大學財務(wù)管理信息化平臺的建設(shè)

張冠墨

（長春中醫(yī)藥大學 計財處，長春 130022）

0 引言

大學信息化建設(shè)過程中，有很多是涉及財務(wù)管理職能方面，當下很多大學已經(jīng)實現(xiàn)了財務(wù)的信息化建設(shè)，以新形式的財務(wù)系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工記賬形式，優(yōu)化財務(wù)管理效率，進一步提升學校財務(wù)管理能力與資產(chǎn)的使用效率，為大學的快速發(fā)展奠定基礎(chǔ)。基于此，筆者對大學財務(wù)管理信息化平臺的建設(shè)方面做出下面幾點探究。

1 財務(wù)管理信息化發(fā)展的歷程

1.1 半手工、半信息化階段

自20 世紀80 年代到90 年代的中期，財務(wù)管理的信息化技術(shù)還不夠成熟，還不能完全通過信息技術(shù)來完成財務(wù)工作。此階段的高校財務(wù)管理還是以人工處理為主，如日常經(jīng)費報賬多是手工操作，即人工填寫原始憑證，然后工作人員將記賬憑證錄入電腦，電腦進行匯總與儲存數(shù)據(jù)。整個過程中人工工作還很多。

1.2 財務(wù)管理信息化發(fā)展的起步階段

自1998 年開始，很多高校開始自行研發(fā)財務(wù)管理系統(tǒng)，并開始嘗試實踐使用。自此開始了全面使用計算機錄入形式進行會計核算的階段，自此財務(wù)人員的工作量降低，只需要將報銷憑證及時錄入財務(wù)系統(tǒng)中。然后對上傳憑證進行核對與復核，最終生成財務(wù)報表。另外，信息化系統(tǒng)還可進行簡單的財務(wù)科研項目管理，即可確保資金考量與管理過程中的準確性［1］。任意一個科研項目，一級項目都可在財務(wù)信息系統(tǒng)中有分項把控，但是要關(guān)注的是，總項目有關(guān)的分支子項目與明細收支的處理仍要人工處理。運行一段時間后，基于高?？蒲屑夹g(shù)有限，自行開發(fā)的財務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足財務(wù)管理需求。所以開始引進專業(yè)軟件公司研發(fā)的財務(wù)信息管理系統(tǒng)，借此實現(xiàn)了財務(wù)核算系統(tǒng)與報銷系統(tǒng)等多個模塊的更新，符合高校經(jīng)濟發(fā)展需求。雖然借助新版財務(wù)軟件不能改變學校財務(wù)管理工作流程，但是卻能提升財務(wù)會計核算效率，可助會計報表的信息更加規(guī)范，特別是對處理學校教職工薪酬問題有很大的幫助。

2 大學財務(wù)管理信息化平臺建設(shè)的必要性

2.1 財務(wù)收支逐漸提升

分析近幾年我市高校財務(wù)收支情況，得知各項收入有較大程度的提升，大學資產(chǎn)規(guī)模也日益增大，各項支出以剛性增長狀態(tài)發(fā)展。在龐大資金支出的背后，是財務(wù)業(yè)務(wù)量的急速提升，促使財務(wù)管理難度增加［2］。高校財務(wù)管理工作量不斷提升，但一直增加財務(wù)工作人員數(shù)量并不是好的解決方法。因此大學在將來的財務(wù)管理工作中，需要用到更多的辦法。如今大學快速發(fā)展，無論是資金總量，還是科研預算，都在不斷增多，經(jīng)濟業(yè)務(wù)核算的工作量也在增加?？傮w來說，大學近幾年的財務(wù)收支逐漸提升。

2.2 新舊會計制度的更替，提升財務(wù)管理要求

新會計制度落實后，大學財務(wù)管理也發(fā)生了很多變化。例如增加了財政應(yīng)返還額度與零余額賬戶用款額度、累計折舊、待處理資產(chǎn)損益等項目。單以核算系統(tǒng)來說，對新增加的固定資產(chǎn)要先通過手工錄入，然后系統(tǒng)登記，最后才能進行資產(chǎn)管理，由于需要記錄的兩個系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)不同，所以財務(wù)部門與資產(chǎn)部門無法對賬，便會產(chǎn)生新的系統(tǒng)。如果對資產(chǎn)進行全面的盤點，登記新增的固定資產(chǎn)，會加大工作量，難以推進?；诖巳嫱七M財務(wù)管理信息化的建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。需要財務(wù)人員凝神聚氣，群策群力，做好本職工作的同時，發(fā)揮信息技術(shù)的作用，增強財務(wù)管理工作，統(tǒng)籌規(guī)劃，科學發(fā)揮資金的使用效益，為大學的“雙一流”建設(shè)提供財務(wù)保障。

3 大學財務(wù)管理信息化平臺建設(shè)的優(yōu)化建議

3.1 運行預算管理系統(tǒng)，在大學全面推進預算信息化管理

當下部分大學預算管理的信息化水平還不高，借鑒財務(wù)管理信息化發(fā)展過程的管理思路，可與軟件公司合作，借助現(xiàn)代科技，盡量取代人工操作環(huán)節(jié)，加快預算管理的信息化進程。校內(nèi)啟動預算網(wǎng)上申報審核系統(tǒng)，實現(xiàn)預算與核算信息的共享，幫助財務(wù)人員及時了解并掌握預算執(zhí)行情況，才能更科學地編制與執(zhí)行。此可迎合大學對預算管理的需求，進一步提升財務(wù)工作效率，增強大學對預算經(jīng)費的使用績效。另外，借鑒信息化預算管理模塊使用模式，大學內(nèi)部很多與預算有關(guān)的工作都可通過信息技術(shù)完成。各部門的負責人可以在線申請預算項目，利用數(shù)據(jù)庫儲存預算項目與編制預算計劃相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。然后設(shè)計預算分析表，通過撥款明細賬和輸出總表的編制，對各屬性的匯總表進行處理，將整個預算流程進行數(shù)字化處理。財務(wù)人員通過網(wǎng)絡(luò)在線查詢各個項目中的申報與預算計劃，獲得預算編制數(shù)據(jù)后，進行評析與審批，最后做出預算草案建議書。

財務(wù)管理信息化平臺中預算管理系統(tǒng)的建立，將大學中各個部門與責任主體和財務(wù)部門相連，這樣做最大的優(yōu)點就是只需要進行一次的數(shù)據(jù)錄入，就可實現(xiàn)使用者共享，降低員工工作量，還能避免不同部門表格形式的差異而出現(xiàn)審核數(shù)據(jù)傳輸失?。?］。另外信息化管理平臺中的預算系統(tǒng)往往還具有分析與統(tǒng)計的功能，可根據(jù)供求主體分析計算，提升預算編制制作的合理性，最大限度地提升預算管理水平。預算管理系統(tǒng)建設(shè)后，在使用過程中與財務(wù)部門的會計審核系統(tǒng)相連，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互。結(jié)合部門項目預算提供的數(shù)據(jù)，就可進行數(shù)據(jù)的核算，做好執(zhí)行進度的查詢。借助對項目支出、預算數(shù)據(jù)的對比分析，得到預算項目的執(zhí)行與進度分析。這兩個系統(tǒng)的結(jié)合實現(xiàn)了預算數(shù)據(jù)間的同步更新，幫助財務(wù)人員在系統(tǒng)中找到對應(yīng)的數(shù)據(jù)，依據(jù)會計核算系統(tǒng)的項目明細，避免數(shù)據(jù)的更新與修改過程中出現(xiàn)信息使用錯誤問題，達到預算項目隨時跟進的目的，提升數(shù)據(jù)分析成果的可行性與可用性。

3.2 通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)簡化大學報銷流程

財務(wù)管理信息化平臺的建設(shè)中，要發(fā)揮會計核算模塊的作用，從其包含的幾部分進行分析，即報賬、核算、資金支付、檔案收集與規(guī)整存檔等。此流程中任何一個環(huán)節(jié)都不能缺少，以此保證會計核算工作的順利進行。近幾年，隨著大學招生規(guī)模、辦學規(guī)模的擴大，辦學經(jīng)費也在不斷增加，有的學校已經(jīng)是以億計。因此大學原有的財務(wù)人員數(shù)量已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在持續(xù)增加的工作量，但受編制的限制，大學的財務(wù)人員不能再增加，這樣面對如此龐大的資金量，已經(jīng)不能再依賴財務(wù)人員的手工操作。如果在財務(wù)管理信息化平臺中加入報銷系統(tǒng)，就可以大大減少財務(wù)人員工作量，將更多精力放在其他地方。

報銷系統(tǒng)即是報銷制度的電子化與規(guī)范化，實現(xiàn)了財務(wù)報銷數(shù)據(jù)、借款報銷等常規(guī)財務(wù)報銷的統(tǒng)一，各部門在網(wǎng)絡(luò)中填寫申報，上傳到信息化平臺，由財務(wù)人員統(tǒng)一處理，實現(xiàn)報銷流程數(shù)據(jù)化。在網(wǎng)絡(luò)中引入報銷系統(tǒng)，極大增強了財務(wù)報銷環(huán)節(jié)的處理效率，節(jié)省財務(wù)人員與報銷人員的人力成本，保障人員無需多次奔波于財務(wù)部門，只要通過網(wǎng)絡(luò)填寫材料即可。圖1為Z 老師的報銷處理流程，利用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，只需在制證時，錄入信息然后進行支付即可，此過程中的核算人員可借助掃描技術(shù)，掃描報賬人提供的票據(jù)，然后錄入系統(tǒng)即可，無須報賬人員到財務(wù)部上交憑據(jù)，大大減少了制證會計的工作量。將原有會計審計流程與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相結(jié)合，可精簡流程項目，簡化工作方式，提升工作效率，從根本上解決報銷繁瑣的難題。

3.3 擴展財務(wù)信息查詢渠道與范圍

現(xiàn)在大學為了滿足學校與學生獲取財務(wù)信息的需求，財務(wù)部門運用了財務(wù)信息化管理平臺，從多方面跟進服務(wù)［3］。大學可建設(shè)自己的部門網(wǎng)站，發(fā)布財務(wù)部門的行政信息，提供支持服務(wù)的信息等，供師生查詢。如河南大學在2018 年投入使用新型財務(wù)查詢系統(tǒng)，在校在職工作人員可登錄財務(wù)平臺，查詢個人工資與報銷的情況。財務(wù)管理信息化平臺中的信息綜合查詢系統(tǒng)集綜合為一體，整合工資數(shù)據(jù)、財務(wù)賬目與收費明細等環(huán)節(jié)，是財務(wù)管理新系統(tǒng)的窗口。特別是優(yōu)化后的財務(wù)信息查詢系統(tǒng)，可清楚顯示對應(yīng)業(yè)務(wù)的處理情況。如通過報銷單結(jié)果的查詢，知道此賬目是否提交、資金的報銷是否到賬等。此財務(wù)查詢系統(tǒng)的運用還可減少因為信息不對等而產(chǎn)生的誤差，經(jīng)費使用者可充分了解資金的運用情況，科學開展教學、科研工作。財務(wù)管理信息化系統(tǒng)中各個流程都可加入提示與推送功能，助資金使用者隨時通過移動終端，對財務(wù)信息進行掌握。業(yè)務(wù)核算完成后，可通過財務(wù)信息化管理平臺將本次報銷的實際情況，如資金支付日期、金額等，會計核算人制定保障格式，通過微信或者短信的形式向個人推送，代替之前報賬人利用指令查詢信息的形式，極大地方便經(jīng)費使用者，同時還增強了大學財務(wù)信息的透明度。

4 結(jié)論

我國大學基于現(xiàn)實情況與財務(wù)管理信息化發(fā)展的歷程，對大學建設(shè)財務(wù)管理信息化平臺進行深入研究，優(yōu)化信息化平臺中的部分功能。以此實現(xiàn)大學雙一流建設(shè)的各項需求，經(jīng)過科學高效的管理，運用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)，在財務(wù)管理信息化平臺構(gòu)建的優(yōu)化下，實現(xiàn)學校內(nèi)外部資源的整合，幫助校領(lǐng)導做出科學的決策。