控制

張嚴心

（中國政法大學，北京 100000）

1 論文的研究背景及意義

信息化的快速發展給檔案工作帶來了挑戰和機遇，一方面，電子文件的大量產生使得借助傳統的文件管理模式難以有效的管理電子文件，另一方面，如何有效地管理電子文件，保證其真實性和可靠性，給檔案工作注入新鮮的血液，引起學界的關注并展開積極的探索[1]。

1.1 從內部環境來看

1.1.1 缺乏相應的電子文件檔案管理政策、標準和制度

雖然國家層面和地方層面已經出臺了一系列電子文件管理的標準和規范，但高校檔案部門受人員、技術和觀念的限制，未能制定相應的、詳盡的電子文件管理戰略。

1.1.2 辦公系統與電子文件管理系統缺乏必要聯系

經過調查，很多高校的電子文件管理系統與OA系統之間處于彼此獨立的狀態，這就使得電子文件管理系統在實際運用時，缺乏全程管理。這種問題的存在就會導致電子文件、檔案管理脫節，從而給電子文件的歸檔造成了一定的難度。

1.1.3 檔案管理人員的綜合素質不高

高校檔案管理人員的計算機技術、數字通信技術以及網絡系統知識相對薄弱，對于計算機技術以及檔案管理工作的融合并不熟練。部分檔案管理人員可能是由別的崗位調任過來的，缺乏必要的專業基礎知識，這就導致檔案管理人員的綜合素質水平并不理想。

1.2 從外部環境來看

1.2.1 高校電子文件管理未納入電子政務活動

高校對于檔案部門的重視程度相對較弱，在學校的日常教育以及各種科研活動開展時，并不能較好的實行檔案管理，這也進一步反映了高校電子文件管理工作仍舊存在很多的問題。除此之外，高校缺乏整體規劃，各業務系統相互獨立，數據難以共享。

1.2.2 電子文件管理系統建設經費不足

由于缺乏對電子文件管理重要性的認識，學校對于該方面建設投入的資金較少。正是因為缺乏強有力的資金支撐，導致電子文件管理系統建設受到很大的阻礙，使得工作無法正常開展，不利于高校的高效化發展。

2 國內研究現狀

本文聚焦于基于全程管理的前端控制，對國內所做的研究進行了綜述。基于檢索詞“高校電子文件+前端控制”，在知網上檢索文獻，共有19篇關于高校電子文件前端控制的期刊文獻，從2005年開始到2018年，每年平均只有兩篇關于論述高校電子文件前段控制的文件，從中可以看出，基于前端控制原則研究高校的電子文件管理問題在當下的社會關注度很低。

基于檢索詞“高校電子文件管理”在知網上檢索到246篇文獻，而搜索“電子文件管理”則檢索到6 956篇文獻，從文獻發表年份和發表量可以看出，我國從1996年開始了對電子文件管理的研究，基本上是呈線性增長趨勢，電子文件管理越來越被學界關注，這無疑與信息發展、網絡普及和自動化有直接的關系。通過閱讀這6 956篇文獻的題目和一些文獻的摘要可以粗略的發現，主題主要包括對國際發展前沿，國內外電子文件管理相關問題的探討，國家層面的戰略、體系和制度以及我國電子文件管理的現狀、問題、對策等方面的研究，總的來說，理論層面的研究已經相當成熟。

搜索“電子文件管理前端控制”檢索結果為464篇文獻，這表示該內容在學界中的關注度較高。但是若將高校電子文件管理的前端控制的19篇文獻與之對比，除了說明學界對這個領域的問題關注度不高之外，更能表明在實踐層面做得還遠遠不夠。筆者閱讀、分析這19篇文獻，排除兩篇不相關文獻，所謂不相關，主要指兩篇對高校電子文件管理的現狀分析，側重電子文件管理的收集與歸檔；有10篇文獻只是提出要對電子文件進行全程管理和前端控制，但沒有具體說明如何進行全程管理和前端控制；有兩篇文章提出要將OA系統與電子文件管理系統進行融合，一篇是吳乃萍等的《辦公自動化環境下高校電子文件的歸檔與管理》，一篇是王微的《高校電子文件管理與OA系統的有效融合》，論述了若干條將OA系統中加入檔案管理的詳細要求，同時也提出要注意對電子文件實行全程管理。此外，也明確指出電子文件管理應該歸屬于電子政務發展的內容之一，從而才能更好地實現OA系統與檔案管理系統的無縫鏈接問題[2]。

3 相關理論

3.1 電子文件的概念

電子文件在本質上為一種數字化的文件形式。很多學者都在文獻中對電子文件的概念進行論述，通過將所有的觀點進行總結可以得出，電子文件的含義就是指經過計算機系統處理所形成的文件。同時，將電子文件延伸至事務活動中，也是指一些程序文件以及數據庫文件等。筆者認同上述觀點，高校電子文件則是高校在科研、教學、會議等事物活動中由計算機生成和處理的，以數字代碼形式記錄信息的文件。

3.2 全程管理原則

全過程管理即從文件形成到最終的保存或者銷毀都進行一定的管理，在這個過程中管理都應該是連續且無間斷的。檔案管理人員應該從電子文件形成時開始入手，通過將各個業務流程進行銜接，使得文件流程與業務流程彼此聯系。整個流程結束之后，檔案管理人員將電子文件進行最終處理。

3.3 前端控制原則

前端控制原則要求檔案管理人員以及文件管理部門在電子文件形成之時，甚至之前，對整個電子文件管理過程進行通盤規劃、合理分析和科學整合，使需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的功能盡量在這個階段實現。

4 建立基于前端控制的電子文件管理系統的措施

4.1 對檔案管理人員進行必要的培訓

真正意義上實現前段控制，檔案管理人員必須要介入參與文件管理的全過程，而這并非一項簡單的任務，首先從思想上鼓勵檔案管理人員積極參與，投入到全過程中，而不只是傳統的只需做好歸檔立卷的工作。其次檔案管理人員的業務水平也應該及時跟進，對此，在今后的發展中，檔案管理人員可以根據電子文件管理前端控制制度以及自身實際發展狀況制定一些切實可行的管理制度。其中可以包括保管期限表，并在電子文件形成之初依照期限表進行價值鑒定。同時，也可以適當地制定一些檔案管理人員專業技能的培訓要求，通過對培訓工作進行明確要求，有助于進一步激發檔案管理人員的培訓積極性，這對于大幅度提升管理人員的綜合素質水平，促進文件管理的全過程控制十分有益。

4.2 緊跟國際前沿，設計合規性的文件管理流程

在學習了現代辦公環境下的文件管理課程后，了解到《電子辦公環境中文件管理原則與功能要求》的3個單元相繼被采納為電子文件管理國際標準ISO 6175-1、ISO 16175-2、ISO 16175-3，派生出3項國際標準。也是目前最新的文件管理國際標準。基于此，在課程作業中試著運用相關知識設計合規性的文件管理流程，基于文件管理元數據，從文件生成、維護、利用到管理說明文件管理的前端控制。在文件生成之時，對文件的內容、結構和背景進行捕獲，系統識別唯一符號，并按照文件的職能、活動、事項等進行分類；對文件進行權限設置，保證文件的安全，將設定的期限表嵌入文件管理系統中，對文件進行保存、遷移與處置，參照XML標準對文件進行長期保存[3]。在文件利用階段，通過搜索和系統檢索，呈現文件的相關元數據信息，同時管理人員需要保管好元數據，生成元數據報告，做好備份與還原工作。

4.3 建設跨平臺的電子文件管理系統

電子文件從形成到歸檔，其中會涉及很多的處理流程。在這個過程中，每個流程之間并不是相互獨立的，而是存在一種十分緊密的銜接關系。因此，整個處理過程又可以劃分為若干個局部業務處理平臺。管理人員要想更好地達到電子文件全過程管理和前端控制的目的，就需要建立工作流技術將各個局部平臺聯系起來，打造整體化的業務體系。對此，管理人員要關注各個業務的關聯性，建立業務驅動機制，保證各個業務活動的無縫鏈接和運轉，其次設計完善的安全機制，可以采用身份認證、系統權限設置以及對數據庫進行加密處理等措施，建立高水平的安全機制。此外，管理人員還應該靈活運用計算機技術以及網絡技術，通過采取各種積極措施，促進跨平臺電子文件管理系統早日建成。

5 結語

總之，在高校電子文件管理工作中，需要理論引導實踐，實踐修正理論，加快電子文件管理系統的建設。