高校后勤業務內部控制風險評估與優化建議

徐鋒 大連外國語大學財務處 周守亮 大連大學經濟管理學院

引言

內部控制制度是高校內涵式發展的重要制度保障，能夠指導和約束教學、科研等業務運行，為權力運行、業務開展、內部治理等方面建設提供了依據。《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南》指出高校內部控制建設要緊緊圍繞學校辦學目標和事業發展規劃，堅持服務于學校人才培養和科學研究。隨著高校對內部控制的重視程度加深，經濟業務層面管控水平呈向好趨勢。高校后勤業務為教學、科研、師生員工提供物資及生活服務的過程中需要處理的事物，與預算管理、收支管理等經濟業務密切相關，后勤業務的管控水平將直接影響高校整體運行效率，因此，高校后勤業務內部控制的建設與研究仍需要進一步補充。

一、高校后勤業務內部控制內容

高校后勤業務旨在為高校教研提供物資和生活服務，其目標人群特定在高校師生員工，主要人群集中在校內，并且強調業務活動，是具體化、分類化的后勤活動。隨著高校規模的不斷擴大，后勤業務的種類也越來越多樣，每一項業務都有自己獨特的風格。舉例如下：

（1）校園餐飲業務。校園的餐飲業務負責著全校教工與學生就餐，服務類型包括學生食堂、教工食堂、清真食堂等。經營方式包括自營和外包兩部分，自營食堂從原材料采購、后廚烹飪、收款結算均由后勤部門管理。此外，后勤管理部門負責經營檔口的對外招商工作。

（2）校園公寓業務。公寓服務是根據學校年度招生計劃，負責學生宿舍安排計劃、調配、服務工作。建立和健全各項規章制度，實施完善各項崗位責任，并協助配合學校職能部門做好安全保衛、愛國衛生等工作。

（3）校園動力維護業務。該業務主要承擔供水、供電供暖和浴室服務工作，負責水電管理與運行工作，管網維護，零星維修，水電費收繳管理等。

（4）校園班車業務。該業務是統籌校車時間線路、駕駛員、車輛信息等，建立車輛管理制度，協調車輛調度，完成車輛維修、保養、保險等相關工作。

（5）校園綠化業務。該業務根據學校總體規劃，完成校園綠化管理工作，定期采購、更換綠色植物，雇傭工人進行綠化維護。

（6）對外接待業務。該業務承接各類國際、國內會議，為參會人員提供優質的住宿、餐飲、會務、客運、訂票等服務的職能。部分學校后勤部門負責策劃、制作、銷售帶有高校標志的校園文化產品。

二、高校后勤業務內部控制風險評估要點

（1）組織架構建設。后勤管理部門制度是否包含全部業務內容，制度內容是否符合上位法律法規，業務要求是否落實至部門、崗位當中，業務流程是否通暢。制度是否明確包含業務事項的權限范圍、審批程序、相關責任、流程依據等內容。重點關注貨物、服務、新建工程與維修改造的審批、采購、驗收、使用、監督等業務的崗位設置。

（2）運行機制建設。后勤管理部門是否建立重大經濟事項審議、審核、審定制度及流程，是否建立分級授權審批機制。是否針對重大業務風險設立監督與檢查崗位，明確監督與檢查依據。同時，對于資產、采購、人事等關鍵崗位是否建立定期輪崗機制，對無法進行輪崗的崗位是否建立交叉復核機制。

（3）資產管理業務。后勤管理部門是否建立資產管理制度、實現資產管理歸口管理，在維修設備、低值易耗品、校車用車等方面是否建立完善的管理制度，設置明確的崗位、流程、標準與規范。重點關注車輛管理制度，是否對車輛維修、保險、油料等日常支出實施采購管理；重點關注房屋資產的使用、出借、出租等情況，是否建立低值易耗品、維修設備的申領、使用、返還等建立臺賬，對實物資產進行定期、全面的清查盤點。

（4）人事管理業務。因為后勤管理部門具有使用臨時外聘勞務人員的職責，所以應關注是否建立相關人事聘用管理制度，完善人事聘用流程、標注及規范。在人事日常管理方面，是否明確請假審批流程、標準及規范，是否存在冒領工資、擅自請假、長期不在崗等情況。是否明確加班審批流程、補簽審批流程、考勤資料保管等內容。在考核管理中，是否完善考核評選機制，建立明確的考核評選制度；是否建立人事離職管理制度、流程與標準。

（5）維修管理業務。后勤管理部門是否明確專用設備類型并建立維修管理制度，對日常修理、大修理與更新改造指定分類審批管理制度與規范。面對預算外臨時改建或維修等方面的申請，是否執行預算外申請審批流程，是否明確后勤管理部門及報修單位的權責。

（6）采購管理業務。后勤管理部門是否按照學校采購歸口管理的統一要求制定內部采購管理流程，是否針對限額下采購業務建立了完善的管理制度與流程。是否按照要求完成采購計劃、計劃論證、采購方式選取、委托代理機構、采購組織形式、采購驗收管理、采購績效評價等工作。校內經營服務招標管理中，商戶承包決策崗位和經營活動的執行、監督、評價等崗位是否實施了有效的分離措施。

（7）收費管理業務。后勤勤管理部門在電卡、水卡、洗衣卡、物業損害賠償費等收入業務中，是否在學校的財務管理制度下完善相應的制度、流程、標準及規范。是否對物業損壞賠償的鑒定、審批、執行、監督等內容進行明確界定，是否明確票據管理、核算管理、對賬管理、監督管理、匯總上報等內容，費用收取與記賬核算等不相容崗位是否有效分離。

三、高校后勤業務內部控制優化建議

（1）組織架構建設。全面梳理后勤管理處核心業務，根據不同業務職能制定業務管理流程與規范，按照業務管理要求設置內設科室崗位及職責，明確內部控制、審核審批權限，實現分事行權、分崗設權、分級授權、定期輪崗。細化科室負責人相關審批權限與職責，明確重大經濟事項集體決策制度。

（2）運行機制建設。明確各科室職能，將各業務管理統一歸口至單一部門進行集中管理，將決策、執行、監督等不相容職能分離，杜絕各部門自行進行采購、自行管理資產并使用資產等情況。按照業務職能要求，針對重大經濟業務和事項建立監督檢查制度，根據經濟業務發生頻次、價值高低設置日常監督檢查或定期抽樣檢查要求，加強重大經濟業務和事項的審核審批，實現權責一致。加強人事管理，按照要求聘用適當人員，對關鍵崗位進行定期考核，加強考核結果應用。

（3）資產管理業務。按照高校國有資產管理部門對資產統一管理的要求，對固定資產、專用設備、低值易耗品、車輛等進行分類管理，加強專用設備和低值易耗品的驗收、入庫、調劑、維護、處置、評估、審計等管理，明確維修設備歸檔與保管管理制度與流程。明確維修設備領用與收回管理制度流程，明確低值易耗品保管與發放管理制度流程，建立低值易耗品存貨臺賬。應明確校車用車申請管理制度流程，加強校車用車審核審批。成立資產清查盤點小組，優化資產清查盤點流程，定期對實物資產進行清查盤點，與財務部門定期進行賬目核對，將盤點情況及時上報主管部門，做到賬實相符、賬賬相符。

（4）人事管理業務。在高校人事管理內部控制框架下，明確臨時用工人事聘用制度流程，明確招聘計劃的審核審批，明確招聘對象、招聘條件、招聘方式、招聘流程（招聘信息、報名、資格審查、筆試、面試、體檢、考察、公示和聘用）等內容，加強考核考評。明確人事請假審批流程、標準及規范，加強請假補簽管理，將請假管理與日?？记?、年度考核、續聘延聘相結合。應明確人事加班管理審批流程、標準及規范，加強對加班計劃的審核審批。對緊急需求加班情況進行嚴格界定，主管負責人同意后方可實施加班。加班結束后，應對加班情況及完成質量進行核查，核查無誤后按照制度流程進行審核審批。進一步完善人事日常考勤管理，明確考勤流程、標準與規范，妥善保存考勤原始記錄，及時將考勤情況匯總報告上級主管部門。

（5）維修管理業務。分類制定一般物業維修、學生公寓維修、汽車保養維修及其他專用設備保養維修管理制度、流程與規范，加強維修預算制定、支出審批、監督檢查等關鍵環節風險控制。按照學校預算管理內部控制要求，對預算外臨時報修進行論證、審核與審批，在預算批復后實施維修。同時，制定預算外臨時緊急報修制度，加強學校財務、資產、業務、后勤等部門的論證與協調，確保維修工作在制度約束下開展實施。

（6）采購管理業務。在高校采購管理內部控制框架下，完善部門內部采購制度，建立采購業務的歸口管理部門，加強采購計劃論證、采購組織運行、采購績效評價。配合學校采購管理部門完成采購計劃編制、采購項目評審、采購商品驗收、采購績效評價等工作，完成部門內部采購活動的組織與管理。經營服務活動的招標評價等決策工作由學校建立工作小組協調統一管理，后勤管理部門主要負責經營服務活動的日常管理與考核，管理情況及時上報學校有關部門，作為招標評價的重要決策依據。

（7）收費管理業務。應在高校財務管理內部控制框架下，完善收入相關管理制度、流程、標準及規范，加強收入的現金管理、賬務管理、票據管理、核算管理，確保各項收入應收盡收、及時入賬。明確水電服務收費管理制度，加強收費的票據管理、核算管理、對賬管理、監督管理、匯總上報，對不相容崗位進行有效分離。應在高校國有資產管理部門領導下，明確物業損壞賠償管理制度、流程、標準與規范，加強對物業損壞程度的鑒定，明確物業損壞價格賠償標準，完善物業損壞賠償審核審批。

結語

財政部、教育部發布內部控制規范要求之后，全國各高校均積極投入到內部控制建設中并取得了顯著成效。但目前的內部控制以六大經濟業務為核心，與高校教育事業發展特征相結合的“特有”業務分析研究還不豐富。高校后勤業務與六大經濟業務緊密相連，而且包含的業務內容更加復雜、多樣、量大。部分高校后勤業務支出占預算支出較大比例，所以后勤管理的有效性將直接影響整體內部控制的運行成效。本文基于部分高校關于后勤業務內部控制建設與風險評估的經驗，分析了后勤業務內部控制中應關注的風險點，并根據風險內容提出優化建議，希望研究結果對高校全面內部控制的實施提供助力。財